2016年度 委員会スタッフ研修計画(案)の件

議案名:2016年度 委員会スタッフ研修計画(案)の件

会議名:10月理事会

種別:10月13日 審議

委員会名:正副

担当室長名:2016年度専務理事予定者 木下慎吾  担当室長確認日:2015年10月9日

委員長名:2016年度常務理事予定者 木下省一朗  委員長確認日:2015年10月9日

担当副委員長名:なし                     担当副委員長作成日:なし

 

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

    (指定なし)

1.事業名

2016年度 委員会スタッフ研修計画(案)の件

2.事業実施に至る背景

各委員会のスタッフには、委員会運営をする上で守らなければならないルールや役割があります。今後の委員会運営を円滑に行うために、予定者段階でルールや役割を理解し、しっかりと自覚を持って職務を遂行することが必要と考え、本研修を計画いたしました。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

2016年度の委員会スタッフが、委員会を運営する上で、必要なルール・役割を理解し、自覚を持って頂くことを目的とします。

5.事業内容

・正副役員予定者による各スタッフの役割・責務に関する講義

・スタッフの心構えについて

 委員会・例会への出席義務や委員長を補佐するスタッフへの考え方

 委員会を運営していくために必要なルール・期日を守るという認識

・各役割について(役割毎のブースにて)   

 会員拡大推進担当副委員長  会員拡大担当推進副委員長の役割・責務 

 事業運営支援担当副委員長  事業運営支援担当副委員長の役割・責務

 財政規則審査担当副委員長  財政規則審査担当副委員長の役割・責務

 運営幹事  運営幹事の役割、運営のルール(エントリーボード・メーリングなど)

 会計幹事  会計幹事の役割、審査会議の説明

 会員拡大推進担当  拡大推進担当の役割、拡大について

 出向支援担当  出向支援担当の役割

 なお、各ブースにて今後各スタッフがどのような会議体に参加するという説明もしていただきます。

 ※事業内容においては、予定者は割愛させていただいております。

≪事前課題≫

 ○委員会別討議シートの作成

 各委員会において、事前にスタッフミーティングを開催し、委員会別討議シートを作成していただきます。作成したシートは担当室長がとりまとめて10月19日までに木下(省)常務理事予定者へ提出いただきます。(メールにて提出(info@kajika.co.jp))

6.実施日時

2015年10月21日(水)

研 修 18:00~20:15(17:30受付開始)

懇親会 20:25~22:00

7.実施場所・会場

ジェイドガーデンパレス 4F 飛翔(懇親会場:孔雀)

鹿児島市上荒田町19-1  TEL:099-257-1211

8.予算総額(詳細は別紙予算書)

¥52,000-(2015年度会計より支出)

9.参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数】※予定者表記は割愛

2016年度理事       19名

2016年度直前理事長    1名

2016年度顧問        1名

2016年度監事        4名

2016年度委員会スタッフ 56名

(8委員会×7名)

    合   計          81名

【参加推進法】

10月14日に案内文をメール配信し、エントリーボードを立ち上げます。本研修の重要性を室長及び委員長予定者に十分に理解してもらい、各スタッフへ呼びかけていただきます。

【未受講者対応】

スタッフ研修未受講の方は、特別課題提出。

※木下常務より、メール配信にて特別課題の指示があるので、10月28日(水)までに課題を済ませて返信する。理解が薄いと思われるスタッフには委員長同伴にて個別指導を行います。

10.外部協力者・団体

なし

11.実施組織

2016年度専務理事予定者、常務理事予定者、室長予定者

2016年度LOM活性化委員会

12.実施までのスケジュール

2015年 9月 1日(火) 2015年度 9月常任理事会

2015年 9月 8日(火) 2015年度 9月理事会

2015年10月 5日(月) 2016年度 第1回正副室長予定者会議

2015年10月 6日(火) 2015年度 10月常任理事会

2015年10月12日(月) 2016年度 第1回理事予定者会議

2015年10月13日(火) 2015年度 10月理事会【審議】

2015年10月14日(水) 案内文及び委員会別討議シートをメール配信、エントリーボード立ち上げ

2015年10月17日(土) 各委員会スタッフ出欠取りまとめ期限

 各講師担当者においては、説明資料事前提出日(専務理事及び各担当副理事長へ)

2015年10月19日(月) 事前課題:討議シートを提出

 専務理事、各担当副理事長予定者からの承認のもと、室長予定者は常務予定者へ説明資料を提出

2015年10月21日(水) 2016年度委員会スタッフ研修

2015年11月30日(月) 2016年度 第3回正副室長予定者会議 報告上程

2015年11月30日(月) 2016年度 第3回理事予定者会議 報告上程

2015年12月 1日(火) 2015年度 12月常任理事会 報告上程

2015年12月 1日(火) 2015年度 12月理事会 報告【審議】

13.前年度よりの引継事項

(2015年度委員会・グループ・会議スタッフ研修)

【問題点】

・各講師のテーブルでの説明において、パソコンでの説明を行いましたが、テーブルのレイアウトの配置が悪く、見えにくいということがありました。

【改善案】

・各講師のテーブルでのレイアウトを机形式にて変更して再考するか、講師の説明ブースをしっかりと構築すると効果的です。

→レイアウトを検討し、効果的になるよう検討いたします。

【問題点】

・各講師の説明時間配分がばらばらで、早めに終わった講師は復習の時間にあてていました。

【改善案】

・しっかりと講師と打ち合わせを行い、別日を設けて講師とリハーサルもすることで改善されると考えます。

→説明内容に加えて、時間配分についても、しっかりと打合せを行います。

【問題点】

・研修に重点を置きすぎたこともあり、懇親会にまで細かい配慮ができませんでした。

【改善案】

・懇親会に関してもリハーサルを行い、会員研修委員会と打ち合わせすることが必要です。

→担当委員会との打合せをしっかりと行います。

【良かった点】

・会場設営を会員研修委員会にお願い致しました。練習もかねて来ていただいたメンバーの方もいらっしゃって、運営側としても助かる面、委員会のメンバーの勉強の場としても今後とも引き続いてお願いした方がいいと考えます。

・本年度より、各スタッフへアンケートをさせていただきました。いろいろな考えや今後の活動に対して、工夫したほうがいい部分など率直な意見を吸い上げることが出来ますので、今後もその年の方向性に沿ったアンケートを取ることがいいと考えます。

【注意事項】

・委員長から研修への参加しか伝えられてないという方がいらっしゃいました。懇親会費を払って、少ししか参加できない方もおられました。次年度のスタッフが一同に顔を合わせる貴重な機会なので、懇親会への積極的な参加も次年度は促してください。

・JCバッチ、ネーム、ネクタイについては基本です。忘れないように徹底して下さい。

・運営方はシナリオを準備したうえで、しっかりとリハーサルを行ってください。

・今回は各スタッフ役割毎のブースに分けて講義を行ったことが他の委員会の同役割の方々との繋がりにもなったようです。ただ、この形式の場合他の役割に関する知識が薄くなるというデメリットもあるのでよく考慮して企画してください。

・この研修会においては、代理出席は意味を持たないので、補講もしくは別でヒアリングを行うなどの手段で本人にしっかりと本研修の意義を伝えてください。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

・使用する会場内の空調機の設定温度は、地球環境に留意して決定します。

・参加者には車の乗り合わせをするよう案内します。

・紙資料は両面コピーで作成します。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【調査】

本研修は、各委員会スタッフが、委員長とともに委員会を運営する上で必要なルールや心構えを身に付けて頂くこと、そして、理事長所信の実現の為にも各スタッフが役割を理解し、次年度の方向性を共有することを目的としてこれまで行ってきました。

【分析】

2016年度は組織体制、理事長所信など、これまでのスタッフとしての役割から新しくなった部分があります。スタッフ未経験者・経験者は引き継ぎ事項も含め、本研修を通して2016年度の役割を把握し、今後も学んでいく必要があります。

【ビジョン】

予定者の段階で、委員会スタッフに対して研修を行うことにより、各々の役割の理解と責任が芽生えます。それは、2016年度組織体制に対して能動的に運動・活動できる人材が多く生み出され、今後の鹿児島青年会議所の活性化につながります。

16.メンバーへの依頼事項

・開始10分前の時点で対象者全員が揃った状態でお願いします。

・研修の講師は、2016年度室長予定者にお願いします。

・スタッフ研修終了後に懇親会を計画していますので、引き続きの出席をお願い致します。また懇親会費に関しましては、受付をご準備しておりますので、各委員会の会計幹事が取りまとめてお支払いください。なお、エントリーボードも立ち上げますので、懇親会出欠まで必ず期日までに登録をお願い致します。

・委員会別討議シートは、事前にスタッフ会議を開催し、作成してください。また、10月19日には提出をお願い致します。

 

17.協議・審議のポイント

事業全般

18.正副会議での意見及び対応

【第1回正副室長予定者会議】

・講師講習依頼の中で室長の担当があるが、室長だけで対応できるでしょうか。検討をお願いします。

 →講師講習概要依頼及びタイムスケジュールへ担当者を記載いたしました。室長の皆様へは各担当への説明を行っていただきます。

・各担当に分かれて行う際の会場レイアウトにおいて、しっかりと見える、聞ける状態で受講できるよう、検討をお願いします。

→各担当テーブルの配置を出来るだけ離し、一部パーテーションで区切るようにいたします。また、パソコンについては、2台使用することで対応いたします。

・タイムスケジュールの演者を記載しておいてください。

→記載いたしました。

・式次第のクリードが和訳になっているので修正をお願いします。

→JCI綱領朗読に修正いたしました。

・欠席者対応において、「基準を満たさない」ではなく、理解度の低いという表現の方がいいと思いますので、修正をお願いします。

→修正いたしました。

・開始時刻が18時からとなっているが、遅刻者が多くなのではないかと懸念されます。時間の再検討をお願いいたします。

→これまでの研修も18時開始となっている意味合いを加味し、18時開始で開催いたします。事前案内を早めに行い、参加者には遅刻のないよう、ご対応、ご調整いただくようにいたします。また、なぜ18時開始なのかという部分もご理解いただくようにいたします。

【9月理事会】

・なし

【9月常任理事会】

・予算書の明細と印刷枚数内訳は理事研修のものなので修正をお願いします。

→スタッフ研修の内容に修正いたしました。

19.その他(添付資料等)

01.事業収支予算書

 01-1.事業収支予算書

 01-2.ジェイドガーデンパレス会場見積書

02. 会場レイアウト

03. タイムスケジュール

04. 案内文

05. 委員会別討議シート

06. アンケート(各担当別)

07. 講師講習概要依頼

2016年度委員会スタッフ研修資料

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