仮会員研修事業計画報告の件

事業報告書/10月理事会

会議名 10月理事会
種別: 10月13日審議
委員会名: 会員研修委員会
担当室長名: 木下慎吾 担当室長確認日 2015年10月9日
委員長名: 鈴木義文 委員長確認日: 2015年10月9日
担当副委員長名: 切原大悟 平田辰久 担当副委員長作成日: 2015年10月9日

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他1 指導力開発事業

1.事業名

仮会員研修事業計画

2.事業実施に至った背景

仮会員とよばれる期間を活用し、私たちと共にJC活動・運動を展開できる正会員になるために、仮会員研修から正会員承認前研修までにいたる仮会員研修事業が必要であると考え、本事業を計画、実施致しました。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

仮会員が、鹿児島青年会議所という組織の中に円滑に溶け込み、また積極的な行動をおこせるJAYCEEとなる基礎作りを目的としました。

5.事業概要

【仮会員研修】仮会員に対し、1泊2日で2008年度会員研修委員会が改訂編集したテキスト『会員研修プログラム 明日のために』及び、日本青年会議所公認プログラムであるVF(VisualFuture)を元に、座学型研修と対話型・体験型研修を織り交ぜた楽しみながら実感できる研修プログラムを構築し、集中的な研修を行いました。

  • 〔開講式〕
  • 〔基調講演〕
    • 1.第1会議 What's JC ~JCとは~
    • 2.第2会議 鹿児島JCと組織論
    • 3.第3会議 組織とリーダーについて
    • 4.第4会議 コミュニケーションの重要性
    • 5.第5会議 集団の意思決定
    • 6.フリートーキング
    • 7.FF法
    • 8.第6会議 PDCAサイクル
    • 9.第7会議 まとめ~明日のために~
  • 〔閉講式〕

【正会員承認前研修】
日本JC公認プログラム「Vision Mission&Values(VMV)」を実施しました。それまでのJC活動も踏まえたうえで、VMVを受講することで新しい「気づき」をつかんでもらい、積極的な活動を行うJAYCEEを目指しました。

1.Vision Mission&Values(VMV)
          講師:公益社団法人鹿児島青年会議所 シニアクラブ
                    宮内 尚起先輩(ヘッドトレーナー)

2.面接(会員拡大委員会にて実施)

【補講・未受講】
仮会員研修会の補講は、厳格な環境の中で本講と同等な研修を行いました。補講まで受講できなかった仮会員は、本講時に撮影したDVDを利用して、ビデオ学習をしていただきました。その際に、会議内容に沿った質問事項と会議を視聴したレポート(各会議400字 総数2,800字程度)を6月末日迄に提出していただきました。

正会員承認前研修の補講は翌日に行いました。補講も受講ができなかった仮会員には、『JCの目的』をテーマに800字程度のレポート及び理事長所信を読まれたうえで要約(4000字程度)を提出していただきました。

6.実施日時

仮会員研修本講座 5月23日(土) 午前 9時30分受付開始
午前10時00分開講
5月24日(日) 午後12時34分閉講
仮会員研修補講 6月 7日(日) 午前10時00分~午後8時10分
正会員承認前研修 8月19日(水) 午後 6時00分~午後8時58分
正会員承認前研修補講 8月20日(木) 午後 7時00分~午後9時30分

7.実施場所・会場


仮会員研修本講座:国民宿舎 レインボー桜島
          鹿児島県鹿児島市桜島横山町1722-16
          電話:099-293-2323
仮会員研修補講 :株式会社明興テクノス
          鹿児島県鹿児島市小松原1丁目10番8号
          電話:099-269-2711
正会員承認前研修 :鹿児島相互信用金庫 本店 6F 会議室
          鹿児島市泉町2-3
          電話:099-223-5111
正会員承認前研修補講:鹿児島県青少年会館 研修室
          鹿児島県鹿児島市鴨池新町1-8
          電話:099-257-8226

8.決算総額

¥79,366―
1-1.事業収支決算書

9.外部協力者・団体

公益社団法人鹿児島青年会議所
     第56代理事長 下田 勝利先輩(基調講演講師)
鹿児島相互信用金庫(会場提供)
株式会社明興テクノス(会場提供)
株式会社日本プロセスセンター(駐車場提供)

10.参加員数と参加推進計画の検証

【仮会員研修本講座】

【参加員数】 【計画】 【実施】
正会員 139名 33名 参加率 23.7%
仮会員 61名 24名 出席率77.4% 参加率は仮会員総数31名にて計算
理事役員 30名 23名 参加率 76.7%
会員研修委員会 13名 12名 参加率 92.3%
講師 1名 1名
他LOM 0名 3名 ※合計に含まず

合計 244名 93名 43.5% 参加率は、仮会員総数31名計214名にて計算

【仮会員研修補講】

【参加員数】 【計画】 【実施】
正会員 0名 9名 ※合計に含まず
仮会員 16名 5名 補講対象者11名(本講一部出席者4名含む) 出席率45.5%
仮会員オブザーバー 0名 2名 本講受講者 ※合計に含まず
理事役員 30名 10名 参加率 33.3%
会員研修委員会 13名 12名 参加率 92.3%

合計 59名 27名 50.0% 参加率は、補講対象者11名計54名にて計算

【正会員承認前研修】

【参加員数】 【計画】 【実施】
正会員 0名 21名 ※合計に含まず
仮会員 61名 19名 出席率61.3% 参加率は仮会員総数31名にて計算
理事役員 29名 17名 監事宮内尚起先輩含まず 参加率 58.6%
会員研修委員会 13名 11名 参加率 84.6%
講師 1名 1名

合計 104名 27名 64.8% 参加率は、仮会員総数31名計74名にて計算

【正会員承認前研修補講】※事業計画段階での動員計画はありません。

【参加員数】 【計画】 【実施】
正会員 0名 1名 ※合計に含まず
仮会員 12名 2名 出席率16.7%
理事役員 0名 3名 ※合計に含まず
会員研修委員会 13名 11名 参加率 84.6%
講師 1名 1名

合計 26名 14名 53.8%

【参加推進計画検証】

・拡大推進会議における仮会員研修の周知

 会員拡大活動時に、入会希望者に対し、仮会員研修の受講が入会の条件の一つである事の周知及び、正会員メンバーへの仮会員研修の日程及び意義の周知のため、拡大推進会議において毎回の告知を行いました。
 結果として、拡大担当の副委員長及びスタッフには一定の周知はなされましたが、研修への参加を正会員メンバーに呼びかけた時に、日程を知らないメンバーもおり、口頭だけでなく、配布資料等を用意するなど情報を下ろしやすい工夫を行う必要があると考えられます。
 また、入会希望者に対しては、理事・拡大担当副委員長・スタッフが推薦者になっているメンバーは、研修が正会員承認のための条件であることを理解していましたが、それ以外の場合、研修の存在を知らなかった方もおり、より周知徹底を図る必要があると考えます。

・仮会員に対して、面接及びオリエンテーション時に受講必須の説明及び案内状の手渡し

案内状の送付ではなく、顔を合わせたコミュニケーションによる、推進を行いました。
実際、面接・オリエンテーションに参加した仮会員の出席率は高く、一定の効果があると考えられます。
尚、過去12年間の出席率を確認しました。下記表に置いて、80%を超えている年 2004年及び2009年も同様に面接・オリエンテーションにおいて仮会員と直接かかわる機会を作っていたとの報告があります。

年度 仮会員数 本講参加人数 参加率
2003年 55名 39名  70.9%
2004年 50名 40名  80.0%
2005年 37名 23名  62.2%
2006年 56名 44名  78.6%
2007年 71名 54名  76.0%
2008年 30名 52名  57.7%
2009年 52名 42名  80.8%
2010年 48名 39名  81.3%
2011年 52名 34名  65.4%
2012年 42名 29名  69.1%
2013年 39名 36名  92.3%
2014年 38名 27名  71.0%
2015年 71名 54名  77.4%

・推薦者による声かけ
推薦者には、仮会員とともに、研修への参加をお願いいたしました。結果、多数の参加者に参加いただくことができました。

推薦者の多くが会員拡大委員会及び理事、拡大担当副委員長・スタッフであった事が原因と考えられます。今後LOM全体での拡大を推進する上で、さらなる周知が必要であると考えます。


・会員研修委員会メンバーで仮会員に電話連絡での最終調整・確認

電話連絡を行った時点で、会員拡大委員会からすでに連絡がいっており、連絡が重複してしまいました。またそのため連絡内容にバラつきがでてしまった面もありました。仮会員への対応を一本化する等の工夫を行い、情報の錯綜を防ぐ必要があります。

・正会員に対しての、エントリーボード登録、委員長・運営幹事を通じての参加呼びかけ

エントリーボードを利用して、委員長・運営幹事の横のつながりを通じての参加呼びかけを行いました。それにより、本来想定してはいなかった補講や正会員承認前研修に正会員メンバーが駆けつけてくれる結果となりました。また、正会員メンバー全員に直接個別でメールを配信いたしました。それを見て、研修を知り参加してくれたメンバーもおりました。もっと配信方法を工夫し、全メンバーに認知を高める必要があります。


・仮会員には研修に関して補講が行われる情報は伏せた上での、本講への参加推進
補講に関する情報を伏せすぎ、補講の案内が遅くなってしまいました。また仕事の関係や、冠婚葬祭等どうしようもない事情により本講参加ができない仮会員もおり、一定のルールを定め、補講の情報も早めに配信するよう配慮するべきでした。

11.事業目的の実現と成果

仮会員が、鹿児島青年会議所という組織の中に円滑に溶け込み、また積極的な行動をおこせるJAYCEEとなる基礎作りを目的としました。

今回、事業目的の実現と成果の検証を以下の3つにわけて行います。

1.仮会員が鹿児島青年会議所に円滑に溶け込めたか
2.積極的な行動をおこせるメンバーになったか
3.JAYCEEとしての基礎作りができたか

まず、1.仮会員が鹿児島青年会議所に円滑に溶け込めたかに関しまして、仮会員が配属された委員会の委員長にヒアリングを行いました。

仮会員が委員会に円滑に溶け込めているか否かの問いに対し、10委員会すべての委員長が溶け込めているとの答えでした。また一部なかなか参加がかなわないメンバーもいるが、臨時委員会や事業の際には参画してくれているとの答えでした。また、仮会員研修第6会議において、仮会員の発表に対し、理事役員が質疑を行う場を設けました。その際の感想文に、『理事役員の方と仲良くなれた』や『困った時に相談にのっていただいた』とあり、上記2点から検証項目1.仮会員が鹿児島青年会議所に円滑に溶け込めたかについては達成できたと考えます。

次に、2.積極的な行動をおこせるメンバーになったかに関しまして、仮会員の8月委員会までの出席率を調査致しました。
出席率が8割を超えているメンバーが18名、今年の入会者数29名に対し62%という結果となりました。ですが8割に満たないメンバーも検証項目1にてヒアリングした通り、出席率に反映されない臨時委員会や事業に参加していたとの事もあり、また地区大会・ブロック大会にも参加していた仮会員もおりました。
また、仮会員研修時のアンケートの問いである『研修を通じて積極的に活動していく気持ちになりましたか』に対し、89.7%が4・5と高い結果を答えており、また『これから沢山の機会がありますが、機会に積極的に挑戦したいですか?』の問いに対し、93.1%が高い結果を答えています。そして、承認前研修のアンケートにおいて、『仮会員研修後、仮会員期間に得られた、気づき、学びはありましたか?』の問いに対し66.7%が高い評価を答えています。これは積極的に自ら機会に挑戦した結果と考えます。上記結果より、検証項目2.積極的な行動をおこせるメンバーになったかは達成できたと考えます。

最後に3.JAYCEEとしての基礎作りができたかに関しまして、 BIBLE OF JAYCEEにある会員の心得と照らし合わせ検証をいたします。

会員の心得
  1. 充実したJCライフをおくる為に、JCをよく理解しなければならない。
  2. 常に自分の考えをわかり易く表現することができなければならない
  3. 常に若さと活気に溢れ、笑顔を忘れてはならない。
  4. 会員としての責任感を持ち、積極的に参加しなければならない。
  5. 進んで難しい仕事に当たり、責任をもって完成させなければならない。
  6. 議事法ほか会議の進め方をマスターしなければならない。
  7. 完全な議事録を作成できなければならない。
  8. 会議の議長を務めることができなければならない。
  9. 与えられた時間で自分の意見をまとめ、発表できなければならない。

仮会員研修のアンケート結果を見ると、JCの理念・目的を理解できましたか?の問いに対し、理解度5段階評価において、理解できたと考えうる4・5の評価が100%となり、また正会員承認前研修のアンケートでも同様の問いにたいし、4・5の評価が85.7%と高く、心得である『1』は、達成できたと考えます。
また、第一~第七会議において、様々な質問を行い、仮会員には常に自分の考えをわかりやすく表現する方法を学んでもらえました。そして、第一会議において、積極的に参加する心を説明し、後の会議になればなるほど、積極的に挙手し発言する仮会員も増えてきた。その点からも心得『2』及び『4』も達成できたと考えます。
各会議にいたっては、様々なグループワークを用い、仮会員各自で己の役割を決め、グループワークを達成しました。これは心得『5』にあたる部分であり、またフリートーキング・第六会議において、各理事から指摘をもらい、再度定められた時間の中で考えをまとめ、発表する機会を設けました。それについても、各グループ、正会員の助けもあり、達成できました。故に、心得『9』においても達成できたと考えます。                             

項目 達成できたか
×
×
×
×

全9項目中5項目において達成できたと考えます。故に基礎作りとしては達成したとかんがえます。
上記検証項目3点の結果から今回の事業目的の実現はできたと考え、また成果もあったと考えます。

12.公益性の検証

なし

13.次年度への引継事項


【企画段階】
・今回研修の内容を例年のものから変更を行いましたが、研修の概要の共有が委員会内で疎かになり、シナリオ等の準備が後手に回ってしまい、一番時間がかかたもので、研修前日まで時間を要してしまいました。完成度をあげるためにも、遅くとも練習に入るまでに委員会内での意識の統一が必要と考えます。


・仮会員研修事業は仮会員研修から正会員承認前研修までとしていたものの、審議議案作成時点で、正会員承認前研修の予算が考えられていない、またタイムスケジュール等の運営資料を作成していませんでした。企画段階から最後までしっかり企画し準備を行う必要があります。


【準備段階】
・本講100%受講を目指しましたが、業務の都合等で参加が適わない方もおりました。また、仮会員研修受講の必要性がうまく伝わっておらず、私用にて途中退席される方もおりました。動員として顔を合わせた動員を行ってまいりましたが、よりオリエンテーションや面接等も委員会メンバー全員で仮会員に研修受講の必要性を訴えることで、より100%に近づくものと考えます。


・今回、プレ研修と題し、正会員に協力いただき、実際の研修に近い形で練習を行いました。当初は、「やりたくない」「なぜするのかわからない」と委員会内からも声があがりましたが、結果として「やってよかった」「自分に足りないものがわかった」と委員会メンバー全員の自信と研修の質の向上につながりました。より質の高い研修を行っていくためにも今後も必要と考えます。


・各会議担当者がすべての会議はつながっているという事を念頭において、何を伝え、何を引き継ぐのかそこを意識しない状態で研修を目前に控えてしまいました。前述で意識統一の重要性を書きましたが、同様に各会議の担当者ごとにまとまりをつくることも重要です。


【本講座実施段階】
・式次第や各プログラムで使用する紙資料の印刷を当日行い、混乱が生じました。またその紙資料を委員長が印刷を行ってしまった結果、緊急対応に遅れが出てしまいました。事前にしっかり準備を行うべきでした。補講の際、事前チェックリストを作り、前日までに封筒にチェックリストを張ったものを用意し、アンケート・感想文などを終わり次第その封筒に入れるよう工夫いたしました。事前準備の重要性がわかりました。


・当日は、メインインストラクター・サブインストラクターにつかない人に、会場内のレイアウトや会計等をすべてお願いしました。自分の担当が終わったメンバーも、そのメンバーからの指示に従うことで円滑な進行ができたと思います。


・会議室を利用させていただきましたレインボー桜島さんとは密に連絡をとっておりましたが、直前になり担当の方が転勤になってしまい、当初の段階でのタイムスケジュールでレインボー桜島さんが把握しているという事態に陥りました。委員会メンバーの臨機応変な対応で円滑な進行となりましたが、電話等の口頭ベースでの連絡だけでなく、書類・メール・ファックス等、形が残る状態での打ち合わせ・連絡が重要であると考えます。


・正会員メンバーに対しての事前案内で、持参するものとして運動靴がぬけておりました。その結果、翌朝のFF法の際、スリッパのまま参加する正会員メンバーがおり、アンケートにも『正会員が朝の運動の時にホテルスリッパで外に出るのは許されるのはどうかと感じた。』とご意見いただきました。事前に想定できる事に対する対処が抜けていた結果です。綿密なイメージと緻密な計画が必要であると考えます。


・FF法の際、ラジオ体操を行いましたが、音源は用意したものの、再生する機械を用意しておらず、急遽PCでの再生となってしまいました。FF法も研修に重要な内容であるにも関わらず、座学の方に注力しすぎた結果です。全体をしっかり考えておく必要があると考えます。


・食事の数が事前エントリーと異なってしまい、宿泊先にご迷惑おかけしました。原因としては、お金は頂戴したが、帰ってしまった人や、急遽来れなくなってしまった人、当日食事が急遽必要となってしまった人が出現してしまった結果であります。補講・正会員承認前研修の際、あらかじめ食券を用意し、誰が支払ったのか、誰が誰に譲渡したのかをはっきりさせるよう致しました。また領収証のあて名等も食券に記入いただくことで、円滑な会計が可能でした。


アンケートにおいて、『事前にスケジュールを知りたかった』等のご意見がありました。先が見えない研修とスケジュールがわかっている研修では、疲労度にも違いがあると考えます。研修開始時にタイムスケジュールを配布する、もしくは壁に張り出す等の工夫が必要であると考えます。


・会議室の設備に関して、現場調査段階ではCD等の利用やプロジェクターの使用等が問題ありませんでしたが、研修実施時には故障しており使用ができませんでした。設備状況についても事前にしっかりと確認を行う必要があります。リハーサルは前日ではなく余裕をもって行うべきでした。


【補講実施時】
・当初サンエール鹿児島を予定しておりましたが、開催日が日曜日であったため、閉館時間が平日より早く18時閉館でした。そのため、時間の関係で急遽変更いたしました。事前にしっかりと確認を行う必要があります。


【正会員承認前研修実施時】
・遅刻者がおおく全体を通して、メリハリがなくなってしまいました。研修の重要性を事前にしっかりと伝え、遅刻者が無いよう徹底するべきでした。また多くの正会員に参加して頂きましたが、途中の入退場が多く、これもメリハリをなくしてしまった要因の一つと考えます。


【正会員承認前研修補講実施時】
・会場を間違えてしまう仮会員がおりました。事前に地図の送付も行いましたが、時間の余裕を見て連絡をするべきでした。

14.今後の展望

仮会員研修は、仮会員が、私たちと志を同じくするJAYCEEとして活動していくための機会です。JCの基本理念・活動内容、またJAYCEEとして活動するための様々な手法を学んでいく中で、JCの魅力、自己成長を促してくれる組織であることを自覚してもらうことは、積極的な活動・運動を展開するJAYCEEを一人でも多く育成することにつながります。また、もう一つの重要なファクターである同期との絆を育むことで、お互いを意識しあい切磋琢磨する、互いに輝かせあうJAYCEEとなります。仮会員を自ら成長する人財へと導く、この仮会員研修事業は、今後も継続していくべきと考えます。それにより鹿児島青年会議所は、より耀きを増し、様々な魅力的な活動・運動を展開できる組織へとなることができ、それが世界に誇れる鹿児島を描くことにつながると確信いたします。

15.委員長所感

今回、仮会員の方々に、この鹿児島青年会議所で活動していく上である、様々な機会に積極的に挑戦することのできる、自らを高められるJAYCEEへとなっていただけるよう、研修を構築・実施させていただきました。そこで、この青年会議所の機会というものが魅力的である点を伝えたく、下田勝利先輩に『仮会員をワクワクさせてください』とお願いし、本当に素晴らしい基調講演をいただきました。実際に仮会員研修会が始まった当初から開講式・基調講演・第一からの会議が進んでいく中で、仮会員の方々の目がどんどんやる気に溢れていくように感じ、委員長として心から感謝の思いと、幸せな気持ちで一杯になりました。
5月の土日ということで、忙しい最中でありながらも、たくさんの正会員のメンバーにオブザーブいただきましたが、こちらの設え不足により、タイムスケジュールが流動的になってしまい、参加いただいたメンバーの方々には多大にご迷惑おかけいたしました。本当に申し訳ございませんでした。
また、仮会員研修から正会員承認前研修の間にございました各種事業において、仮会員の方々が積極的に参画し、活動の一角をしっかりと担われている姿を拝見し、心から感動いたしました。
正会員承認前研修においては、できるだけたくさんのメンバーで行いたいと思い、全正会員にメールにて、ご連絡させていただいた所、私の想像を超える人数の皆様が参加いただき、また受講いただいた仮会員の方々も笑顔で受講いただき、トレーナーをお願いいたしました宮内尚起先輩はじめ、皆様すべてに対し感謝申し上げさせていただきます。

最後に、歴代の研修委員会 委員長経験者の先輩方に、この仮会員研修事業計画を企画する段階でヒアリングさせていただいた際、『研修委員会は学んでもらう委員会ではなく、想いを共有する委員会である』と教わり、最初は全く意味が分かりませんでした。ですが、実際に委員会メンバーとともに、この研修事業計画の準備を進めていく上で、最終的に話し合ったのは、『この会議において、どんな想いを伝えるか』でした。宮内先輩から『セミナーや研修は大人の学習、我々はそのきっかけを与えるにすぎない。』と教わり、我々の研修も同様であり、ただ気づくきっかけを作る。一緒に活動していく同志となって欲しいという思いをこの仮会員研修事業において仮会員の方々正会員の方々全てと共有させていただいたと思っております。プレ研修・普段の練習から本番、それ以降まで、当委員会メンバーの他、多くの現役会員の皆様にご協力いただきましたことに、この場を借りまして、御礼申し上げます。誠にありがとうございました。

16.常任理事会での意見及び対応

【10月常任理事会】
・全体的に字が詰まっていて、読みにくいので体裁を整えてください。
→全体的に行間をあけるなど整えました。

・担当室長確認日の:が半角になっています。
→修正いたしました。

・添付資料のアンケートが二つとも同じものが上程されているので、修正をお願いします。
→修正いたしました。

【その他修正点】
・会場レイアウトが計画時と異なっていたため、添付いたします。

17.その他(添付資料等)

1.事業収支決算書
   1-1.事業収支決算書
   1-2.請求書(ドコデンすずき)
   1-3.請求書(国民宿舎レインボー桜島)
   1-4.請求書(i企画)
   1-5.領収書(ドコデンすずき)
   1-6.領収書(国民宿舎レインボー桜島)
   1-7.領収書(i企画)
   1-8.領収書(カウネット)
   1-9.通帳資料
   1-10.監査結果

2.事業内容
   2-1.仮会員研修タイムスケジュール
   2-2.仮会員研修補講タイムスケジュール
   2-3.正会員承認前研修タイムスケジュール
   2-4.正会員承認前研修補講タイムスケジュール

3.運営関係
   3-1.仮会員研修出欠表
   3-2.正会員承認前研修出欠表
   3-3.仮会員研修本講会場レイアウト
   3-4.仮会員研修補講会場レイアウト
   3-5.正会員承認前研修会場レイアウト
  
3-6.正会員承認前研修補講会場レイアウト

4.アンケート
   4-1.仮会員研修アンケート集計結果
   4-2.正会員承認前研修アンケート集計結果

5.参考資料
   5-1.仮会員出席表

18.当日回覧資料

なし

19.添付ファイル


添付資料まとめ

カテゴリ