4月例会 計画(案)の件

種別:     1月 4日 協議               

委員会名:    ネットワーク活用委員会

担当室長名:   日高 大介         担当室長確認日: 2015年12月29日 

委員長名:    東鶴 真児           委員長確認日: 2015年12月29日 

担当副委員長名: 大城 仁      担当副委員長作成日: 2015年12月29日
             東島 広典
             森山  剛充         

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

・公1 ひとづくり事業

1.事業名

  公益社団法人鹿児島青年会議所 2016年度 4月例会 
地域防災力を高めよう  ~命を守るための知識と備え~

2.事業実施に至った背景

鹿児島では、風水害・火山・地震と自然災害が頻繁に起こる地域であります。近年でも、口永良部島での火山噴火、黒島(三島村)での台風災害があるにもかかわらず、防災に対する意識が全国的に見ても低いことが問題です。まずは、身近に起こりうる災害を再認識して、もっと危機意識をもってもらい、有事の際の対策を講じる必要があります。

 

3.事業目的(対外)

 身近に起こり得る災害を再認識してもらい、防災に対する意識を高めて、自発的に行動してもらうことを目的といたします。

4.事業目的(対内)

 防災についてのメンバーひとり一人が、正しい知識と防災意識をもって、有事の際に地域貢献できる組織となる事を目的とします。

5.事業概要

鹿児島大学地域防災教育研究センター所属講師 と野口たくお氏による
ディスカッション形式の講演会(公開例会)

「研究センター所属講師」

専門的な調査研究の通じた、災害実態、防災対策、復旧・復興支援等の説明。

「野口たくお氏」

市民の立場になって素朴な疑問などを質問していただくコメンテーター役

 

 

6.実施日時

2016年4月26日(火) 19:00~22:00

 

7.実施場所会場 

  城山観光ホテル ルビーホール飛天(5階)  

  19:00~21:30(受付開始18:30)

  鹿児島市新照院町41-1  TEL:099-224-2211

 

8.予算総額 

¥400,000- (詳細は別紙予算書)

 01-1 4月例会事業収支予算書2016.xls

9.参加員数計画ならびに参加推進方法

  【参加員数計画】

  鹿児島JCメンバー      178名

  一般               250名

  合計               428名

 

  【参加推進方法】

【内部】

メンバーへの呼びかけ  

・各委員長、各スタッフによるメンバーへの参加の呼びかけのお願いをします。

・審議通過後、例会・委員会等で案内をさせていただきます。

 【外部】

・メディア関係を通じてPR・広報行います。

・ホームページ、SNSを活用して参加者募集を行います。

・チラシを作成し配布します。

・チラシに二次元コードを張り参加促進につなげます。

・チラシ裏面に参加申込書を作成し事務局へFAXしていただくようにいたします。

・御一人様のお申込みで、最大4名までの登録ができるようにいたします。

・参加者の選定方法については、先着順とし、当選通知をメール又はFAX送信をもって確定とさせていただきます。 

10.外部協力者団体

鹿児島大学地域防災教育研究センター

11.実施組織

公益社団法人鹿児島青年会議所 ネットワーク活用委員会

12.実施までのスケジュール

2016年 1月 4日(月) 1月 正副室長会議

2016年 1月12日(火) 1月 理事会

2016年 2月 1日(月) 2月 正副室長会議

2016年 2月 9日(火) 2月 理事会

2016年 3月 7日(月) 3月 正副室長会議

2016年 3月15日(火) 3月 理事会            【審議】

2016年 4月26日(火) 4月 例会             【実施】

2016年 6月 6日(月) 6月正副室長会議        【報告協議】

2016年 6月14日(火) 6月理事会             【報告審議】 

 

13.前年度よりの引継事項

【計画段階】

〈良かった点〉

一般来場者から入場料頂き、運営費の負担を軽減できました。
今回500円を徴収させて頂きましたが、ヒヤリングの結果としては500円が募集人員の負担にはならなかったと思われます。500円は安いという意見もあり、講師選定次第ではもう少し高額の徴収も可能で、今後の講師例会において講師選択の幅を拡げられたと思います。
→今回は、入場料を頂かない形で、例会を実施致します。

・事前登録者の方には受付整理番号を通知しました。
事前登録の来場者へは受付整理番号を通知し、受付時には番号に沿った場所にて受付をして頂きました。今回は来場者には整理番号とお名前、ご住所を記入していただくようにしましたので、実際の来場者の事後チェック等に有効でした。ただ、整理番号を覚えていない方もおられたので、完全周知は今後の課題です。
→事前登録者の管理は、氏名、住所、連絡先で管理し、当日の受付では氏名を言って頂き受付をして頂く形をとります。

・鹿児島JC全体の事業としてその他委員会からの応援等で巻き込みを図れました。
各委員会から2名以上の応援をいただき、主に受付と会場誘導のお手伝いを頂きました。今回は入場料徴収と多数の一般来場者により、受付や会場混雑が予想されましたので、通常の例会より受付窓口を大幅に増やすことで(15窓口)、スムーズな受付作業ができました。また受付窓口、誘導人員が多かったことで受付への案内・誘導をスムーズに行え、受付の不備がないようにできました。
→東入り口、西入り口両方にメンバーに待機して頂き、一般の方への会場誘導を行います。

・講師に対し万全の配慮を行いました。
今回はメディア等にも露出の多い講師を選定しましたので、常に2名のアテンド担当者を配置し、不測の事態に備えました。大きな問題もなく送迎からお見送りまでスムーズでした。また、鹿児島JCとしてウェルカムフラワーとウェルカムメッセージをお部屋にご用意し、大変喜んでいただけました。
→講師に対して、事前の打ち合わせを行い、かつ、当日の不測の事態がおきても対応できるようにしてまいります

・講師との事前打合せをこまめに行いました。
事務所を通し、例会内容、趣旨、チラシ内容、交通手段、画像使用等の細やかな打合せをメールにて行っておりましたので、例会当日にはスムーズに打合せができました。また事前にご挨拶にも伺っていましたので、本例会の趣旨や目的を十分に理解していただき、素晴らしい内容の講演をいただけました。
→講師と講演内容、講演時間等をしっかりと事前に打ち合わせいたします。

 

〈悪かった点〉

・受付・誘導担当者への事前周知が徹底できていなかった。
各委員会メンバーより2名以上の応援をいただき、受付・誘導のお手伝いをしてもらいましたが、集合時間に遅れてきたメンバーに受付・誘導のマニュアルの徹底ができていませんでした。事前にマニュアルをメーリング等で配布して徹底させる必要があります。また、誘導案内に関しては配置箇所を事前に決めて、一箇所に固まらないようにする必要があります。来場者の方に威圧感や困惑が見られました。
→前年度の反省を踏まえ、各箇所に2名のメンンバーの方に待機していただき、一般の方への会場誘導を行います。

・会場の選定
全体で500名近い動員を達成できましたが、城山観光ホテルの駐車場が700~800台で満車となるため、駐車場の混雑がみられました。もっと大規模な集客を見込む例会の場合は城山観光ホテル以外の会場の選定も視野に入れる必要があります。
→去年より、少ない動員を予定しておりますので、通常、例会を実施する城山観光ホテルにいたしました。

・会場レイアウト
座席を会場両サイドと中央2ヶ所の通路をつくり配置しましたが、一列の座席数が多くなり中央部等に空席ができた場合、後からきた来場者が中に入りづらい配置となってしまいました。細かく通路をつくり、一列の座席数を少なくするなどの工夫が必要です。ただし、車椅子等が通れる広い通路は一ヶ所必要で、今回のように優先座席を確保して対応して下さい。
→去年と同様にして、メンバーによる空席への案内を行います。

・入場料徴収に関すること
今回入場料を徴収するにあたり、受付終了後にチケットを発行して、それを領収証として使用する案でデザイン作成し、審議も通っていました。しかし事務局との打合せの結果、領収証は別途発行するように、税理の指導が入ったとのことで、後日発行の領収証で対応しました。デザインの問題で発行ナンバーやその控え、印影の問題等がありますので、今後は全ての例会で使用できるデザイン等を鹿児島青年会議所として、作成する必要性などがあると思います。
→今回は入場料徴収は行いません。

・募集動員について
メディア等にも露出の多い著名な講師でしたが、最終的に予定していた募集人員(430名)には達しませんでした。もっと多くのメディア等にPR・掲載活動を行うべきでした。しかし、入場料を徴収することで、無料の告知・掲載を断れたメディアもありましたので、事業作成段階で事前に調査して集客が見込めるならば事業費を計上してでもPRする必要があります。特に今後登録料を徴収する例会・事業を実施する場合には、PR費も考慮して登録料を設定する方法も効果的だと思われます。
→防災に対する危機意識を持ってもらい、それらのことを多くの人に普及できるような公開例会にしていくなかで、幅広い世代の方々への募集動員を行ってまいります。

 

【例会】

〈良かった点〉

・委員会メンバーの役割分担をしっかりとしました。
委員会メンバーに各パートでしっかりと責任者と担当者を事前決定して、責任を持って各役割の遂行ができました。
→スタッフによる各役割で例会を設えてまいります。

・タイムスケジュール
講師や各担当者等の事前の打合せがしっかりとできていましたので、ほぼタイムスケジュール通り実施することができました。
→例会終了の遅延がないように、しっかりとタイムスケジュール管理いたします。

・一般来場者のアンケート回収
一般来場者のアンケート回収率は87%とまずまずの回収率となりました。アンケート記入の時間をしっかりと設け、こまめにアナウンスした結果だと思います。
→アンケート内容を工夫し、防災への意識をアンケートを通して把握できるようにし、アンケート回収率を向上させてまいります。

・講師との懇親会
同会場である城山観光ホテルで理事役員及び委員会メンバーで、講師と一緒に懇親会を開催しました。懇親の場を設けたことにより、今後の活動への理解とヒントなど多くをいただけたと思います。
→今回は懇親会は設けておりません。

 

〈悪かった点〉

・JCメンバーのアンケート回収率
JCメンバーのアンケート回収率が非常に悪く43.3%の結果でした。今回は参加したJCメンバーにアンケートを確実に配布するために、受付時に手渡しする方法をとりましたが、途中退出するメンバーも多くアンケートの回収ができていないメンバーも多く見受けられました。アンケート記入のこまめなアナウンスだけでなく、事業検証に最も重要であることを委員会等において周知徹底させる必要があると感じました。今回は入り口が一ヶ所だったため、例会終了後の回収はできていたと思いますが、途中退出するメンバーに対しての回収が今後の課題だと思われます。(途中退出者を減らすことを含め)そこで、各委員会で委員長が取りまとめを行い、後日、回収漏れのあったメンバーのアンケートを回収し提出するようにすることが望ましいと考えます。
→アンケート内容を工夫し、アンケート回収率を向上させていきます。

・優先座席の確保
身体に支障がある方の優先席は最前列に確保していましたが、小さなお子様を連れた来場者が気を使い会場後方で立ち見をされていました。直後に席をご用意しましたが、事前に準備しておく配慮は必要だと思います。
→前年度の工夫を活用し、優先席等の配慮を行います。

・講師との懇親会
理事役員と委員会メンバーで懇親会を開催しましたが、講師を待たせないためにも一部のメンバーには先に講演会終了後すぐに懇親会を開始してもらいました。ただ、会場側との打合せに行き違いがあり、講演会終了時刻と例会終了時刻が混同され、懇親会の会場準備が出来ていませんでした。会場側と詳細打合せが必要です。
→今回は懇親会は設けておりません。

・例会運営に関して
来場者の指摘で、司会のアナウンスの言葉の言い回しの間違いや、国旗の汚れ、また5月の理事会での指摘で趣旨説明は壇上下で行うなど、事前の細やかな運営内容の確認が必要です。
→司会の担当は、事前に司会練習を行当日に望みます。また、一般の方がこられるので会場設営に不備がないように準備致します。

・例会片付け作業について
今回講師との懇親会が控えていたために、例会パートが開始してから委員会メンバーが受付場所などの片付けを行っていましたが、例会パートの出席は義務ですので、委員会メンバーに対しては周知徹底が必要です。
→例会後の懇親会はありませんので、例会終了後に速やかに片付け作業を行います。

・講師の同伴者について
事前の打ち合わせでは、講師の同伴者はいないとのことだったのですが、当日は同伴者が一名いましたので、当日の確認と配慮が必要でした。(講師の塾生が好意で、遠方に出かけるときは持ち回りで同伴するとの事でした。)
→事前に確認をし、同伴者がいた場合は委員会メンバーでの対応をさせて頂きます。

 

14.本年の工夫と期待される効果

【工夫】
例会後のアンケートを、例会開始前に記入できる内容と例会後に記入していただく内容にいたいします。
【効果】
防災に対する意識確認を事前に行い、例会後に防災意識の変化をアンケートを通して知ることができ、またアンケート回収率向上につながると考えます。

【工夫】
事前登録での一般参加者受付を迅速に行えるように、受付と受付集計を当日設け、当日の受付をスムーズに行います。
【効果】 
当日参加者への対応も迅速に行え、時間通りに例会を開会できると考えます。

【地球環境への配慮】

・会場内の地球環境に配慮した空気温度設定を行います。

・会場への車の乗りあわせ、シャトルバスの利用をお願いします。

 

15.事業に対する調査分析ビジョン(将来像)

<調査分析>
東日本大震災の発生以降、全国的に防災意識は高まり、非常用持ち出し袋などの防災用品の備えや、緊急時連絡の方法、災害ダイヤル、避難所の確認など、いつ発生するかわからない災害に対する危機管理に重要性が問われるようになった。
しかし、災害直後は高かった意識も年が立つにつれだんだんと薄れてきており、2014年8月の調査では、【自然災害に対する防災について日頃から意識しているか】という調査に対し、4人に1人は意識していないとの結果があり、特に20代から40代までの半数は日頃意識していないとの結果が見られ、防災意識の低下が見られる。また、【日頃どのような自然災害を意識しているか】の調査においては、全国的に地震、台風、大雨・洪水の3つが上位を占めており、活火山を有する九州の調査でも火山災害の意識は低い。さらに、もし災害が発生した場合、避難するべき【避難所の場所をご存知ですか?】との調査においては63.5%が避難所の名前・場所を知っていると回答しているのに対し、やはり年齢層の若い世代は認知度が低くなっている。※参照07-1 4月例会 参考資料2016.pdf

災害が発生した際に必要になる防災用品の供えについての調査においては東高西低の結果が出ており、東日本大震災の被災地である東北は70%が備えているのに対し、20年前に阪神・淡路大震災が起きた近畿は43%と意識低下が見られ、九州においては実に30%と、かなり意識が低いとの結果となっている。※参照07-2 4月例会 参考資料2016.pdf
そして、【全国の防災力ランキング】では30位の大分が九州最上位で続いて36位福岡、39位佐賀、42位熊本、鹿児島、44位沖縄、46位長崎と九州地方は下位を占めており、九州全体の防災意識の低さをあらわしている。※参照07-3 4月例会 参考資料2016.pdf

わが鹿児島県は活火山桜島を有し、火山災害の懸念もある事や、台風や大雨による災害も頻発しており、他県より高い防災対策意識が必要であると考えます。

<ビジョン>
今回の例会を通して、鹿児島には沢山の災害が起こりうる、起こっていることをあらためて感じてもらうことができ、災害に対しての危機意識が高まることが期待できます。参加して頂いた人には、家族や知人の周りの方達に例会で得たことを話ししてもらうことでの波及効果が期待できます。そのことによって、災害に対しての食料、防災用品の普及が望め、さらには防災訓練等への参加促進に繋がり、地域防災力が高まります。

16.メンバーへの依頼事項

・各委員会のスタッフの方々は例会の趣旨、意義目的をしっかり理解していただき、委員会メンバー全員の巻き込みをお願いします。

・当日は、時間厳守(5分前には着席)と規律ある行動をお願いします。

・服装は、スーツ・ネクタイ着用でお願いします。また、バッジ・ネームプレートを必ずつけるようお願いします。

・例会中の会場の出入りは必要最低限とし、一般参加者の迷惑とならないようにお願いします。

 

17.協議審議のポイント

背景・目的・事業に対する調査・分析・ビジョン

18.正副会議での意見及び対応

 

19.その他(添付資料等)


01.事業収支予算書
  01-1 4月例会事業収支予算書2016.xls
  01-2 4月例会 城山観光ホテルお見積書2016.pdf
  01-3 4月例会 紙資料印刷代見積書2016.pdf
  01-4 4月例会 広告チラシ代2016.pdf
  02.事業内容
  02-1 4月例会 式次第一般用2016.pdf
  02-2 4月例会 式次第メンバー用2016.pdf
  02-3 4月例会 シナリオ2016.pdf
  02-4 4月例会 タイムスケジュール2016.pdf
03.運営内容
  03-1 4月例会 委員会役割分担表 2016.pdf
  03ー2 4月例会 事務局対応マニュアル 2016.pdf
  03ー3 4月例会 会場レイアウト 2016.pdf
  03ー4 4月例会 受付帖フォーム 2016.pdf
  03ー5 4月例会 受付マニュアル 2016.pdf
04.動員計画
  04-1 動員スケジュール4月例会
  04-2 配布先一覧4月例会
  04-3 募集チラシ4月例会
 
05.講師関係資料
  05-1 4月例会 講師プロフィール 2016.pdf
  05-2 4月例会 講師選定理由2016.pdf
  05-3 4月例会 講師補足資料2016.pdf
  05-4 4月例会 研究センター 補足資料.pdf
  
 06.アンケート
  06-1 4月例会 アンケート2016.pdf
 
07.参考資料 
  07-1 4月例会 参考資料2016.pdf
  07-2 4月例会 参考資料2016.pdf
  07-3 4月例会 参考資料2016.pdf

20.当日回覧資料

  なし

21.添付資料
  4月例会 添付資料2016.zip
  

カテゴリ