2017年度 室長予定者研修及び理事予定者研修計画(案)の件

事業計画書 / 9月理事会

 

議案名:2017年度室長予定者研修及び理事予定者研修計画(案)の件

 

会議名9月臨時理事会(持ち回り)

 

種 別:9月16日 審議(持ち回り)

 

委員会名:正副

 

担当室長名:2017年度専務理事予定者 野崎輝久 担当室長確認日:2016年9月1

 

委員長名:なし                 委員長確認日:なし

 

担当副委員長名:なし              担当副委員長作成日:なし

 

 

 

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

    (指定なし)

 

1.事業名

2017年度室長予定者研修及び理事予定者研修計画(案)

 

2.事業実施に至る背景

2017年度の公益社団法人鹿児島青年会議所の活動・運動をLOM全体でスムーズに開始する為にも、理事役員予定者の時期に、各々の自覚と役割を認識する必要があります。また、理事長所信をしっかりと理解したうえで、2017年度のLOMの方向性を共有することも必要と考え、研修を計画いたします。

 

3.事業目的(対外)

 なし

 

4.事業目的(対内)

2017年度理事役員としての自覚と役割を認識し、理事長所信とLOMの方向性を共有し理解を深め、2017年度の鹿児島青年会議所が力強くスタートする為の効果的な準備に繋げることを目的とします。

 

5.事業内容

≪室長予定者研修≫

・室長としての心構えと役割について

・事業の組み立てについて

・2017年度理事長所信

・室方針の作成

 ≪理事予定者研修≫

・公益社団法人鹿児島青年会議所 2012年度理事長経験者 野元一臣 君による基調講話

・理事について

・会議体について

・委員会運営について

・事業の組み立てについて

・2017年度理事長所信

・事業計画書作成

・委員会年間スケジュールについて

 

【事前課題】

・ヒアリングシートの作成

各委員長は、9月21日(水)までに3名以上のヒアリングを行い、亀元洋介事務局長予定者(thubasa46@gmail.com)へヒアリングシートを提出。

 

6.実施日時

≪室長予定者研修≫

開始日時:2016年9月18日(土) 10:00(受付開始 9:30)~17:00

 

≪理事予定者研修≫

開始日時:2016年9月24日(土) 10:00(受付開始 9:30)

終了日時:2015年9月25日(日) ~8:00

 

7.実施場所・会場

≪室長予定者研修≫

サンエールかごしま

〒890-0054 鹿児島市荒田1丁目4-1

TEL:099-813-0850

 

≪理事予定者研修≫

アクアガーデン ホテル福丸

〒892-0821 鹿児島市名山町11―8

TEL:099-226-3211

 

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥86,000(2016年度会計より支出)

※室長予定者研修の会場費については、サンエール鹿児島を使用するため支出無し。

 

9.参加員数計画並びに参加推進方法

≪室長予定者研修参加対象者数≫

    理事長     1名

    直前理事長   1名

    顧問      1名

    副理事長    4名

    専務理事    1名

 事務局長    1名

    室長      5名

    監事      2名

        合 計 16名

  ※予定者の呼称は割愛いたします。

 

≪理事予定者研修参加対象者数≫

    理事長     1名

    直前理事長   1名

    顧問      1名

    副理事長    4名

    専務理事    1名

 事務局長    1名

 財審議長    1名 

    室長      5名

 委員長     

    監事      2名

          計 2

   ※予定者の呼称は割愛いたします。

 

【参加推進方法】

9月1日午前中の持ち回り審議において、審議可決後、速やかに発送準備を行い、9月1日中案内文をメールにて発信致します。

 

10.外部協力者・団体

なし

 

11.実施組織

2017年度専務理事予定者

 

12.実施までのスケジュール

2016年09月06日(火) 2016年度 9月度常任理事会

2016年09月13日(火) 2016年度 9月理事会【審議上程

2016年09月16日(金) 9月臨時理事会(持ち回り)【審議上程】

2016年09月1日() 案内文発信

2016年09月16日(金) 出欠取りまとめ

2016年09月18日(日) 室長予定者研修 事業実施

2016年09月24日・25日(土・日) 理事予定者研修 事業実施

2016年11月05日(土) 2017年度 第3回正副予定者会議 報告上程

2016年11月07日(月) 2016年度 11月正副室長会議 報告上程

2016年11月14日(月) 2017年度 第3回理事予定者会議 報告上程

2016年11月15日(火) 2016年度 11月理事会 報告【審議】

 

13.前年度よりの引継事項

(2016年度正副予定者研修)

【問題点】

・ネームプレートを忘れたメンバーがおり、中座する場面がありました。

→事前にドレスコード、持参品に関してはメールにて連絡を致します。特に初めて理事研修に望む予定者のメンバーへは重点的に連絡を致します。出欠確認や案内連絡等の全てにドレスコード、持参品のリストを記載致します。

・開会の事前アナウンスが出来ませんでした。

→開会10分前には必ず集合する連絡や、運営方の人員確保と配置をしっかりと確認して、開会5分前には必ずアナウンスする準備をします。

・会場設営にシミュレーション不足な点がありました。

→基調講演に際して、運営方としては立ったままでの講演を予想していました。しかし、講師からの指摘で急遽座っての講演となりました。講師への配慮と事前の打ち合わせの不足がありましたので、事前の打ち合わせ、調査をしっかりと行います。

・タイムスケジュール及び講義内容、演者に変更がありました。

→ 運営方及び演者は、講義内容の綿密な打ち合わせとリハーサルを十分に行います。

・十分なリハーサルが行えなかった原因として、講義用PPTや運営規約の作成及び確認、修正作業に時間がかかり、タイムテーブルは計るためのリハーサルが行えませんでした。事前資料としてのPPT等はできるだけ早い段階で作成し、タイムテーブルやシナリオに沿ったリハーサル、シミュレーションを行う必要があります。

→タイムテーブル・シナリオに沿ったシミュレーションを十分に行います。

・次年度に向けて大きく変更の可能性がある資料(運営規約、委員会職務分掌等)は、早い段階で作成し、それに基づいた資料も早めに製作できるように準備する必要がありました。

 →早い段階で製作できるように準備致します。

 

【良かった点】

・室長予定者と委員長予定者研修を同日の一泊二日にて行いました。同日開催にしたことにより研修に重複がなく、理事予定者の日程調整へ負担軽減となりました。そのため、中座や途中退席者がいましたが、短時間の空白となり追加補講等ではなく、資料確認での調整で済みました。

→今回は室長と委員長の職務や心構え、それぞれの役割などをより深く理解する為に別々に研修を実施致します。日程調整の負担は増えますが、次年度へのしっかりとした準備をしてもらうためにも、早い段階で日程の連絡を行い調整して頂きます。

・室長と委員長予定者が同時に課題に取り組み、室の方向性と理想の委員会運営をプレゼン形式で共有できたことで、縦ラインでの活動のイメージが強くなりました。

→室長、委員長予定者共に各研修で同様の課題に取り組んでいただきますので、縦ラインの活動イメージは共有していただけると思います。

・一泊二日の研修にしたことにより、室長、委員長予定者の横ラインでの結束も固まり、しっかりとした話し合いの上、大委員長選出や委員長会の開催日程等を決定することが出来ました。

→今回も一泊二日の研修を予定していますので、横ラインでの結束も固まることを確信しております。

・委員長予定者へは、担当委員会名を研修の最後に発表することにより、担当する委員会の職務や事業に捉われることなく、広義的にLOM活動や委員会運営に対するビジョンを持ってもらえました。

→今回は事前に担当委員会名をお知らせし、職務や事業に対する事前の準備を強く意識してもらうように致します。ただし、LOM活動や広義的なJC活動に対しては全体研修においてしっかりと周知させる講義を行う予定です。

・研修会場の打ち合わせなどは、事前にホテル側と調整して非常にうまくいきました。ホテルとの打ち合わせは綿密に今後も行うべきだと考えます。

 →今回も会場視察や打ち合わせを行い、会場変更等も行いました。

 

【注意事項】

・研修会場は早い段階で予約をしてください。今回はシルバーウィークの初日となり、ホテル側は満室状態でした。例年においても秋のスポーツシーズンや行楽シーズンと重なり会場予約が困難となる場合があります。また、ホテルが混み合っている場合にはその他の宿泊者への配慮(騒音や会場移動など)にも注意して下さい。

→事前に予約確認致しました。その他宿泊者への配慮に関しても、品格ある青年としての自覚を持ってもらうようアナウンス致します。

・研修の未受講者や遅刻者に対する対応については、研修の計画時点でしっかりと検討して方向性を決定してください。パワーポイントを使ってのプレゼンが多々ある研修です。会場を確認する際はスクリーンや演台、音響設備について確認してください。

→事前のリハーサル等でしっかり確認致します。

・運営方はスムーズな会の進行の為にもしっかりとリハーサル行ってください。また、シナリオ等の準備をしてください。

→シナリオ、シミュレーション、リハーサルをしっかりと行います。

 

14.本年の工夫と期待される効果

 

【工夫】研修内で理事長所信の読み合わせ並びに室方針・事業計画書の作成を行います。

【効果】理事長の考えを理解し、組織としての方向性を考える機会となり、2017年度の活動をイメージできることが期待できます。

 

【工夫】研修前までに理事経験者へヒアリングを行い、ヒアリングシートへ記入してもらいます。

【効果】事前にヒアリングを行うことで、様々な意見やアドバイスを参考に、理事としての意欲を持って、より効果的な研修が行えます。

 

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査・分析】

理事予定者研修において、予定者段階に必要で効果的、また実務的な内容であることが望ましい。

【ビジョン】

理事予定者が研修を行うことで、真のリーダーとしての成長へとつながることを期待すると共に、本研修が今後のモデルケースとなることをビジョンとして掲げます。また、理事予定者時期に、理事全員で取り組む研修は今後も必要です。

 

16.メンバーへの依頼事項

・スケジュール調整を行い、全員参加でお願いします。

・服装は、上着・ネクタイ着用で参加をお願いします。

・2016年度基本資料は各自JC手帳持参をアナウンスすることで準備して頂きます

 

17.協議・審議のポイント

事業全般

 

18.正副会議での意見及び対応

【9月理事会】

・予算書見積もり一覧の議案名間違い(2016年→2017年)

→修正致しました。

・ニュー福丸の見積もり有効期限の記載がない。

→担当者印、見積もり有効期限を記載したものを再見積もり致しました。

・印刷費の見積もりは?

→見積もり企業一覧から削除致しました。

・2016年度の基本資料とは何ですか?

→本来は鹿児島JCホームページに掲載してありますが、今回はJC手帳持参により基本資料を持参して頂きます。

・予備費に間違いがあります。

→修正致しました。

 

19.その他(添付資料等)

01.事業収支予算書

 01-1.事業収支予算書_201609RR 

 01-2.ホテル福丸見積書_201609RR

02.会場レイアウト

 02-1.会場レイアウト(室長予定者研修)_201609RR

 02-2.会場レイアウト(理事予定者研修)_201609RR

03.タイムスケジュール

 03-1.タイムスケジュール(室長予定者研修)_201609RR

 03-2.タイムスケジュール(理事長予定者研修)_201609RR

04.案内文

 04-1.案内文(室長予定者研修)_201609RR

 04-2.案内文(理事予定者研修)_201609RR

05.講師プロフィール

 05ー1.講師プロフィール

20.当日回覧資料

なし

 

21.添付ファイル

添付資料まとめ

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