公益社団法人鹿児島青年会議所12月臨時総会(案)の件

事業計画書 /10月理事会

会議名 10月理事会   

種 別:10月13日 協議   

委員会名:総務委員会

担当室長名:黒川晋太郎            担当室長確認日:2015年10月9

委員長名:清水聖子               担当委員長確認日:2015年10月9日

担当副委員長名:伊地知弘幸 船附恵     担当副委員長作成日:2015年10月9日

 

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

なし

.  事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2015年度12月臨時総会

.  事業実施に至る背景

公益社団法人鹿児島青年会議所が2015年度の収支決算を2016年度通常総会にて報告することを踏まえ、2015年12月時点において本年度に計画・実施した事業予算に対し補正予算を組み、会員の承認を得る必要があります。また定款第30条第3項に基づき、12月において臨時総会を開催する必要があることから、本事業を計画致しました。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

公益社団法人鹿児島青年会議所が12月臨時総会において、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的とします。

5.事業内容

公益社団法人鹿児島青年会議所 2015年度12月臨時総会

  下記の議題について承認を得るために総会を開催します。

 

議題

 (審議事項)

第1号議案 議事録署名人に関する件

第2号議案 2015年度8月臨時総会議事録承認の件

第3号議案 2015年度収支補正予算(案)の件

第4号議案 2016年度監事選任の件

第5号議案 2016年度事業計画(案)の件

第6号議案 2016年度収支予算(案)の件

第7号議案 その他

 (報告事項)

1. 2015年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

2. 2016年度登録料等分担金収支予算(案)の件

3. その他

 

6.実施日時

平成27年12月15日(火曜日)

18時30分~ 受付開始

19時00分~20時15分 12月臨時総会

20時30分~22時00分 懇親会

 

7.実施場所・会場

8月臨時総会会場 城山観光ホテル 飛天の間(5階)

懇親会会場 城山観光ホテル 鳳凰の間(2階)

  鹿児島市新照院町41-1

  TEL:099-224-2211

 

8.予算総額(詳細は別紙予算書

¥42,750―

 

9.参加員数計画並びに参加推進方法

現役メンバー  :203名(新入会員含む)  

JCシニア    :10名(過去3年間の平均から)

合計       :213

【出席率】・・・2015年度8月臨時総会51.9%/2015年度通常総会60.5%/2014年度12月臨時総会54.4%/2014年8月臨時総会70.4%

【委任状返信率】・・・2015年度8月臨時総会72.3%/2015年度通常総会84.4%/2014年度12月臨時総会84.5%/2014年8月臨時総会71.9%

<現役メンバー>

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行います。また懇親会の出欠はエントリーボードで確認します。

・各委員長・議長・グループ長から、メンバー全員に向けて、【総会の重要性や意義、開催日時、開催場所、12月臨時総会の返信ハガキ・委任状の記載方法、重要性】を伝えていただきます。また、12月の委員会時に各委員会を廻り、総務委員会メンバーから総会の案内を致します。

・委任状に関しては各委員長・議長・グループ長の皆様に星取表の配信をもとに回収率を把握していただき、委員会・議会・グループごとに周知、回収をしていただくように致します。

 <シニア>

・案内状をFAXにて発送してシニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないます。

・現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くようにお願いを致します。

10.外部協力者・団体

なし


11.実施組織

総務委員会

 

12.実施スケジュール

09月01日(火)9月常任理事会  

09月08日(火)9月理事会   協議

10月06日(火)10月常任理事会  

10月13日(火)10月理事会   協議

11月03日(火)11月常任理事会  

11月10日(火)11月理事会   審議

11月20日(金)案内文発送

12月04日(金)はがき締切

12月15日(火)12月臨時総会  実施

1月05日(火)1月常任理事会

1月12日(火)1月理事会  報告審議

 

13.前年度よりの引継事項

【2015年度8月臨時総会】

・当初報告事項として上がっていた監事選任報告が12月臨時総会に回りました。こうした議案や報告事項の当日の変更もありますので運営方と密に報連相を行ってください。

→運営方と密に報連相を行い、議案・報告事項など変更にも柔軟に対処します。

・今回2回の委員会廻りと記載例も提示しましたが、ハガキを出さない委員会・メンバーなど効果が見られなかったため、委任状に関しては今後は星取表の配信をもとに各委員長・議長・グループ長の皆様に回収率を把握していただき、周知・回収をしていただくように致します。

→ハガキ・委任状の星取表を各委員長・議長・グループ長へ配信し、各々で周知、回収を行っていただきます。委員会廻りは総会に関して案内をいたします。

=総会=

〈良かった点〉

・インカムの台数を増やしたことで会場内のコンタクトがスムーズにとれました。

→委員長・副委員長2人・シニアアテンド・会場内誘導・懇親会で使用することで連絡がスムーズに行えました。

・前日のリハーサル、早めの集合で細かい打ち合わせができたので、委員会メンバーの意思の統一がはかれました。

→前日の総会リハでシナリオ作成・役割分担が行え、早めの集合で改めての確認が行えました。

・当日リハーサルで細かいところまで役割分担を確認できたので、役割を各自がより把握できた。

→当日のリハで、前日不参加のメンバーの役割の確認も行えるためスムーズな運営が行えました。

〈悪かった点〉

・台風のため開催の可否に関する問い合わせがありました。開催については理事メールで配信しておりましたが、メンバー全員での周知が必要です。

→メールの転送の遅れや、確認不足も考えられますが、事務局・運営方・総務と連携を取り合い、より早めの周知を心がけます。

・委任状の回収に関して、記載方法に不備があるメンバーがいました。より周知の精度を上げるべきと考えます。 

→委員会廻りでの説明不足もあったかと思います。メンバー全員が同じ説明、質疑応答を行えるように致します。

=懇親会=

〈良かった点〉

・司会を2名配置することでスムーズに進行が出来ました。

→2名配置し、スムーズな進行を行います。

・シニアアテンド係を決めていたことで、一人ずつ丁寧に席まで案内できました。

→アテンドに限らず、役割分担をしっかりと決めていきます。

・当日のシニア・メンバーの参加状況に応じて、上座のテーブルの配置、席順を柔軟に対応しました。 

→シニア・JCメンバーの出席により席の変動があるので今回も柔軟に対応するように致します。

〈悪かった点〉

・バッジ授与式の際の理事長・新入会員会長の立ち位置について事前打ち合わせと食い違いがありました。確実なアテンドが必要でした。

→今回は授与式はありませんが、ステージでの立ち位置のアテンドを徹底致します。

・テーブルが丸々空いているところができてしまったので、委員会ごとの席順にこだわらず、空いた席ができないようすべきでした。

→着座の際に委員会ごとに声掛けをし、移動して頂く事も含め対応致します。

=2014年度12月臨時総会=

【良かった点】

・総会前日にリハーサルを行いそれぞれ担当者の動きを確認したことで、当日は円滑に進行できました。

→例年どおり、前日にリハーサルを行います。

・委員会メンバーに紙資料を用いて明確に役割を割り振ることで円滑な総会の進行ができました。

→役割分担表の作成をし、紙資料も使い、メンバーに周知致します。

【悪かった点】

・委任状回収の際、総会への意義・目的をメンバーにお伝えしたつもりでしたが、出席者数の増加には繋がりませんでした。

→委任状回収の際にはいないメンバーのことを考慮し、各委員長・議長・グループ長を通じても意義目的の通達の徹底および、出席の徹底を呼びかけます。

・議事録承認の際、ワイヤレスマイクを署名人の席へ準備していませんでした。指摘を受け、早急に準備しました。

→城山観光ホテルと密な連携をとり、準備致します。

・出席確認の取れていないシニアの出席がありました。上座空席へ案内致しましたが、準備に手間取りました。

→懇親会を含め、上座席にも余裕を設けて、シニアの急な出席にも対応できるようにします。

・演者、タイムスケジュール等を前日と当日に変更した部分がありました。事前確認を行うべきでした。

→変更がありそうな部分については事務局、運営方の皆様に早めに確認し、委員会内で情報を共有するように努めます。

=2014年度8月臨時総会= 

・委任状回収まで行いましたが、記載方法の不備により、結果として返信率・回収率の合計は前回より低下しました。記載方法まで詳細に説明し、はがきの返信を呼びかけるべきでした。

→案内状の送付時期を早め、未返信者への呼びかけを各委員会に依頼します。また、事前に各委員長・議長・グループ長に記載方法を説明し、委員会での取りまとめをしていただくようにします。また、記入例を作成し、委員会時に周知します。

・総会前日にリハーサルを行いそれぞれの担当者の動きを確認したことで、当日は円滑に進行できました。

→前日リハーサルで各担当の動きを確認します。

・委員会メンバーに紙資料を用いて明確に役割を割り振ることで円滑な総会の進行が出来ました。

→紙資料を用いて、明確に役割を割り振ります。

・会場入り口にメンバーを配置したことにより、メンバーへの席の案内及びシニアのアテンドがスムーズに出来ました。

→会場入り口にメンバーを配置し、スムーズなアテンドを致します。

=懇親会=

・懇親会時の新入会員バッジ授与式の際、喫煙所にいた為遅れて入場した新入会員メンバーがいました。早期の案内と会場外まで声掛けを行うべきでした。

→懇親会でのバッジ授与は行われませんが、卒会生との連携を取ってまいります。

・懇親会の一本締めをシニアへお願いしていましたが、正確にお伝えしていなかったため、歯切れの悪い終わり方になりました。シニアへの依頼は正確に伝えるべきでした。

→懇親会時に正確にお伝えし、懇親会の中締めを行っていただきます。 

=2015年度通常総会=

【良かった点】
・インカムを使用したことにより、連絡・確認がスムーズに行えました。

→今回もインカムを使用し、連絡をスムーズに行います。

【悪かった点】
当日連携が取れない部分がありました。リハーサルの時間を十分に取るべきでした。

→リハーサルを行い、役割分担に基づき行います。

・「できるだろう、言ったはず」、ではなく、事前のインカムなどでのやりとりで確認・修正をするべきでした。特に、総会会場と懇親会会場の連携がうまく取れなかった部分に関してシミュレーションを行えるようすべきでした。

→インカムを有効活用し、しっかりした運営を行います。報連相、確認を行います。

・懇親会での理事役員紹介で、委員長紹介の時、委員会メンバーも起立・礼のところで委員長だけのアクションになってしまったので、事前周知はもちろんのこと、徹底した声かけが必要でした。

→今回は紹介はありませんが、事前周知は徹底致します。
・上座テーブルへのサーブが遅かったです。他の委員会にも依頼事項で依頼はしていますが、前日にも依頼をすべきでした。

→城山とも連携をとり、早めのサーブを行います。
・シニア紹介の時、出向役員だった方も肩書を紹介すべきと指摘をいただきました。今後しっかり対応していきます。

→肩書は事前に調べ、ご紹介漏れがないように致します。
・ハガキ、委任状を集めることに注力することで、委任状を出していることにより出席率が下がっているのではと懸念されます。今後は委任状に関して委員長等からしっかりとご説明いただき、委任状回収に関しては検討すべきと思われます。

→自然災害の可能性も含め、委任状は必要です。引き続き回収を行います。
・49年度卒会者(翼虎会)の先輩方との連絡をとり、総会への参加も含め、懇親会での謝恩会PRの際にも参加を頂きましたが、参加員数計画には及びませんでした。さらなる声掛けが必要です。

→卒会者代表の方と連絡を取り、声掛け、周知してまいります。

 

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫】2016年度を迎えるにあたり、次年度総務委員会にうまくつなげるためにもリハーサルを必ず行います。

【効果】12月臨時総会の設え・進行がスムーズに行えるようにします。2016年度総務委員会の皆様もリハーサルに参加する機会が増えることで、今後の委員会・総会運営に良い影響を与えることができると考えます。

【地球環境への配慮】

当日は公共交通機関、乗り合わせにてお越しください。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

公益社団法人鹿児島青年会議所の2015年度補正予算の承認を得ること、2016年度への新しい体制を整えること、これらを現役メンバー一同が総会で報告・確認することで、次年度への準備が整います。

 

16.メンバーへの依頼事項

・メンバーは総会出欠確認のハガキ到着次第、速やかに返信をお願いします。(出欠に関わらず委任状欄に必ず署名・捺印)。自然災害・不慮の事故などにより、定足数に影響が出る可能性があります。また、理事長以外の人(委員長など)を代理人として記入してください。

・委任状に関しては各委員長・議長・グループ長の皆様に星取表の配信をもとに回収率を把握いただき、委員会・議会・グループごとに周知、回収をしていただくようお願いたします。

・各委員長・議長・グループ長は、メンバー全員に時間厳守を呼びかけてください。

・各委員長・議長・グループ長は、メンバーに対して12月臨時総会終了後の懇親会会場への移動は速やかにするよう呼びかけてください。

・各委員長・議長・グループ長は、上座テーブル・シニアの先輩方への速やかな料理の配膳および、積極的な名刺交換・応対など目上の人に対して目配り気配りの行き届いた対応をするよう呼びかけてください。

 

17.協議・審議のポイント

背景・目的及び事業の内容 

 

18.正副会議での意見及び対応

10月常任理事会

・総会のタイムテーブルが2016年のものですので、差し替えをお願いします。

→ファイル名が同じだったため上書きされたようです。2015年度のものとして添付しなおしました。

・委任状回収に関しては回収の仕方を8月臨時総会の反省も踏まえ考えてみてください。

→委任状回収に関しては星取表を使い各委員会・議会・グループごとで取りまとめていただきます。

・参加員数計画で、前回・2015年度通常総会・2014年度12月臨時総会・2014年度8月臨時総会の出席率を記載してください。

→参加員数計画に記載いたしました。

【9月理事会】

・総会での委任状の提出の点、わかりやすく記載頂ければと思います。

→依頼部分での記載はあるのですが、よりわかりやすく表記をさせていただきました。

・8月臨時総会の報告がまだ上がってないこともありますが、次回にはしっかりとした形で引き継ぎも載せていただきたいと思います。

→8月臨時総会の報告議案を上げるとともに、そこでの引き継ぎ事項も記載致しました。

【9月常任理事会】

議題は専務理事と調整して整理するようにしてください。

→専務、事務局と調整致します。

・委任状に対しての集め方もこれまでの考え方も含め、8月総会の反省も踏まえ、検討してみてください。

→8月臨時総会前の台風の影響もあり、出席率にかなりの影響が出ました。改めて委任状の重要性が分かりました。今後も同様に委任状の案内を続けていきます。

・工夫でリハーサルを行うとありますが、次年度も含めつながっていくような形で表記した方がいいと思います。

→次年度も含めて繋がるように表記を追記致しました。

・おそらく議案が増えるので、タイムスケジュールには余裕を持たせてください。

→タイムスケジュールを調整し、余裕をもたせました。

19.当日回覧資料

なし

 

20.添付ファイル

01.予算書

01ー1 予算書201510r.xls

01ー2 城山12月臨時総会見積書2015010r.pdf

02.案内状

02ー1 現役案内状201510r.pdf

02ー2 シニア案内状201510r.pdf

02ー3 委任状201510r.pdf

03.総会

03-1 総会式次第201510r.pdf

03-2 2015年度12月臨時総会タイムテーブル201510r.pdf

03ー3 総会レイアウト図201510r.pdf 

04.懇親会

04-1 2015年度12月総会懇親会タイムテーブル201510r.pdf

04-2 懇親会 会場レイアウト201510r.pdf

05.参考資料

05-1 シニア紹介票201510r.pdf

05-2 201512備品チェックリスト.pdf

05-3 総会役割分担表201510r.pdf

05-4.2015年度8月臨時総会議事録201510r.doc

2015年度12月臨時総会添付資料201510r.zip

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