公益社団法人鹿児島青年会議所 2016年度8月臨時総会(案)の件

2016年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業計画書

会議名:

種別:

5月正副室長会議

5月2日 第1回 協議

 

 

委員会名:

総務委員会

担当室長名:

嶋 竜一

担当室長確認日:

2016年4月26日

委員長名:

逆瀬川 貴志

委員長確認日:

2016年4月26日

担当副委員長名:

小園 洋平

坂下 信也

富山 晋太郎

担当副委員長作成日:

2016年4月26日

 

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

 (指定なし) 

1.事業名

 公益社団法人鹿児島青年会議所 2016年度8月臨時総会(案)


2.事業実施に至る背景

 公益社団法人鹿児島青年会議所が、2017年度の体制にスムーズに移行する為に、2016年度8月時点において、計画、実施された事業に対する予算を確認し、補正予算を組み、2017年度の理事長候補者当選者の確認、並びに理事及び監事の選任を行います。これらの事項については、定款並びに理事及び監事選任規定により、総会において確認、ないし、承認を得る必要があり、定款第30条第3項に基づき、8月に臨時総会を開催する必要がある事から、本事業を計画しました。

 

3.事業目的(対外)

 なし

  

4.事業目的(対内)

 8月臨時総会にて決議及び報告するべき事項について、承認を得ること並びに報告を行う事を目的とします。 

5.事業概要

 公益社団法人鹿児島青年会議所 2016年度8月臨時総会を下記の議題について承認を得るために総会を開催致します。

 

議題

《審議事項》

 第1号議案 議事録署名人に関する件

 第2号議案 2016年度通常総会議事録承認の件

 第3号議案 2016年度収支補正予算(案)の件

 第4号議案 2017年度理事選任の件

 第5号議案 2017年度監事選任の件

 第6号議案 その他

 

《報告事項》

 1.2017年度理事長候補者当選者報告の件

 2.2016年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

 3.その他

 03-1 式次第201605s.pdf

 

 

6.実施日時

 平成28年8月23日(火曜日)

 18時30分~ 受付開始

 19時00分~20時25分 臨時総会

 03-2 総会タイムテーブル201605s.pdf

 

 20時30分~21時59分 懇親会

 04-1 懇親会タイムテーブル201605s.pdf

  

7.実施場所・会場

 城山観光ホテル

 鹿児島市新照院町41-1

 TEL:099-224-2211

 通常総会会場:サファイアホール飛鳥(3階)

 03-3 総会会場レイアウト201605s.pdf

 

 懇親会  会場:アメジストホール鳳凰(2階)

 04-2 懇親会レイアウト(総会)201605s.pdf

  

8.予算総額(詳細は別紙

 ¥56,500―

 01-1 事業収支予算書201605s.xls

 01-2 8月臨時総会 城山見積書201605s.pdf

 01-3 8月臨時総会 ティアイ見積書201605s.pdf

 

9.参加員数計画並びに参加推進方法

<参加計画>

 現役メンバー   :166名

 仮会員      : 30名

 JCシニア    : 20名

 合計       :216名

 シニアクラブ登録数:825名(2015年11月時点)

 

<現役メンバー>

 ・総会の出欠は、案内状に同封の返信葉書で確認を行い、懇親会の出欠は、エントリーボードで確認致します。

 ・総会前の委員会の時に、各委員会を訪問し、開催日時と場所の再周知を行い、総会に参加していただけるようにします。

 ・返信葉書の集計、懇親会の出欠の集計を早めに行い、各委員会に出欠状況の連絡をし、各委員長、運営幹事に、葉書の返信の無いメンバーや、懇親会が、欠席になっているメンバーへの、出席の呼びかけをしていただけるよう、お願いします。

 ・総会開催の3日前、前日に各委員長から、運営幹事を通じて、出席の呼びかけをしていただきます。

 

<シニア>

 ・案内状をFAXにて発送して、シニアクラブの先輩方へ、総会の案内を行います。

 ・各委員長を通じて、全現役メンバーに対し、知り合いのシニアメンバーへの出席のお願いを依頼します。

 

10.外部協力者・団体

 なし

 

11.実施組織

 総務委員会

 

12.実施までのスケジュール

 05月02日(月) 5月正副室長会議

 05月10日(火) 5月理事会 協議

 06月06日(月) 6月正副室長会議

 06月14日(火) 6月理事会 協議

 07月04日(月) 7月正副室長会議

 07月12日(火) 7月理事会 審議

 07月26日(火) 案内文発送

 08月09日(火) 出欠連絡締切

 08月23日(火) 臨時総会 実施

 10月03日(月) 10月正副室長会議

 10月11日(火) 10月理事会 報告議案

 

13.前年度よりの引継事項

<2015年度8月臨時総会>

 ・当初報告事項として上がっていた監事選任報告が、12月臨時総会に回りました。こうした議案や報告事項の当日の変更もありますので、運営方と密に報連相を行ってください。

 →室長を通して運営方と密に打合せを行い、変更等があった場合事前に把握出来るように致します。

 

 ・今回2回の委員会廻りと記載例も提示しましたが、ハガキを出さない委員会・メンバーなど効果が見られなかったため、委任状に関して、今後は、星取表の配信をもとに各委員長・議長・グループ長の皆様に回収率を把握していただき、周知・回収をしていただくように致します。

 →返信葉書の集計、懇親会の出欠の集計を早めに行い、各委員会に出欠状況の連絡をし、各委員長、運営幹事に、葉書の返信の無いメンバーや、懇親会が、欠席になっているメンバーへの、出席の呼びかけをしていただけるよう、お願いします。

 

【良かった点】

 ・インカムの台数を増やしたことで会場内のコンタクトがスムーズにとれました。

 →今回も、インカムを10台、使用し、会場内のコンタクトをスムーズにとれるように致します。ただ、今回より、有償での利用となりますので、予算をいただけない場合は、使用しない方向で考えています。

 

 ・前日のリハーサル、早めの集合で細かい打ち合わせができたので、委員会メンバーの意思の統一がはかれました。

 →前日のリハーサルだけでなく、各担当事に集まり、細かい打合せを行い、委員会メンバーの意思の統一をはかります。

 

 ・当日リハーサルで細かいところまで役割分担を確認できたので、役割を各自がより把握できた。

 →当日のリハーサルで再度細かいところまで見直しを行い、各メンバーが、役割をしっかり把握出来るように致します。

 

【悪かった点】

 ・台風のため開催の可否に関する問い合わせがありました。開催については理事メールで配信しておりましたが、メンバー全員での周知が必要です。

 →不測の事態の時には、メンバー全てに情報を伝えて頂けるように各委員長にお願いします。

 ・委任状の回収に関して、記載方法に不備があるメンバーがいました。より周知の精度を上げるべきと考えます。

 →参考資料を作り、記載方法に不備が無いように致します。

 

=懇親会=

【良かった点】

 ・司会を2名配置することでスムーズに進行が出来ました。

 →今回も、2名で対応致します。

 

 ・シニアアテンド係を決めていたことで、一人ずつ丁寧に席まで案内出来ました。

 →シニアアテンド係をしっかり決め、対応致します。

 

 ・当日の、シニア・現役メンバーの参加状況に応じて、上座のテーブルの配置、席順を柔軟に対応しました。

 →当日の参加状況に応じて、対応が出来るように、事前に打合せを行います。 

 

【悪かった点】

 ・バッジ授与式の際の理事長・新入会員会長の立ち位置について事前打ち合わせと食い違いがありました。確実なアテンドが必要でした。

 →バッジ授与式の時の立ち位置について、理事長と新入会員会長と、事前に打合せをしっかり行い、且つ、確実なアテンドが出来るように致します。

 

 ・テーブルが丸々空いているところができてしまったので、委員会ごとの席順にこだわらず、空いた席ができないようすべきでした。

 →状況に応じて、席を詰めるように、事前打合せを行います。

 

<2016年度通常総会>

 【良かった点】 

 ・事前に、何回も打合せ、資料作成を行った事により、スムーズに進行をする事が出来ました。

  →今回も、事前打合せを行い、スムーズに進行が出来るように致します。

 

 ・インカムを使用したことにより、連絡確認がスムーズに行う事が出来ました。 特に、今回は、懇親会が同じフロアーの別会場だった事もあり、インカムを使う事により、スムーズな段取りが行えました。今後も必要だと思いますので、今後の事を考え、無償提供では無く、事前の予算組も必要なのではないか、と思います。

 →今回も、インカムを使用し、スムーズな段取りが出来るように致します。

 

 ・タイムテーブルと役割分担を一つにした資料を作成しました。これにより、委員会メンバー各々が全体の流れ、各々の役割を把握することができて、急慮欠席したメンバーの役割をすぐに他のメンバーでカバーすることが出来ました。また、事前にソニー先輩の情報をある程度つかめていたので、何パターンかのシナリオを作ったうえでの、役割分担が出来たので、シナリオから変更が入っても柔軟に対応する事が出来ました。

 →タイムテーブルと役割分担表を総会当日までに作成し、各メンバーに役割を把握してもらいます。また、不測の事態にも柔軟に対応が出来るように致します。

 

 ・各役割事に事前リハーサルを1週間前に2回と前日、当日に、行い、各々の動きを確認した事で、当日にメンバー各々が自信を持って粛々と役割をこなすことが出来ました。

 →今回も、事前リハーサルを1週間前に2回と前日、当日に行い、各メンバーの役割の把握、確認をする事で、当日にメンバーが自信を持った対応が出来るように致します。

 

 ・会場入り口にメンバーを配置したことで、途中で来られた方が、理事長の挨拶時や議案の審議時等に入場することを防ぎ、タイミングを調整して入場していただくことができました。今後も、配置する事が必要だと感じました。

 →今回も、入り口での対応のメンバーを決め、途中で来られた方が途中で入室する事が無いように対応致します。

 

 ・先輩方の紹介時間を総会時、最初に10分、最後に5分、懇親会最初に1分と多めに計画したことで、先輩方お一人お一人をご紹介する時間を確保できて、失礼のないご紹介を行う事が出来ました。

 →先輩方の紹介の時間配分を、通常総会と同様に行い、失礼のないご紹介を行えるように致します。

 

 ・懇親会の司会のリハーサル、資料作成を入念に行い、また、パターンを3つ作ってそれぞれ練習した為、当日、ぎりぎりまで変更があったにもかかわらず、柔軟に対応する事が出来ました。

 →事前に、予想されるパターンをしっかり考え対策致します。

 

 ・懇親会時、シニアのテーブル近くに担当者を配置した結果、シニアをスムーズに席に誘導する事が出来、懇親会を予定通りに開始する事が出来ました。

  →今回も、シニアのテーブルの近くに担当者を配置し、シニアの誘導をスムーズに行えるように致します。

【悪かった点】

 ・2015年度の決算が遅れ、監事の監査もスムーズに行えなかった為、資料作成が遅れ資料配布が間に合いませんでした。

 →今後の総会時には、事前に資料確認を行い、当日までに資料を必ず配布できるように確認作業を行います。

 

 ・出席率が低かったので、出席率を上げる為の対策が必要だと感じました。

 →事前に、委員長と運営幹事への呼びかけは行いましたが、出席率が、2015年度の60.5%に対して、45.8%と、50%以下と著しく低かったので、各委員会の委員長、運営幹事への、呼びかけだけでなく、総務委員会が総会の意味目的を今一度再認識し、今まで以上にメンバーとのつながりを強くし横のつながりを使いながら総会への参加の呼びかけを行って参ります。

 

 ・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行いましたが、ハガキの返信率自体が低かった。

 →事前に呼びかけを何度か行ったにもかかわらず、ハガキ返信率も2015年度の84.4%に比べ69.0%と、低かったので、今後は、ハガキ配送翌日、発送1週間後、委員会前、締切1週間前、前日にメンバー一人一人に呼びかけを行います。

 

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【本年の工夫と期待される効果】

 (工夫)①前日に、リハーサルを行い、誘導確認、セレモニーや司会の練習、シナリオの再確認を行います。

 (効果)①総会当日に、司会・進行を円滑に行えるようにします。

 

 (工夫)②各委員長から、メンバーに対して総会の委任状の重要性を周知徹底していただきます。

 (効果)②委任状の返信率を向上に繋げます。

 

 (工夫)③委任状の未提出者を確認し、委員会時に別紙委任状を準備し、各委員会へ配布を行い必要事項の明記と、捺印のお願いをします。

 (効果)③委任状の返信率の向上に繋げます。

 

 (工夫)④懇親会時に、新入会員へのバッジ授与式を行います。

 (効果)④正会員としての、自覚と誇りを持っていただきます。また、現役メンバーのモチベーションアップも期待されます。

 

【地球環境への配慮】

 ・時間調整が、可能であれば、車の乗り合わせを呼びかけます。

 ・出席者へ、クールビズの呼びかけを行い、会場の空調温度を、地球環境に留意した温度に設定致します。

 ・懇親会の出席者数をエントリーボードで把握し、食事が残らないように、数量の調整をします。

 

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

 公益社団法人鹿児島青年会議所の2016年度の補正予算の承認を得る事で、2016年度の体制を整え、2017年度の新体制を、現役メンバーが、総会にて確認、承認を得る事により、新年度への準備が整えられるようになります。

 

16.メンバーへの依頼事項

 ・時間厳守の徹底をお願いします。(総会途中での入室は出来ません。)

 ・返信葉書を期限内に返信して頂ける様に、メンバーへの呼びかけをお願いします。

 ・不測の事態に備える為、返信葉書の委任状には、出欠に関わらず、必ず署名・捺印をする様に徹底をお願いします。

 ・返信葉書にも、記載してありますが、議長(原則的に理事長)以外の人を代理人として記入するよう呼びかけて下さい。

 ・各委員長より、新入会員へ総会の重要性・意義を伝えて頂く共に、懇親会への参加の呼びかけをお願いします。

 ・シニアの先輩方との、積極的な名刺交換と、シニアの先輩方への料理の配膳などの、目配り気配りの行き届いた対応をお願いします。

 ・総会終了後の、懇親会会場への移動は、速やかにお願いします。

 ・テーブルに持って行く料理は、適切な量にし、テーブルの上に料理が残る事が無いようにお願いします。

 ・新入会員のバッジ授与式がありますので、新入会員は、上着を着用して出席してください。(襟にバッジが付けられる上着にするように各委員長は連絡をお願いします。)

 ・バッジ授与式では、同期会長のみ理事長よりバッジを授与していただきますので、各新入会員へのバッジ授与は、各委員長より責任を持ってお渡しください。

 ・バッジの注文は・納期は、新入会員の入会金の期限内支払いによりますので、新入会員へは速やかな入会金の支払いを促してください。

 ・8月委員会時に、委任状をお渡しますので、未提出者への印鑑の準備の連絡をお願い致します。

 ・各メンバーに、懇親会終了までの参加の呼びかけをお願い致します。

 

17.協議・審議のポイント

 ・背景目的

 ・事業全般

 

18.その他(添付資料等)

 01 予算

  01-1 事業収支予算書201605s.xls

  01-2 8月臨時総会 城山見積書201605s.pdf

  01-3 8月臨時総会 ティアイ見積書201605s.pdf

 02 案内文

  02-1 現役案内状201605s.pdf

  02-2 シニア案内状201605s.pdf

  02-3 新入会員案内状201605s.pdf

  02-4 委任状201605s.pdf

  02-5 委任状(未提出者用)201605s.pdf

 03 総会

  03-1 式次第201605s.pdf

  03-2 総会タイムテーブル201605s.pdf

  03-3 総会会場レイアウト201605s.pdf

 04 懇親会

  04-1 懇親会タイムテーブル201605s.pdf

  04-2 懇親会レイアウト(総会)201605s.pdf

 05 参考資料

  05-1 総会シナリオ201605s.pdf

  05-2 懇親会シナリオ(総会)201605s.pdf

  05-3 備品チェックリスト201605s.pdf

  05-4 シニア紹介表201605s.pdf

  05-5 総務委員会の動き201605s.pdf

  05-6 委任状見本(前年度)201605s.pdf

  05-7 2016年度通常総会議事録201605s.pdf

 2016年度8月臨時総会201605s.zip

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