公益社団法人鹿児島青年会議所 12月臨時総会報告(案)の件

事業報告書 / 1月理事会

 

会議名:        1月理事会

種 別:        1月12日 審議   

委員会名:      総務委員会

担当室長名:    黒川 晋太郎                担当室長確認日: 2016年 1月5日

委員長名:      清水 聖子              担当委員長確認日: 2016年 1月5日

担当副委員長名: 伊地知弘幸 船附恵       担当副委員長作成日: 2016年 1月5日

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2015年度12月臨時総会

 

事業実施に至った背景

公 益社団法人鹿児島青年会議所が2015年度の収支決算を2016年度通常総会にて報告することを踏まえ、2015年12月時点において本年度に計画・実施 した事業予算に対し補正予算を組み、会員の承認を得る必要があります。また定款第30条第3項に基づき、12月において臨時総会を開催する必要があること から、本事業を計画致しました。 

事業目的(対外)

なし

 

事業目的(対内)

公益社団法人鹿児島青年会議所が12月臨時総会において、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的としました。

 

事業概要

公益社団法人鹿児島青年会議所 2015年度12月臨時総会

  下記の議題について承認を得るために総会を開催します。

  ※11月臨時理事会で議題の修正あり

 議題

 (審議事項)

第 1号議案 議事録署名人に関する件

第 2号議案 2015年度8月臨時総会議事録承認の件

第 3号議案 2015年度10月臨時総会議事録承認の件

第 4号議案 2015年度収支補正予算(案)の件

第 5号議案 定款変更の件

第 6号議案 2016年度理事選任の件

第 7号議案 2016年度監事選任の件

第 8号議案 2016年度事業予算に対する基本財産処分(案)の件

第 9号議案 2016年度事業計画(案)の件

第10号議案 2016年度収支予算(案)の件

第11号議案 資金調達および設備投資の見込みの件

 (報告事項)

1. 2015年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

2. 2016年度登録料等分担金収支予算(案)の件

 

6.実施日時

平成27年12月15日(火曜日)

18時30分~ 受付開始

19時00分~20時36分 12月臨時総会

20時50分~21時47分 懇親会

 

実施場所・会場

総会会場 城山観光ホテル 飛天の間(5階)

懇親会会場 城山観光ホテル 鳳凰の間(2階)

  鹿児島市新照院町41-1

  TEL:099-224-2211

 

決算総額

¥41,040-

 

外部協力者・団体

株式会社ティアイ
〒890-0114 鹿児島市小松原1-39-8
電話:099-284-5210 FAX:099-284-5212 
(インカムを貸与していただきました。) 

10参加員数と参加推進計画の検証

〈参加員数計画〉

現役メンバー  :201名(新入会員含む) 

JCシニア    :10名(過去3年間の平均から)

合計       :211名 

<出席者実績            

JCメンバー   :126名(総数201名) 

総会委任状提出  :42名

JCシニア         :10名

合計              :178名

<検証>(鹿児島JCメンバー)

【出席率】・・・2015年度12月臨時総会62.1%/2015年度8月臨時総会51.9%/2015年度通常総会60.5%/2014年度12月臨時総会54.4%/2014年8月臨時総会70.4%

【委任状返信率】・・・2015年度12月臨時総会70.4%/2015年度8月臨時総会72.3%/2015年度通常総会84.4%/2014年度12月臨時総会84.5%/2014年8月臨時総会71.9%

・総出席率は、実出席及び委任状を合わせ82.8%(実出席率62.1%)でした。ハガキの返信率は71%。委任状については、ハガキでの返信率及び用紙回収率の合計は70.4%でした。上記の2014年度、2015年度と比較して出席率は上昇、返信率は低調となっております。総会への実出席者数が62.1%と2015年度8月臨時総会から増加しました。

・今回星取表の配信をもとに各委員長・議長・グループ長の皆様に回収率を把握していただき周知いたしましたが、ハガキ・委任状の返信率に低下が見られました。各委員会・議会・グループでの一層の周知が求められます。

・ 委員長・議長・グループ長に対しメンバーへの委任状返信と総会への出席の声掛けをお願いしましたが、出席率を向上させるために、総会の意義目的、メンバー は総会への参加義務があること、懇親会の場でシニアとの交流から得られる気付き・学びがあることなどを、メンバーにより強く落とし込む必要があります。

(シニアクラブメンバー)

・参加推進計画よりも下回ってしまいました。運営方も含め、巻き込みを図っていくべきと考えます。

 

11事業目的の実現と成果

【事業目的の実現】

・全議案についてご承認いただくことができました。

【事業目的の成果】

・鹿児島JCメンバーが一堂に会する12月臨時総会において、各議案の承認、報告を行うことができました。

公益性の検証

なし

12次年度への引継事項

【2015年度12月臨時総会】

=総会=

・8月臨時総会の報告事項として上がっていた監事選任報告が12月臨時総会に審議事項として回りました。こうした議案や報告事項の当日の変更もありますので、運営方と密に報連相を行ってください。

・今回委任状に関しては星取表の配信をもとに各委員長・議長・グループ長の皆様に回収率を把握していただき、周知・回収をしていただくように致しました。返信率に低下が見られたことにより、より一層のメンバーへの周知が必須です。

〈良かった点〉

・インカムを使用したことで、会場内のコンタクトがスムーズにとれました。

・前日のリハーサル、早めの集合で細かい打ち合わせができたので、委員会メンバーの意思の統一がはかれました。

・当日リハーサルで細かいところまで役割分担を確認できたので、役割を各自がより把握できました。

〈悪かった点〉

・議案によって挙手制による採決が行われました。その際、ボード権をもつ理事への委任に関して手間取るところがありました。事前に委任を受けている理事との報連相も必要でした。

・委任状の回収に関して、記載方法に不備があるメンバーがいました。より周知の精度を上げるべきと考えます。

=懇親会=

〈良かった点〉

・司会を2名配置することでスムーズに進行が出来ました。

〈悪かった点〉

・バッジ交換式・プレジデンシャルリース授与の際の理事長・次年度理事長・専務の立ち位置について確実なアテンドが必要でした。 

13今後の展望

12月臨時総会において、各議案の承認を得ること、また報告が出来ました。総会は、鹿児島青年会議所という組織の最高意思決定機関としてメンバーにとってとても大切なものです。今年度の反省点を踏まえ、2016年度に向けて、よりスムーズな総会の運営ができるよう引継事項・反省・メンバーの巻き込みなど、次年度へと引き継いでまいります。 

14委員長所感

総務委員会最後の担いとして12月臨時総会の運営をしっかりさせていただきました。議案も多かった中、運営方、事務局とは前日まで打ち合わせをし、当日は滞りなく各議案の承認、また報告を行うことができました。総会を行うにあたり、ご協力いただきました運営方をはじめ、メンバーの皆様ありがとうございました。今回は委員会周りの際に、委任状の回収は行いませんでしたが提出率の低下がみられましたので、委任状の意義を周知徹底させることは今後も大切だと思います。1年間、経験も浅く力不足な面が多々ありましたが、支えていただき本当にありがとうございました。 

15正副会議での意見及び対応

16その他(添付資料等)

なし

18. 当日回覧資料

なし

19. 添付ファイル

01.事業収支決算書 

 01-1 12月臨時総会決算報告書201601.xls
 01-2 12月臨時総会請求書.pdf
 01-3 12月臨時総会領収書201601.pdf

02.総会

 02-1 式次第201601.pdf
 02-2 総会タイムテーブル201601.pdf
 02-3 総会レイアウト図201601.pdf

03.懇親会

 03-1 懇親会タイムテーブル201601.pdf
 03-2 懇親会 会場レイアウト.pdf  

04.参考資料  

 04-1 2015年度12月臨時総会議事録201601.doc
 04-2 2015年12月臨時総会出欠表.xls

 

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