公益社団法人鹿児島青年会議所 2016年度通常総会報告の件

2016年度 公益社団法人 鹿児島青年会議所
事業報告書

会議名:

種別:

3月正副室長会議

3月4日 審議

 

 

委員会名:

総務委員会

担当室長名:

嶋 竜一

担当室長確認日:

2016年2月28日

委員長名:

逆瀬川 貴志

委員長確認日:

2016年2月28日

担当副委員長名:

小園 洋平

坂下 信也

富山 晋太郎

担当副委員長作成日:

2016年2月28日

 

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他3 諸会議・諸大会開催事業
 

1.事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2016年度通常総会


2.事業実施に至る背景

公益社団法人鹿児島青年会議所の総会は、通常総会及び臨時総会の2種があり、総会をもって法人法上の社員総会となり、通常総会は1月とし、臨時総会においては8月及び12月に開催する事となっております。したがって、2016年度を迎えるにあたり、定款第30条第2項に基づき通常総会を開催する必要がある事から、本事業を実施致しました。

 

3.事業目的(対外)

なし

  

4.事業目的(対内)

公益社団法人鹿児島青年会議所が通常総会において、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的としました。

 

5.事業概要

公益社団法人鹿児島青年会議所 2016年度通常総会

下記の議題について承認を得るために総会を開催致しました。

 

議題

《審議事項》

第1号議案 議事録署名人に関する件

第2号議案 2015年度12月臨時総会議事録承認の件

第3号議案 2015年度事業報告承認の件

第4号議案 2015年度収支決算報告承認の件

(収支決算報告及び監査報告)

第5号議案 2016年度収支補正予算(案)の件

 

《報告事項》

1.2015年度登録料等分担金収支報告の件

2.2016年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

3.その他

02-1.総会次第201603s.pdf

 

 

6.実施日時

平成28年1月26日(火曜日)

18時30分~ 受付開始

19時00分~20時25分 通常総会

02-2.総会タイムテーブル201603s.pdf

 

20時30分~21時59分 懇親会

03-1.懇親会スケジュール(総会)201603s.pdf

  

7.実施場所・会場

城山観光ホテル

鹿児島市新照院町41-1

TEL:099-224-2211

通常総会会場:パールホール天平(4階)

02-3.総会会場レイアウト201603s.pdf

 

懇親会  会場:レインボーホール (4階)

03-2.懇親会レイアウト(総会)201603s.pdf

  

8.決算総額(詳細は別紙

¥21,600―

01-1.事業収支決算書201603s.xls

01-2.請求書城山観光ホテル(総会)201603s.pdf

01-3.領収書城山観光ホテル(総会) 201603s.pdf

 

9.外部協力者・団体

株式会社ティアイ 

〒890-0114 

鹿児島市小松原1-39-8

電話:099-284-5210 

FAX:099-284-5212 

(インカムを提供していただきました。)

  

10.参加員数と参加推進計画の検証

<参加計画>

現役メンバー :178名

JCシニア   : 25名(過去3年間平均出席者20名に対して25%を委員会努力目標として設定)

(2013年 20名・2014年度 23名・2015年度 15名)

合計      :203名

シニアクラブ登録数:823名(2015年11月時点)

<参加者実績>

現役メンバー: 77名(総数168名)

委任状数   : 48名

合計      :125名

 

JCシニア   : 13名

 

<検証>

(現役メンバー)

・出席率は、45.8%でした。返信はがきの返信率は、69.0%でした。2015年度の通常総会と比較すると、出席率、ハガキ返信率ともに低下しています。

→事前に、呼びかけは行いましたが、出席率が、2015年度の60.5%に対して、45.8%と、50%以下と著しく低かったので、各委員会の運営幹事への、呼びかけだけでなく、各メンバー1人一人への呼びかけを行うべきだった、と思います。

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行いました。また懇親会の出欠はエントリーボードと各委員会運営幹事に出欠確認をお願いして、各運営幹事に電話で確認して頂きました。

→事前に呼びかけを何度か行ったにもかかわらず、ハガキ返信率も2015年度の84.4%に比べ69.0%と、低かったので、もっとこまめに確認を行うべきでした。

・各委員長から、委員会メンバー全員に向けて、総会の重要性や意義、開催日時、開催場所、通常総会の返信ハガキ・委任状の記載方法や重要性を伝え、通常総会および懇親会への出席を案内して頂きました。

→各委員長からの、呼びかけをしていただいたにも関わらす、出席率が低かったので、各委員長への呼びかけをもっと行うべきでした。

・返信ハガキ及び懇親会のエントリー登録の集計を早めに行い、各委員会に出席状況を通知し、各委員長・各運営幹事から未提出のメンバーへ早急な返信の案内をして頂きました。

→返信の案内を何度かしていただいたにわらず、返信率が低かったので、もっと、早めに集計をし、呼びかけの徹底を行うべきでした。

 

<シニア>

・案内状をFAXにて発送し、シニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないました。

→833名中、158名の返信数でした。

 

・参加員数計画25名に対し13名という結果でした。

→目標に対して52.0%と半分しか出席していただけなかった為、事前の声掛けの必要性を感じました。

 

11.事業目的の実現と成果

【事業目的の実現】

・全議案について、承認を頂く事が出来ました。

【事業目的の成果】

・鹿児島JC現役メンバーが、一堂に会する、通常総会において、2015年度の報告、2016年度の審議の承認を頂く事が出来た事により、組織として2015年度の総括が出来、また、竹内理事長のもと、2016年度のスタートを切る事が出来ました。

12.公益性の検証

なし

 

13.次年度への引継事項

=過去3年間 通常総会 臨時総会=

 【良かった点】 

・事前に、何回も打合せ、資料作成を行った事により、スムーズに進行をする事が出来ました。

 
・インカムを使用したことにより、連絡確認がスムーズに行う事が出来ました。 特に、今回は、懇親会が同じフロアーの別会場だった事もあり、インカムを使う事により、スムーズな段取りが行えました。今後も必要だと思いますので、今後の事を考え、無償提供では無く、事前の予算組も必要なのではないか、と思います。

 

・タイムテーブルと役割分担を一つにした資料を作成しました。これにより、委員会メンバー各々が全体の流れ、各々の役割を把握することができて、急慮欠席したメンバーの役割をすぐに他のメンバーでカバーすることが出来ました。また、事前にソニー先輩の情報をある程度つかめていたので、何パターンかのシナリオを作ったうえでの、役割分担が出来たので、シナリオから変更が入っても柔軟に対応する事が出来ました。

 

 ・各役割事に事前リハーサルを1週間前に2回と前日、当日に、行い、各々の動きを確認した事で、当日にメンバー各々が自信を持って粛々と役割をこなすことが出来ました。

 

・会場入り口にメンバーを配置したことで、途中で来られた方が、理事長の挨拶時や議案の審議時等に入場することを防ぎ、タイミングを調整して入場していただくことができました。今後も、配置する事が必要だと感じました。

 

・先輩方の紹介時間を総会時、最初に10分、最後に5分、懇親会最初に1分と多めに計画したことで、先輩方お一人お一人をご紹介する時間を確保できて、失礼のないご紹介が出来ました。

 

・懇親会の司会のリハーサル、資料作成を入念に行い、また、パターンを3つ作ってそれぞれ練習した為、当日、ぎりぎりまで変更があったにもかかわらず、柔軟に対応が出来ました。

 

・懇親会時、シニアのテーブル近くに担当者を配置し適切な対応を行いました。

 

【悪かった点】

・総会資料の印刷配布が遅れた為、総会の進行に支障が出ました。

→総会を円滑に行う事が、総務委員会の担いであるにもかかわらず、このような事態になってしまいましたので、印刷の遅れが無いように、事務局との打合せをもっと密に行います。

 

・出席率が低かったので、出席率を上げる為の対策が必要だと感じ致しました。

→委任状の確認を早期に行い、欠席で出された方にも、再度、各メンバーへの催促依頼を各委員会の委員長、運営幹事への催促を行うなどして、一人でも多く参加していただけるよう工夫が必要だと感じました。

 

【その他】

・今回の総会の懇親会に、ソニー・ユー先輩をはじめとするASPAC視察団の方々に、参加していただき、現役メンバーとの、とても良い交流を行う事が、出来たと思います。

 

14.今後の展望

 ・公益社団法人鹿児島青年会議所の最高意思決定機関として、組織の方向性を、決定する会議である通常総会は、1年のスタートを切る重要な会議です。8月・12月の臨時総会では、今回の反省点を踏まえ、総会進行がスムーズに出来るよう総務委員会メンバーで、一丸となって取り組みます。

  

15.委員長所感

 ・今回の総会では、事前に、打合せ、リハーサルを何度も行うことにより、総会の運営はスムーズに行う事が出来ましたが、ハガキの返信率や、総会の出席率が、悪かった為、8月、12月の臨時総会に向けて、委員会で密に打合せを行い、取り組んでいく必要があると思いました。また、今回、ASPAC視察団の来訪者の対応で、スケジュール変更が多々あり、そちらの対応に苦労致しました。今後も、この様な事が想定されますので、今回の経験を活かし、事前の情報収集をしっかり行い、何事にも柔軟に対応出来るようにしなければならないと思いました。

 

16.正副室長会議での意見及び対応

 

17.その他(添付資料等)

01 決算書

01-1.事業収支決算書2016.03s.xls

01-2.請求書城山観光ホテル(総会)201603s.pdf

01-3.領収書城山観光ホテル(総会) 201603s.pdf

 

02 総会

02-1.総会次第201603s.pdf

02-2.総会タイムテーブル201603s.pdf

02-3.総会会場レイアウト201603s.xls

02-4.総会シナリオ201603s.doc

 

03 懇親会

03-1.懇親会スケジュール(総会)201603s.pdf

03-2.懇親会レイアウト(総会)201603s.pdf

03-3.懇親会シナリオ(司会)201603s.pdf

 

 04 参考資料

04-1.出欠表(メンバー)201603s.pdf

04-2.出欠表(シニア)201603s.pdf

04-3.通常総会議事録201603s.doc

 

通常総会201603s.zip

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