2017年度 1月通常総会(案)の件

2017年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書
        

議案名

2017年度 1月通常総会(案)の件

会議名

第1回正副室長予定者会議

種 別

10月 3日 協議

委員会名

総務渉外委員会

窓口副理事長名

野崎 輝久

確認日

:2016年9月 28日

担当室長名

清水 聖子

確認日

:2016年9月 28日

委員長名

吉木 恵介

確認日

:2016年9月 28日

副委員長名

 

作成日

:2016年9月 28日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

なし


1. 事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度通常総会


2. 事業実施に至る背景

公益社団法人鹿児島青年会議所の総会は、通常総会及び臨時総会の2種があり、鹿児島青年会議所では通常総会は1月とし、臨時総会においては8月及び12月に開催する事となっております。その為、2017年度を迎えるにあたり、定款第30条第2項に基づき通常総会を開催する必要があります。

3. 事業目的(対外)

なし


4. 事業目的(対内)

公益社団法人鹿児島青年会議所が通常総会において、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的とします。


5. 事業内容

公益社団法人鹿児島青年会議所 2017年度通常総会

下記の議題について承認を得るために総会を開催します。

議題

《審議事項》

第1号議案 議事録署名人に関する件

第2号議案 2016年度12月臨時総会議事録承認の件

第3号議案 2016年度事業報告承認の件

第4号議案 2016年度収支決算報告承認の件

(収支決算報告及び監査報告)

第5号議案 2017年度収支補正予算(案)の件

《報告事項》

1.2016年度登録料等分担金収支報告

2.2017年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

3.その他


6. 実施日時

平成28年1月31日(火曜日)

16時30分~ 受付開始

17時00分~18時20分 通常総会


7. 実施場所・会場

城山観光ホテル

鹿児島市新照院町41-1

TEL:099-224-2211

通常総会会場:ロイヤルガーデンA(2階) 


8. 予算総額(詳細は別紙予算書)

¥226,800―

01-1.事業収支予算書(総会)201512jr.xls


9. 参加員数計画並びに参加推進方法

現役メンバー :162名

JCシニア   :25名(過去3年間の最高出席者数23名に対して10%増を委員会努力目標として設定)

(2014年 23名・2015年度 15名・2016年度 13名)

合計      :187名

シニアクラブ登録数:835名(2016年9月時点)

 

<現役メンバー>

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行います。また懇親会の出欠はエントリーボードと各委員会運営幹事に出欠確認をお願いして、各運営幹事に電話をしていただき確認を致します。

・各委員長から、委員会メンバー全員に向けて、総会の重要性や意義、開催日時、開催場所、通常総会の返信ハガキ・委任状の記載方法や重要性を伝え、通常総会および懇親会の出席を案内いたします。また、11月・12月の予定者委員会時に各委員会を廻り、総務委員会メンバーからも上記のことを再度伝えます。

・返信ハガキ及び懇親会のエントリー登録の集計を早めに行い、各委員会に出席状況を通知し、各委員長・各運営幹事から未提出のメンバーへ早急な返信の案内をして頂きます。

<シニア>

・案内状をFAXにて発送し、シニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないます。

・シニアクラブの先輩方は、2017年1月時点で在籍者数が835名となる事が予想されており、過去3年間のデータでは、最大23名のご出席をされています。本年度は、多くのシニアクラブの先輩の巻込みを図る為、現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くように取り組みます。また委員会努力目標として10%増を目標として今回設定させていただきました。

10. 外部協力者・団体

なし


11. 実施組織

公益社団法人鹿児島青年会議所 総務渉外委員会

12. 実施スケジュール

2016年10月 3日(月) 第1回正副室長予定者会議    

2016年10月 3日(月) 10月正副室長予定者会議        

2016年10月10日(月) 第1回理事予定者会議       

2016年10月12日(水) 10月理事会 【第1回目協議】

2016年11月 5日(土) 第2回正副室長予定者会議    

2016年11月 7日(月) 11月正副室長予定者会議      

2015年11月14日(月) 第2回理事予定者会議     

2016年11月15日(火) 11月理事会   【第2回目協議】

2016年12月 5日(月) 第3回正副室長予定者会議    

2016年12月 5日(月) 第3回理事予定者会議       

2016年12月 6日(火) 12月正副室長会議  

2016年12月 6日(火) 12月理事会 【審議】

2017年 1月 6日(金) 案内文発送

2017年 1月20日(金) 出欠回答(ハガキ)締切

2017年 1月31日(火) 通常総会 実施

2017年 3月 6日(月) 3月正副室長会議   

2017年 3月14日(火) 3月理事会報告審議    【審議報告】


13. 前年度よりの引継事項

=過去3年間 通常総会 臨時総会=

【良かった点】

・事前に、何回も打合せ、資料作成を行った事により、スムーズに進行をする事が出来ました。

・インカムを使用したことにより、連絡確認がスムーズに行う事が出来ました。 特に、今回は、懇親会が同じフロアーの別会場だった事もあり、インカムを使う事により、スムーズな段取りが行えました。今後も必要だと思いますので、今後の事を考え、無償提供では無く、事前の予算組も必要なのではないか、と思います。

→本年度の通常総会は、新年式典と同日開催となる為、渉外的な役割も考慮の上、インカムを使用致します。

・タイムテーブルと役割分担を一つにした資料を作成しました。これにより、委員会メンバー各々が全体の流れ、各々の役割を把握することができて、急慮欠席したメンバーの役割をすぐに他のメンバーでカバーすることが出来ました。また、事前にソニー先輩の情報をある程度つかめていたので、何パターンかのシナリオを作ったうえでの、役割分担が出来たので、シナリオから変更が入っても柔軟に対応する事が出来ました。
→総会終了後、新年式典へ移行する為、本年度も役割分担を明確にしたタイムテーブルを作成し、不測の事態に備えます。

・各役割ごとに事前リハーサルを1週間前に2回と前日、当日に、行い、各々の動きを確認した事で、当日にメンバー各々が自信を持って粛々と役割をこなすことが出来ました。
→今回は開始時刻が例年より早くなる為、前日までの練習をより綿密に行う様に致します。

・会場入り口にメンバーを配置したことで、途中で来られた方が、理事長の挨拶時や議案の審議時等に入場することを防ぎ、タイミングを調整して入場していただくことができました。今後も、配置する事が必要だと感じました。
→今回も人員配置を致します。

・先輩方の紹介時間を総会時、最初に10分、最後に5分、懇親会最初に1分と多めに計画したことで、先輩方お一人お一人をご紹介する時間を確保できて、失礼のないご紹介を行う事が出来ました。
→今回も時間に余裕を持った計画を致します。

【悪かった点】

・2015年度の決算が遅れ、監事の監査もスムーズに行えなかった為、資料作成が遅れ資料配布が間に合いませんでした。

→事前に資料確認を行い、当日までに資料を必ず配布できるように確認作業を行います。

・出席率が低かったので、出席率を上げる為の対策が必要だと感じました。

→事前に、委員長と運営幹事への呼びかけは行いましたが、出席率が、2015年度の60.5%に対して、45.8%と、50%以下と著しく低かったので、各委員会の委員長、運営幹事への、呼びかけだけでなく、総務委員会が総会の意味目的を今一度再認識し、今まで以上にメンバーとのつながりを強くし横のつながりを使いながら総会への参加の呼びかけを行って参ります。

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行いましたが、ハガキの返信率自体が低かった。

→事前に呼びかけを何度か行ったにもかかわらず、ハガキ返信率も2015年度の84.4%に比べ69.0%と、低かったので、今後は、ハガキ配送翌日、発送1週間後、委員会前、締切1週間前、前日にメンバー一人一人に呼びかけを行います。

14. 本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫】

・各委員会へ総会の意義、目的を改めて伝えます。

【効果】

・総会が参加必須であることを再確認して頂き、メンバーの意思統一を図ることが出来ます。

【地球環境への配慮】

・出席者へウォームビズによる来場の働きかけを行い、会場の空調温度を地球環境に留意した温度に設定します。

15. 事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

2016年度の実績を再認識すると共に承認を得、2017年度、鹿児島JCが一致団結し、新しい船出ができるように総会にて新体制の承認を得ることで新年度がスムーズにスタートします。そうする事で将来の鹿児島JCへの発展継承につながると考えます。


16. メンバーへの依頼事項

・各委員長は懇親会での理事役員紹介で、委員長紹介の時、委員会メンバーにも委員長と一緒に起立・礼を一緒にしてもらう事を各委員会メンバーに呼びかけてください。

・各委員長は各委員会メンバーに上座テーブル・シニアの先輩方への、上座へのサーブのサポート依頼をお願いします。

・各委員長は、委員会メンバー全員に時間厳守を呼びかけてください。

・不慮の事故・自然災害などにより、定足数に影響が出る可能性があるため、各委員長は、委員会メンバー全員に到着次第速やかに出欠確認の返信ハガキを送付するとともに、出欠に関わらず委任状欄に必ず署名・捺印してから送付するよう呼びかけてください。

・各委員長は、委員会メンバー全員に、返信ハガキの代理人記入欄には、議長(原則的に理事長)以外の人を代理人として記入するよう呼びかけてください。

・シニアクラブの先輩の参加動員を図る為、知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをお願い致します。

・総務委員会より、各委員長には、意義目的の周知をしますが、その内容を委員会メンバーにしっかり周知してください。


17. 協議・審議のポイント

背景・目的

18. 正副会議での意見及び対応


19. その他(添付資料等)

01 予算書

01-1.事業収支予算書(総会)

01-2.見積書城山観光ホテル(総会) 201512jr.pdf

 

02 案内文 

02-1.現役案内文201512jr.pdf

02-2.シニア案内文201512jr.pdf

02-3.委任状201512jr.pdf

02-4.委任状 (未提出者用)201512jr.pdf

 

03 総会

03-1.総会次第201512jr.pdf

03-2.総会タイムテーブル201512jr.pdf

03-3.総会会場レイアウト201512jr.pdf

 

【参考資料】

04 参考資料

04-1 総会シナリオ201512jr.pdf

04-2 懇親会シナリオ201512jr.pdf

04-3 備品チェックリスト一覧201512jr.pdf

04-4 理事役員等紹介PPT資料201512jr.ppt

04-5 タイムスケジュール詳細201512jr.xlsx


20. 当日回覧資料

なし


21. 添付資料

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