2017年度 新年式典計画(案)の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

議案名 2017年度 新年式典(案)の件                
会議名 第1回正副室長予定者会議
種 別 10月 3日 協議
委員会名 総務渉外委員会
窓口副理事長名 野崎 輝久       確認日  : 2017年 9月28日
担当室長名 清水 聖子         確認日  : 2017年 9月28日
委員長名 吉木 恵介          確認日  : 2017年 9月28日
副委員長名               作成日  : 2017年 9月28日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類
他3 諸会議・諸大会の開催
1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 新年式典

2.事業実施に至る背景
我々は本年度「新たな価値の創造」~世界に誇れる鹿児島の実現に向けて~というスローガンのもと行動を展開してまいります。そのためにまずは鹿児島JCメンバーの結束と鹿児島の他団体、行政、政治関係者との連携、他青年会議所との連携が必要不可欠と考え、新年祝賀会がを計画いたしました。

3.事業目的(対外)
2017年度の鹿児島青年会議所の事業方針と方向性を新年式典の参加者へご理解いただくとともに、鹿児島青年会議所と官公庁・企業・各種団体の方々が、より良い鹿児島を創造するために共に協力していく意識が高まることを目的とします。

4.事業目的(対内)
世界に誇れる鹿児島の実現へ向けて活動を展開するにあたり、他団体や各種団体の方々との協力・連携が必要であるという意識を醸成することを目的とします。

5.事業内容
公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 新年式典

〈新年式典の事業内容〉
鹿児島の官公庁・企業・各種団体の代表となる方々、また他青年会議所をお招きし、鹿児島青年会議所の2017年度の事業方針と方向性を発信します。さらに、鹿児島の官公庁・企業・一般の代表となる方々、また他青年会議所と交流する機会を持つ場とします。

6.実施日時

2017年1月31日(火)
来賓受付開始 18:30~
新年式典   19:00~21:00

7.実施場所・会場
城山観光ホテル鹿児島市新照院町41-1
TEL 099-224-2211
ロイヤルガーデン(2階)

8.予算総額(詳細は別紙予算書)
¥1,700,000-

9. 参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数】
現役メンバー   162名 ※予定
JCシニア(世話人   40名 ※予定
他LOMメンバー   30名 ※予定
(来賓)
政治        10名 ※予定
行政        6名 ※予定
メディア関係    15名 ※予定
学校関係      6名 ※予定
その他団体     19名 ※予定
合計        288名 ※予定 

【参加推進計画】
  〈現役メンバー〉
   ・ホームページで告知
   ・Facebookで告知
   ・5日前に各委員会メンバーの出席を運営幹事が取りまとめて、
     総務渉外委員会運営幹事が取り纏めを行い、参加率をあげます。
   ・案内文を発送いたします。返信リストでのご回答をいただきます。
   ・各委員長並びに運営幹事を通じエントリーボードへの登録の徹底を呼びかける。
  〈JCシニア〉
   ・ホームページで告知
   ・案内文による告知
   ・事務局より、案内文を発送し、FAXでの回答をお願いします。
  〈行政〉
   ・挨拶回りの際に持参し、手渡しをします。
  〈メディア〉
   ・挨拶回りの際に持参し、手渡しをします。
  〈その他の団体〉
   ・案内文を発送します。

10.外部協力者・団体

〈外部協力者・団体・一般の代表となる方々〉
鹿児島県・鹿児島市・鹿児島商工会議所・鹿児島経済同友会・鹿児島経営者協会・鹿児島県中小企業団体中央会・鹿児島法人会・社会福祉法人鹿児島県社会福祉協議会・鹿児島大学・NPO法人SCC・鹿児島純心女子短期大学・鹿児島県短期大学・鹿児島祇園睦会・新聞社・議員・その他
〈来訪青年会議所〉
日本青年会議所・日本青年会議所九州地区協議会・宮崎青年会議所・山口青年会議所・利川青年会議所・萩青年会議所・高知青年会議所・佐賀青年会議所・中条青年会議所・鹿児島ブロック協議会・鹿児島各ブロック青年会議所
〈報道関係〉
南日本新聞社、朝日新聞社、読売新聞社、西日本新聞社、毎日新聞社、KKB鹿児島放送、MBC鹿児島放送、KTS鹿児島テレビ、KYT読売テレビ、共同通信社、FM鹿児島、南日本リビング新聞社に対して電話、FAXにて依頼し、年末年始の挨拶回りにおいてもご案内します。

11.実施組織
公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度 総務渉外委員会

12.実施スケジュール
10月 3日 10月度正副会議
10月11日 10月度理事会    協議上程
11月 7日 11月度正副会議
11月15日 11月度理事会    協議上程
12月 6日 12月度正副会議
12月 6日 12月度理事会    審議上程
 1月31日 新年式典 実施
 3月 6日 3月度正副会議    
 3月14日 3月度理事会     報告審議上程

13.前年度よりの引継事項

【良かった点】
[準備段階]
・来賓・来訪者への案内文を原則手渡しで案内することにより、参加率が伸びたと考えます。
また、各委員会毎に案内文を手渡しするようにしておいたことが、新年式典当日に参加者と案内者が再度顔を合わせる機会となり、参加者の満足度も高かったと考えます。
・リハーサルを何度も行っていたため、当日の進行はスムーズに行えたと考えます。
[式典当日]
・来賓・来訪者の登録料は振込にて対応していただいたため、当日の受付はスムーズに行えたと思います。
・現役メンバーも積極的に名刺交換を行っており、参加者との懇親を深めていました。
・幅広いジャンルの方々に声掛けをした為、鹿児島青年会議所の活動内容を外部に効率良く発信する事ができました。
[事後]
・式典翌日にご参加いただいた方々全員に電話にて御礼を申し上げる機会をつくることにより、式典の生の感想を直に聞くことができました。
【問題点・改善点】
[準備段階]
・1月の事業となるので、早目に役割分担を与えて作業させたほうがよいと考えます。
今後は、各委員会にも役割分担を与え、鹿児島青年会議所全員の事業だという意識を持ってもらうように巻き込むことが必要だと考えます。
・来賓・来訪者の参加数が開催日前日まで不明な方がおり、パンフレット作成や名札の作成もギリギリとなり、対応に追われました。
今後は、参加返信期限を2週間前ぐらい設けることが必要と考えます。
・開催日時が委員会の前日となり、現役メンバーの参加率が伸びなかったと考えます。
今後は、開催曜日については周りの意見をヒアリングし、また他団体との賀詞交歓会等と重なっていないか調査したほうが良いと考えます。
[式典当日]
・受付での混乱は特になかったが、急な追加参加者の対応などイレギュラーな事に関して、対策が出来ていなかったです。
今後は、想定されるイレギュラー事項をまとめておき、マニュアル化して事前に説明しておくことが必要と考えます。
・会場前のお出迎えがうまくいっていなかったです。また、役割分担を各委員会に伝達していたつもりが、機能しておらず手持ち無沙汰で何をやっていいかわからない人が多く見受けました。当日遅刻してくるメンバーも多かったため詳細な伝達まで出来なかったです。
今後は、もっと事前にマニュアル資料の配布と伝達をしておくべきと考えます。
・マニュアルが前日配布となってしまいました。参加者人数の確定が前日の夕方になってしまい、パンフレット作成などに追われマニュアル作成が前日配布となってしまいました。結果、各委員会メンバーへの事前の役割分担告知が遅れてしました。
今後は、参加者人数を早目に確定させるスケジュールを組み、それが運営をスムーズに行うことに繋がると考えます。
・現役メンバーの登録料は当日現金にて回収としていたため、会計幹事が対応に追われていました。また、常任理事の金額を間違って多く徴収していたため、後日返金対応に追われました。
今後は、事前に徴収するか振込にするかなどの事前対応をしておくことが良いと考えます。
・歓談までの時間が長かったとの意見がありました。
今後は、来賓紹介の人数が多い場合は、紹介パワーポイントなどをうまく活用し、来賓・来訪者の紹介時間を短くすることが良いと考えます。ただし、必ず紹介しなければならない人がいないかどうかを理事役員へ事前に確認をしておくことが必要と考えます。
・来賓の日本青年会議所メンバーの紹介は個別に読み上げたほうがよいとの指摘がありました。
今後は、役職による呼称の順番などを事前に確認しておくことが必要と考えます。
・写真撮影の段取りが不十分でした。
今後は、広報委員会との事前の段取りを入念にするべきと考えます。
・アンケートの回収率が低かった。
今後は、新年式典の当日は途中退席の方も多くアンケートを回収できない方も多かったため、アンケート回収係を数人設けておくべきであると考えます。また、現役メンバーについては後日WEBアンケートにて回収するべきだと考えます。
[事後]
・来賓・来訪者の参加数が開催日前日まで不明な方がおり、料理と飲み物の数量が妥当ではありませんでした。
登録料収入と事業費繰入収入だけでは予算が足りなくなり、対応策を検討した結果、メンバーの飲食代を登録料等分担金145,743円で対応することになりました。今後は、事前に人数の確認をし、参加返信期限を2週間前ぐらい設けることが必要と考えます。
・ 来賓・来訪JC・現役メンバーの登録料の金額を分けて設定したため、集計するのが難しく対応に追われてしまいました。
今後は、登録料は来賓・来訪者・現役メンバー全員、金額の設定はより綿密に計画しておいたほうが良いと考えます。
料理・飲み物の合計金額で設定すればよいと考えます。
また、金銭の管理は会計幹事に一元化し、委員長が確認することが必要です。
・予算の集計により、補正予算の提出が必要となり、報告議案の提出が予定より遅れてしまいました。
今後は、事業予算を組むときから報告議案のスケジュールを念頭におき、段取りをする必要があると考えます。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

・運営マニュアルは、担当委員会ごとにデータは配信し、予算を軽減致します。
・公共の交通機関の利用や、出席者に対する車の乗り合わせによる来場の働きかけを致します。
・ウォームビズを推奨し、会場内の地球環境に留意した空調温度の設定を致します。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)
<調査>
(1)2014年度に新年式典を開催している鹿児島ブロックの青年会議所
新大隅青年会議所、川内青年会議所、指宿青年会議所、串木野青年会議所、阿久根青年会議所、枕崎青年会議所、南さつま青年会議所、霧島青年会議所

(2)新年式典を開催している青年会議所の意見・感想
新年式典を開催している他青年会議所の意見、感想をヒアリングしました。新年式典を開催することにより、年度ごとの事業内容・目的を発信する機会の提供と、未来の地域ビジョンを示すことにより、外部に青年会議所の運動を理解していただき、協力を得るための機会となります。さらに会員同士の結束力が高まり、ともに行動する意識共有の機会となっているとの意見が上がっています。

(3)2010年度鹿児島青年会議所新春交歓会においての意見・感想
2015年度鹿児島青年会議所新春交歓会においても、官公庁・企業・一般の代表となる方々と懇親を深めることにより様々な繋がりが出来たように感じる。鹿児島青年会議所メンバー間同士の結束にも繋がり、市民運動を展開している実感を得て、青年会議所の一員として高い志を再確認する機会となったとの意見があります。

(4)2010年以降鹿児島青年会議所において新年式典を開催しなかった意見
1月は他団体での新年式典等が多く、官公庁・企業・一般の代表となる方々と交流する場が重なる為、青年会議所で開催する意味がないと感じる。青年会議所で新年式典を開催するのであれば、はっきりとした目的意識を持って開催するべきとの意見があります。
〈分析〉
以上の調査の結果、多くの市民と交流できる新年式典を開催することは、鹿児島青年会議所の2017年度の事業や広報などを円滑にする上で必要と考えます。
また、鹿児島青年会議所メンバーも2017年度のスタートとして結束を高める場にできると考えます。

<参考事例>

・横浜青年会議所 2014年度 新年式典
・茅ヶ崎青年会議所 2014年度 新年式典
・福岡青年会議所 2014年新春公開例会
・2010年度鹿児島青年会議所新春交歓会

<ビジョン>
鹿児島青年会議所のメンバーが新年式典を通してメンバー同士内の結束力を高め、また外部団体との連携を強固となる機会を提供することによって、より良い鹿児島のまちづくりの実現に繋がると考えます。

16. メンバーへの依頼事項

<現役メンバー>
・当日は時間厳守にてお願いします。
・会費を各委員会の会計幹事が取りまとめる。
・各委員会毎に来賓の方々の誘導をお願いします。
・委員長、運営幹事からメンバーへ、バッジ・ネームプレートを忘れないようにご連絡ください。
・委員長、運営幹事からメンバーへ、全員参加を目標に声掛けをお願いします。

17. 協議・審議のポイント

背景・目的

18.正副会議での意見及び対応

19.その他(添付予定資料等)

01.予算関係
 01-1.2017年新年式典予算
 01-2.城山見積り鹿児島青年会議所新年式典(飲食分)(ロイヤルガーデン)
 01-3.城山見積り鹿児島青年会議所新年式典(会場分)(ロイヤルガーデン)
 01-4.鹿児島青年会議所様 新年式典印刷物①(I企画)
 01-5.鹿児島青年会議所様 新年式典印刷物②(I企画)
 01―6.VTR見積書(N STYLE)
 01―7.腕章・ネームプレート(I企画)
02.案内状
 02-1.案内状(鹿児島県知事)
 02-2.案内状(鹿児島市長)
 02-3.案内状(鹿児島商工会議所会頭)
 02ー4.案内状(日本青年会議所会頭)
 02ー5.案内状(津曲代表世話人)
 02ー6.案内状(シニア世話人監事用向け)
 02ー7.案内状(シニア世話人用向け)
 02ー8.案内状(日本青年会議所)
 02ー9.案内状(来賓および報道関係)
 02ー10.報道依頼(FAX)
 02ー11.会員向け案内文(FAX)
03.依頼文
 03-1.鏡開きお願い
04.お礼状
 04-1.新年式典御礼文(知事用)
 04-2.御礼文(市長用)
 04-3.新年式典御礼文はがき
05.レイアウト図および式次第パンフ
  05ー1.レイアウト図新年式典(ロイヤルガーデン)
 05―2.A3表面 
 05ー3.A3中面
06.備品チェックリスト一覧
07.新年式典式次第 タイムスケジュール

20.当日回覧資料

21.添付資料

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