公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 1月通常総会計画(案)の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名 公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 1月通常総会計画(案)の件
会議名 2017年 第3回正副室長予定者会議
種 別 2016年12月5日 第2回目協議
委員会名 総務渉外委員会
窓口専務 野崎 輝久 確認日: 2016年11月30日
担当室長名 清水 聖子 確認日: 2016年11月30日
委員長名 吉木 恵介 確認日: 2016年11月30日
副委員長名 川東 鉄兵 杉本 和樹 作成日: 2016年11月30日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類
他3 諸会議・諸大会開催事業

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 1月通常総会

2.事業実施に至る背景
公益社団法人鹿児島青年会議所の総会は、通常総会及び臨時総会の2種があり、通常総会は1月とし、臨時総会においては8月及び12月に開催する事となっております。その為、2017年度を迎えるにあたり、定款第30条第2項に基づき通常総会を開催する必要があります。

3.事業目的(対外)
なし

4.事業目的(対内)
公益社団法人鹿児島青年会議所が通常総会において、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的とします。

5.事業内容

公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度通常総会
下記の議題について承認を得るために総会を開催します。

議題

《審議事項》
第1号議案 議事録署名人に関する件
第2号議案 2016年度12月臨時総会議事録承認の件
第3号議案 2016年度事業報告承認の件
第4号議案 2016年度収支決算報告承認の件

(収支決算報告及び監査報告)
第5号議案 2017年度収支補正予算(案)の件

《報告事項》
1.2016年度登録料等分担金収支報告
2.2017年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件
3.その他

6.実施日時

平成28年1月31日(火曜日)

18時30分~ 受付開始
19時00分~20時20分 通常総会
 03-2.総会タイムテーブル

20時30分~22時00分 懇親会
 04-1.懇親会タイムテーブル

7.実施場所・会場

城山観光ホテル
鹿児島市新照院町41-1
TEL:099-224-2211

通常総会会場:ロイヤルガーデンA(2階)
 03-3.総会会場レイアウト

懇親会会場:ロイヤルガーデンB(2階)
 04-2.懇親会会場レイアウト

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥50,200―

 01-1.事業収支予算書
 01-2.城山見積書(1月通常総会)

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

現役メンバー   :160
JCシニア    :25名(過去3年間の最高出席者数23名に対して10%増を委員会努力目標として設定)

             (2014年 23名・2015年度 15名・2016年度 13名)

合計       :185
シニアクラブ登録数:830名(2016年9月時点)

<現役メンバー>

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行います。また懇親会の出欠はエントリーボードと各委員会運営幹事に出欠確認をお願いして、各運営幹事に電話をしていただき確認を致します。
・各委員長に連携をお願いし、総会の重要性や意義、返信ハガキ・委任状の記載方法や重要性を伝え、通常総会の案内と、重要性の呼びかけを実施いたします。予定者委員会の時間を使って各委員会に訪問し、総務渉外委員会メンバーから直接、再度伝えます。
・返信ハガキ・委任状の提出及び懇親会のエントリー登録状況を早めに集計し、委員会ごとの出席状況を各委員長へ通知します。加えて運営幹事に未提出のメンバーへ返信の案内をして頂きます。

<シニア>

・案内状をFAXにて発送し、また、手帳作成の確認の際にも総会の案内を行ないます。
・シニアクラブには、2017年9月時点で830名の先輩方が在籍されており、過去3年間のデータでは、最大23名のご出席をされています。本年度は、さらに多くのシニアクラブの先輩の巻込みを図る為、現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くように取り組みます。また委員会努力目標として10%増を目標として今回設定致します。

10.外部協力者・団体
株式会社ヨシキ(インカム提供)

11.実施組織
公益社団法人鹿児島青年会議所 総務渉外委員会

12.実施スケジュール

2016年11月 5日(土) 第2回正副室長予定者会議    
2016年11月 7日(月) 11月正副室長会議    
2016年11月14日(月) 第2回理事予定者会議     
2016年11月14日(月) 11月理事会    【第1回目協議】
2016年12月 5日(月) 第3回正副室長予定者会議    
2016年12月 5日(月) 第3回理事予定者会議       
2016年12月 6日(火) 12月正副室長会議 
2016年12月 6日(火) 12月理事会   【第2回目協議】
2017年 1月   9日(月) 1月正副室長会議
2017年 1月17日(火) 1月理事会    【審議】

2017年 1月18日(水) 案内文発送
2017年 1月25日(水) 出欠回答(ハガキ)締切
2017年 1月31日(火) 通常総会 実施
2017年 3月 6日(月) 3月正副室長会議
2017年 3月14日(火) 3月理事会    【報告審議】

13.前年度よりの引継事項

【良かった点】
・事前に、何回も打合せ、資料作成を行った事により、スムーズに進行をする事が出来ました。
→本年度も、資料作成は迅速に行い、打合せの回数を多く取れる様に致します。

・インカムを使用したことにより、連絡確認がスムーズに行う事が出来ました。 特に、今回は、懇親会が同じフロアーの別会場だった事もあり、インカムを使う事により、スムーズな段取りが行えました。今後も必要だと思いますので、今後の事を考え、無償提供では無く、事前の予算組も必要なのではないか、と思います。
本年度は通常総会・懇親会ともに例年と場所が異なる為、シニアクラブの先輩方の案内等の都合を考慮してインカムを使用致します。又、インカムの提供は委員会内にて可能な為、今回は予算計上は行いません。

・タイムテーブルと役割分担を一つにした資料を作成しました。これにより、委員会メンバー各々が全体の流れ、各々の役割を把握することができて、急慮欠席したメンバーの役割をすぐに他のメンバーでカバーすることが出来ました。また、事前にソニー先輩の情報をある程度つかめていたので、何パターンかのシナリオを作ったうえでの、役割分担が出来たので、シナリオから変更が入っても柔軟に対応する事が出来ました。
本年度はJCIより来訪の予定がありませんが、会場が例年と異なる為、役割分担を明確にしたタイムテーブルを作成し、不測の事態に備えます。

・各役割ごとに事前リハーサルを1週間前に2回と前日、当日に、行い、各々の動きを確認した事で、当日にメンバー各々が自信を持って粛々と役割をこなすことが出来ました。
本年度も踏襲し、前日および当日練習をより綿密に行う様に致します。

・会場入り口にメンバーを配置したことで、途中で来られた方が、理事長の挨拶時や議案の審議時等に入場することを防ぎ、タイミングを調整して入場していただくことができました。今後も、配置する事が必要だと感じました。
→今回も人員配置を致します。

・先輩方の紹介時間を総会時、最初に10分、最後に5分、懇親会最初に1分と多めに計画したことで、先輩方お一人お一人をご紹介する時間を確保できて、失礼のないご紹介を行う事が出来ました。
→今回も時間に余裕を持った計画を致します。

【悪かった点】
・2015年度の決算が遅れ、監事の監査もスムーズに行えなかった為、資料作成が遅れ資料配布が間に合いませんでした。
→当日までに資料を必ず配布できるよう事務局と連携し確認作業を行い、スムーズな進行に努めます。

・出席率が低かったので、出席率を上げる為の対策が必要だと感じました。
→総会へ出席を通して、現役メンバーやシニアクラブの先輩方と時間と空間を共有する事で生まれる結束の大切さを各委員会へ発信し、出席率向上へつなげます。

※参考:過去3年度の通常総会出席率

  2016年度 45.8%
  2015年度 60.5%
  2014年度 65.9%

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行いましたが、ハガキの返信自体が低かった。
→本年度は対策として、ハガキ配送翌日、発送1週間後、委員会前、締切1週間前、前日にメンバー一人一人に呼びかけを行います。尚、予定者委員会時に各委員会への呼びかけも行います。

※参考:過去3年度の通常総会ハガキ返信率

  2016年度 60.9%
  2015年度 84.4%
  2014年度 80.2%

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫】

・各委員会へ総会の意義、目的を改めて伝えます。

【効果】

・総会が参加必須であることや、メンバーと顔を会わせる事の大切さを再確認して頂き、メンバーの意思統一を図ることが出来ます。

【地球環境への配慮】

・出席者へウォームビズを推奨する旨の連絡を行い、会場の空調温度を地球環境に留意した温度に設定致します。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)
2016年度の総括と、2017年度の新体制の確認・承認を、鹿児島青年会議所のメンバーが一堂に会する場にて行う事で、意思が継承され、2017年度の方向性を認識します。それにより鹿児島青年会議所内での士気も高まり、2017年度の事業がより良いものへとなる事につながります。

16.メンバーへの依頼事項

・今回は例年の総会と会場が異なります。各委員長は、委員会メンバー全員に事前連絡・周知徹底をお願いします

・不慮の事故・自然災害などにより、定足数に影響が出る可能性があるため、各委員長は、委員会メンバー全員に到着次第速やかに出欠確認の返信ハガキを送付するとともに、出欠に関わらず委任状欄に必ず署名・捺印してから送付するよう呼びかけてください。

・各委員長は、委員会メンバー全員に、返信ハガキの代理人記入欄には、議長(原則的に理事長)以外の人を代理人として記入するよう呼びかけてください。

・シニアクラブの先輩の参加動員を図る為、知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをお願い致します。

・総務渉外委員会より、各委員長には、総会の意義目的の周知をしますが、その内容を委員会メンバーにしっかり周知してください。

17.協議・審議のポイント
背景・目的・事業全般

18.正副会議での意見及び対応

「第二回正副予定者会議」

・「新しいスタートを切る事を全員で認識します。」という表現について、年開けてスタートすることは、みんな認識している事ですので、再考をお願いします。
→再考し、「2017年度の方向性を認識する」という表現に変更しました。
・シニア参加推進目標に対し「委員会目標10%」の根拠は?
→総会ですので、可能であれば現役、シニアクラブ共に全会員を目標とする事が理想ですが、継続して参加数増加を図る方が現実的であると判断して、10%を設定しました。
・例年の通常総会と時間が異なりますが、例年通りの参加動員で大丈夫ですか?また、工夫は必要ないですか?
→新年式典と同日開催の予定でしたが、新年式典の開催日が変更となった為、例年通りの参加動員で引き続き計画いたします。

 

「第二回理事予定者会議」

・意見、質問特にありませんでした。

19.その他(添付予定資料等)

01予算
 01-1.事業収支予算書
 01-2.城山見積書(1月通常総会)

02案内文
 02-1.現役案内状
 02-2.シニア案内状
 02-3.委任状
 02-4.委任状(未提出者用)

03総会
 03-1.式次第
 03-2.総会タイムテーブル
 03-3.総会会場レイアウト

04懇親会
 04-1.懇親会タイムテーブル
 04-2.懇親会会場レイアウト

05参考資料
 05-1.備品チェックリスト
 05-2.シニア紹介票
 05-3.総会シナリオ
 05-4.懇親会シナリオ
 05-5.理事役員等紹介スライド

20.当日回覧資料
  なし

21.添付資料
 添付資料まとめ(通常総会)

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