2016年度 2月例会鹿児島ブロック会長公式訪問例会計画(案)の件

種別:     1月 12日 審議              

委員会名:    ネットワーク活用委員会

担当室長名:   日高 大介      担当室長確認日:      2016年 1月 8日 

委員長名:     東鶴 真児      委員長確認日:        2016年 1月 8日 

担当副委員長名: 大城 仁       担当副委員長作成日:   2016年 1月 8日
             東島 広典
             森山剛充         

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

・他2 JCI・日本JC連携事業

1.事業名

  公益社団法人鹿児島青年会議所 2016年度 2月例会 鹿児島ブロック会長 公式訪問例会

2.事業実施に至った背景

2016年度の活動並びに運動が始まるにあたり、鹿児島ブロック協議会会長の公式訪問という貴重な機会に、日本青年会議所の方向性をメンバーが認識しなければなりません。また、鹿児島ブロック協議会の事業計画、各委員会の事業計画の説明も受けることで、双方との協力・協働出来る活動を確認し、鹿児島ブロック協議会とのつながりを強固なものにしていくことが必要であります。

 

3.事業目的(対外)

 

なし

 

4.事業目的(対内)

鹿児島JCメンバーが、日本JC、九州地区協議会、鹿児島ブロック協議会の2016年度の方向性を認識することにより、出向に対して魅力を感じて行動してもらえる事と、鹿児島JCと鹿児島ブロック協議会との連携を深める事を目的とします。 

 

5.事業概要

  鹿児島ブロック協議会会長を招いての公式訪問例会

 

6.実施日時

 

2016年2月23日(火) 19:00~22:00

 

7.実施場所・会場

 

  城山観光ホテル パールホール天平(例会会場)  19:00~20:45(受付開始18:30)

 

             ルビーホール飛天(懇親会会場) 20:55~22:00

 

  鹿児島市新照院町41-1  TEL:099-224-2211

 

8.予算総額

 

¥126,000- (詳細は別紙予算書)

01-1 2月例会事業収支予算書2016.xlsx

9.参加員数計画ならびに参加推進方法

 【参加員数計画】

  鹿児島JCメンバー      17

  他LOMメンバー        69名

  合計              24

  *他LOMメンバーは2015年度2月例会の実績を参照

奄美大島JC     2名   

鹿屋JC      16名  

川内JC       8名  

指宿JC       7名  

さつま出水JC    6名  

串木野JC      2名   

枕崎JC       4名  

新大隅JC      2名   

阿久根JC      4名  

南さつまJC    13名  

霧島JC       1名   

屋久島JC      4名   

 *各LOM参加予定人数結果 参考資料参照  08.2月例会参考資料.pdf

  【参加推進方法】

鹿児島JCメンバー  

・各委員長、各スタッフによるメンバーへの参加の呼びかけのお願いをします。

・星取表を作成し、出席者数の確認を随時行い、各委員会への参加推進のお願をします。

・2月委員会時に例会の趣旨を説明し参加を促します。

 

他LOMメンバー

・各LOMには、案内文を送り、後日専務理事に連絡をして出欠、または参加人数の確認をとります。

 

10.外部協力者・団体

  公益社団法人日本青年会議所 九州地区 鹿児島ブロック協議会

11.実施組織

  公益社団法人鹿児島青年会議所 ネットワーク活用委員会

12.実施までのスケジュール

2015年11月 2日(月) 第2回正副室長予定者会議

2015年11月 3日(火) 11月常任理事会

2015年11月 9日(月) 第2回理事予定者会議

2015年11月10日(火) 11月理事会  

2015年11月30日(月) 第3回正副室長予定者会議

2015年11月30日(月) 第3回理事予定者会議

2015年12月 1日(火) 12月常任理事会

2015年12月 1日(火) 12月理事会  

2016年 1月 4日(月) 正副室長会議

2016年 1月12日(火) 1月理事会          【審議】

2016年 2月23日(火) 2月例会       【実施】

2016年 4月 4日(月) 4月正副室長会議 【報告協議】

2016年 4月12日(火) 4月理事会     【報告審議】 

 

13.前年度よりの引継事項

【計画段階】

・本年度は、出席の星取表を作り、実施前に全メンバーの声掛けを行うことで、出席率が昨年の63%から今年68%と少し上昇しました。次年度も星取表を作り、全メンバーへの声掛けを行うことで、さらに参加の促進を行う必要があります。

→星取表作成による参加促進をはかり、各委員会への連絡を各スタッフ間で行い、更なる参加促進をはかっていきます。

・他LOMの人数把握の際、前日・当日での変更が数件あったので、それを見越した準備が必要です。

→過去の資料を参考にし、人数の変更等に対応していきます。

・本年度も他LOM開催のブロック協議会の訪問例会に出席し、ブロック協議会運営専務と打ち合わせを行う事で、ブロックアワーの変更点や流れをしっかり把握することが出来ました。今後も行う必要があります。また、その年によってブロック協議会のブロックアワーの流れが変わりますので、審議後もしっかりと式次第・スケジュール等に反映させる必要があります。

→ブロック協議会と綿密に打ち合わせを行い、タイムスケジュールに合わせて式進行を行っていきます。

・本年度も霧島青年会議所は急遽理事会と重なってしまい、霧島青年会議所のみ出席数が少ない結果となりました。今後は事前に各地会員会議所の専務理事と事前に再度、確認をとる必要があります。

→全LOM理事長の参加ならびにメンバーの参加をはかるために、事前に各LOMのスケジュールを把握し、日程案内を行ってまいります。

 

【例会】

・例会会場の外から、話し声や笑い声等が漏れて聞こえたことがあったので、注意する必要があります。

→例会会場の設えをきちんと行い、途中退出や会場外での雑談等がないような準備を行います。

・例会でのブロック役員の席が目一杯でした。また1列であったため、会場の後ろ側までに至ってしまいました。今後はブロック役員席を2列にする必要があります。

→ブロック役員数をきちんと把握し、会場の調査を行い、対応していきます。

・例会の席図において、6名掛けを3列で配置いたしましたが、今後はブロック役員席を2列にすることや空席等を鑑みて、一番左の列(役員・常任席側)を3名掛けにする必要があります。

→前年度の引き継ぎ事項をしっかり反映し、席図を作成していきます。

・会場の後ろ側に予定参加人数以上の無駄な席があり、遅れて参加された人がそこに座るなどしたことにより、空席が目立つ結果となりました。今後は例会席図レイアウトを予定人数に応じて作成する必要があります。

→予定人数を早めに把握し、空席をなくすように心がけ、また当日は遅れてきた人への席への誘導を行ってまいります。

・例会の際、委員長・議長以下のメンバーは区別なく前の席から詰めて座るように案内いたしましたが、多くのメンバーが躊躇していました。もし、今後行う際は、委員長・議長の皆様に事前に案内して、当日円滑に誘導できるようにする必要があります。

→例会でありますので、各委員会ごとに座ってもらうように席図を作成致します。

・例会の時間が長引いてしまいました。事前に演者へタイムラップを伝える必要があります。またタイムキーパーを今年度も設けました。時間調整等しっかりと行い、イレギュラーに対応するためにも次年度も行う必要があります。

→ブロックアワーの内容変更があることを想定し、演者の方に持ち時間をきちんと伝えていきます。当日はタイムキーパーを設けて、時間調整を行ってまいります。

・本年度もアンケートを実施致しました。結果分析に役立ったので今後も必要と思います。ただ回収率が参加120名に関しまして、63名の53%という低い数字でしたので、アンケートの記載に関しましては、今後事前に案内と、当日のアンケート回収の際にも、声掛けをする必要があります。

→アンケート記載時間を設けその間は、委員会メンバーで会場内での声掛けをし促します。回収については出口にて行うことにより回収漏れがないようにします。

 ・式次第の裏にメモ紙を準備いたしました。今後も各ブロック委員会名のメモをすることによって、出向に対しての意欲を高める必要があると思います。

→メモ用紙ついては、各自準備してもらうように連絡いたします。

 

【懇親会】

・例会から懇親会の移動の際、移動を促す声かけを行いましたが、全ての出席者へ伝えるのに時間がかかり、結果、懇親会の開始が少し遅れました。今後はタイムスケジュールに「懇親会の開始時間の伝達」を加えて、出席者全員に周知させる必要があります。

→例会から懇親会への移動をスムーズに行うために、委員会メンバーによる会場入り口での声かけを行ってまいります。

・懇親会の席図でブロック役員、各LOMの理事の皆様は席札を作ってテーブルに置きました。次年度も席札の必要があります。

→懇親会の席には席図を設けて、スムーズなテーブル移動を促していき、懇親会進行を行ってまいります。

・本年度も当日急遽出席するメンバーもいました。受付時に名刺をいただいて領収書作成や集計をする必要があります。

→急遽出席者への対応をきちんと行い、また、欠席者への対応も行い、座席の確保、または、集計等もきちんと行ってまいります。

・懇親会での座席はくじ引きを用いました。多くの他LOMメンバーと交流が図れる機会の一つとなったため、今後も行うと良いと思います。

→今回はくじ引きでの席次決めは行いませんが、各委員会のテーブルに他LOMメンバーの席を設けて懇親を図っていただきます。

14.本年の工夫と期待される効果

【工夫】
各委員長へ、2月委員会前にブロ長公式訪問の意義目的、さらには日本青年会議所、鹿児島ブロック協議会の方向性を知ることの出来る貴重な機会なる旨を伝え、委員会時にメンバーへの周知徹底をお願いし出席意欲を促します。

【効果】
出席率の向上につながり、沢山のメンバーがブロック会長の話しを直に聞けて、より出向に興味を持ってもらえるメンバーが増えます。

【工夫】
本年度は、地区大会も県内で開催される貴重な機会であることをメンバーに伝え、出向への意欲を促進させていきます。

【効果】
出向者が増えることで地区大会、ブロック大会の参画するメンバーが増え、JCI ASPAC大会の誘致獲得を目指してる鹿児島JCをPRでき、今後の運動に理解を得られます。さらに、ブロック、地区を巻き込んだ誘致活動が行えると考えます。

 

【地球環境への配慮】

・会場内の地球環境に配慮した空気温度設定を行います。

・会場への車の乗りあわせをお願いします。

 

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

<調査分析>
過去鹿児島ブロック協議会出席率               過去出向者数
                                日本    九州地区    ブロック
2008年 233名中174名   出席率74.6%    24名    18名     59名
2009年 224名中145名   出席率64.7%    14名    24名     26名
2010年 221名中161名   出席率72.0%    14名    15名     38名
2011年 220名中147名   出席率66.8%     4名    14名     24名
2012年 216名中151名   出席率71.0%    13名    15名     48名
2013年 218名中140名   出席率64.2%    23名    15名     46名
2014年 197名中121名   出席率61.4%    15名    13名     45名
2015年 177名中120名   出席率67.7%    23名    11名     59名

 

 調査の結果、2015年度は出席率が多少改善いたしましたが、依然低い数値です。ブッロク会長公式訪問例会の意義と出向に対する情報を得る重要な機会であることを強く広く伝える必要があります。また、2015年に改善したことについては、JCI ASPAC大会誘致の件もあり少しずつではありますが、出向への意識が変わってきているものが要因のひとつと考えられます。
また、本年度は地区大会が鹿屋で開催されることで、ブロック・地区ともに鹿児島全体を大きくPRできる年でありますので、LOMメンバーをはじめ、鹿児島13LOM全体で取り組むことができる機会だと考え、今回の公式訪問例会は、今まで以上にメンバー一人一人の意識が高まるのではないかと考えます。

 

<ビジョン>

この例会を通して日本JCの方向性を認識することにより、今後の運動活動に活かすことができます。鹿児島県内で開催されるブロック大会と地区大会に参画し、鹿児島JCメンバー含め、鹿児島13LOM全体の意識向上を図ることができます。それにより、JCI ASPAC大会開催を目指している鹿児島JCが鹿児島ブロック協議会、各会員会議所とのつながりをさらに強化することによって、世界に誇れる鹿児島を描くことにつながると確信いたします。

16.メンバーへの依頼事項

・各委員会のスタッフの方々は例会の趣旨、意義目的をしっかり理解していただき、委員会メンバー全員の巻き込みをお願いします。

・当日は、時間厳守(5分前には着席)と規律ある行動をお願いします。

・服装は、スーツ・ネクタイ着用でお願いします。また、バッジ・ネームプレートを必ずつけるようお願いします。

・例会中の会場の出入りは必要最低限とし、集中して受けていただくように各委員会で周知徹底をお願いします。

 

17.協議・審議のポイント

  背景・目的・事業全般

18.正副会議での意見及び対応

【1月正副室長会議】

・例会、懇親会のレイアウト=ブースがあるが削除
→削除致しました。

・懇親会の会場レイアウトを見ると全員が着席できるのか不安。修正を。
→各委員会のテーブルを増やしました。

・13LOMへの理事長へのあいさつ文は一般、公社をしっかりと確認を
→作成時に都度確認をするようにいたします。

・LOM役職と出向先を同時に記載するならば、もっと分かりやすい表記を。
→案内文記入欄の上に記入例を追記しわかりやすようにいたしました。

・ビジョン=その活かすことの機会を~の文章の精査を
→再考し修正致しました。

・JCI ASPACはスペースが必要。統一を
→修正致しました。

・ビジョンの末尾は必ず「世界に誇れる鹿児島を描く」事につながると統一を
→前文を修正し追記致しました。

・専務の名前が間違っているので修正を
→修正致しました。

・アルファベットは大文字記載で統一(LOM等)
→修正致しました。

【第3回理事予定者会議】

 

・参加員数見直しを、過去の実績だけではなく計画をお願いします。
→各LOMの専務理事に連絡を取り、2月例会の案内とともに、予定参加人数の取りまとめました。つきましては参考資料にて添付しています。

 

・添付名を事業内容を入れてください。

→添付名に「2月例会」付け加え、添付資料が重複しないようにいたしました。

 

 ・目的を達成するための工夫を考えてください。

→各委員会のテーブルに他LOMメンバーの席を設けて懇親が図れるようにいたしました。

 

・ビジョンの中の「生かす」を「活かす」に直してください。
→修正いたしました。

 

 

【第3回正副室長会議】

【第2回正副室長予定者会議】
・対内目的=ブロ長からの日本、地区、ブロックの方向性を確認することを記載してください。
→「日本、九州地区、鹿児島ブロックの2016年度の方向性を認識すること」を追記いたしました。

【第2回理事予定者会議】

・背景、目的=鹿児島ブロック協議会、鹿児島ブロックの表記の統一をしてください。
→「鹿児島ブロック協議会」で統一致しました。

・ブロック協議会の運営専務との打ち合わせをしてください。
→運営専務と連絡をとり、日程等を伝えてあります。今後も密に連絡をとります。

・式次第は配布するのですか?配布するのであれば、予算書の中に印刷代が含まれていない。
→式次第、アンケート用紙を準備いたしますので、予算書に計上いたします。

・調査分析が的を得ていない。なぜ2月にブロ長公式訪問をするかの意味、例年の公式訪問の記録をしっかりと読んでください。
→過去の記録をさらに読み込み、公式訪問の意義ならびに必要性を確認し、調査分析を精査いたしました。

・ブロックの運営専務とは日程の調整等、即時連絡をとってください。
→引き続き連絡をとり、変更等があれば随時連絡し対応いたします。

・出向に対する調査を進めて欲しい。担当委員会として、しっかりとした理解をもって全メンバーに伝えて欲しい 。
→担当委員会として、出向並びに公式訪問の重要性を理解し例会を通して、全メンバーに出向の目的ならびに
意義を伝えてまいります。

19.その他(添付資料等)


01.事業収支予算書
  01-1 2月例会事業収支予算書2016.xlsx
  01-2 2月例会城山観光ホテル見積書.pdf
  01-3 2月例会紙資料見積書.pdf
  02.案内文
  02-1 2月例会案内文(13LOM理事長)2016.pdf
  02-2 2月例会案内文(ブロック役員)2016.pdf
  02-3 2月例会 名簿2016年度13LOM理事長2016.pdf
03.例会次第・タイムスケジュール
  03. 2月例会例会次第・タイムスケジュール.doc2016.pdf
04.例会会場レイアウト
  04.2月例会会場レイアウト2016.pdf
05.懇親会次第・タイムスケジュール
  05.2月例会懇親会次第・タイムスケジュール2016.pdf
06.懇親会会場レイアウト
  06. 2月例会懇親会会場レイアウト2016.pdf
07.アンケート
  07.2月例会アンケート 2016.pdf
08.参考資料
  08.2月例会参考資料.pdf

 

20.当日回覧資料

  なし

21.添付資料
   2月例会 添付資料2016.zip

 

 

 

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