公益社団法人鹿児島青年会議所8月臨時総会(案)の件

事業計画書 / 6月常任理事会

会議名 6月常任理事会   

種 別:6月2日 協議   

委員会名:総務委員会

担当室長名:黒川晋太郎            担当室長確認日:2015年5月28日

委員長名:清水聖子               担当委員長確認日:2015年5月28日

担当副委員長名:伊地知弘幸 船附恵    担当副委員長作成日:2015年5月28日

 

公益社団法人認定法に関わる事業の分類

なし

.  事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2015年度8月臨時総会

.  事業実施に至る背景

公益社団法人鹿児島青年会議所が2016年度の体制に適正に移行できるよう、2015年度8月時点に補正予算を組み、会員の承認を得る必要があります。また、2016年度理事長候補者当選者、理事候補者選挙当選者及び監事候補者の報告を行う必要があります。これらの事項については、定款並びに理事及び監事選任規定により、総会において報告または承認を得る必要があります。また定款第30条3項に基づいて8月臨時総会を開催するため、本事業を計画いたします。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

公益社団法人鹿児島青年会議所が8月臨時総会において、各事項の決議、承認を得ること、並びに報告を行うことを目的とします。

5.事業内容

公益社団法人鹿児島青年会議所 2015年度8月臨時総会

  下記の議題について承認を得るために総会を開催します。

 

議題

 (審議事項)

第1号議案 議事録署名人に関する件

第2号議案 公益社団法人鹿児島青年会議所2015年度通常総会議事録承認の件

第3号議案 会員になろうとする者の審査等に関する規程の改定(案)の件

第4号議案 基本財産処分の件

第5号議案 公益社団法人鹿児島青年会議所2015年度収支補正予算(案)の件

 (報告事項)

1.2016年度理事長候補者当選者報告の件

2.2016年度理事候補者選挙当選者の報告の件

3.2016年度監事候補者の報告の件

4.2015年度登録料等分担金収支補正予算(案)の件

5.その他

 

6.実施日時

平成27年8月25日(火曜日)

18時30分~ 受付開始

19時00分~20時15分 8月臨時総会

20時30分~22時00分 懇親会

 

7.実施場所・会場

8月臨時総会会場 城山観光ホテル 飛鳥の間(3階)

懇親会会場 城山観光ホテル 鳳凰の間(2階)

  鹿児島市新照院町41-1

  TEL:099-224-2211

 

8.予算総額(詳細は別紙予算書

¥22,500―

 

9.参加員数計画並びに参加推進方法

現役メンバー  :177名

JCシニア    :20名

新入会員    :31名

合計       :228名

 

<現役メンバー>

・総会の出欠は案内状に同封の返信ハガキで確認を行います。また懇親会の出欠はエントリーボードで確認します。

・各委員長・議長・グループ長から、新入会員を含むメンバー全員に向けて、総会の重要性や意義、開催日時、開催場所、8月臨時総会の返信ハガキ・委任状の書き方、重要性を伝え、8月臨時総会および懇親会の出席を案内します。

・返信ハガキ及び懇親会のエントリー登録の集計を早めに行い、各委員会に出席状況を通知し、各委員長・各運営幹事から未提出のメンバーへ早急な返信の案内をして頂きます。

・返信ハガキが事務局に届いていない現役メンバーに対して、総務委員会より委員会廻りの中でハガキ・委任状回収の呼びかけを行う取り組みを始めたことで、過去3年間の8月臨時総会の出席率は、約10%アップしております。以上もふまえ今年も前年度の取り組みを踏襲していきたいと思います。

 

 <シニア>

・案内状をFAXにて発送してシニアクラブの先輩方に総会の案内を行ないます。

・現役メンバーに知り合いのシニアの先輩方への出席の呼び掛けをして頂くようにお願いを致します。

10.外部協力者・団体

なし


11.実施組織

総務委員会

 

12.実施スケジュール

05月07日(火)5月常任理事会  

05月12日(火)5月理事会   協議

06月02日(火)6月常任理事会  

06月09日(火)6月理事会   協議

07月07日(火)7月常任理事会  

07月14日(火)7月理事会   審議

07月28日(火)案内文発送

08月11日(火)はがき締切

08月25日(火)8月臨時総会  実施

10月06日(火)10月常任理事会

10月13日(火)10月理事会  報告審議

 

13.前年度よりの引継事項

=2014年度8月臨時総会= 

・委任状回収まで行いましたが、記載方法の不備により、結果として返信率・回収率の合計は前回より低下しました。記載方法まで詳細に説明し、はがきの返信を呼びかけるべきでした。

→案内状の送付時期を早め、未返信者への呼びかけを各委員会に依頼します。また、事前に各委員長・議長・グループ長に記載方法を説明し、委員会での取りまとめをしていただくようにします。

・総会前日にリハーサルを行いそれぞれの担当者の動きを確認したことで、当日は円滑に進行できました。

→前日リハーサルで各担当の動きを確認します。

・委員会メンバーに紙資料を用いて明確に役割を割り振ることで円滑な総会の進行が出来ました。

→紙資料を用いて、明確に役割を割り振ります。

・会場入り口にメンバーを配置したことにより、メンバーへの席の案内及びシニアのアテンドがスムーズに出来ました。

→会場入り口にメンバーを配置し、スムーズなアテンドを致します。

 

=懇親会=

・懇親会時の新入会員バッジ授与式の際、喫煙所にいた為遅れて入場した新入会員メンバーがいました。早期の案内と会場外まで声掛けを行うべきでした。

→新入会員の会長に対し、事前に懇親会のタイムスケジュールを伝え、声掛け・チェックを行います。

・懇親会の一本締めをシニアへお願いしていましたが、正確にお伝えしていなかったため、歯切れの悪い終わり方になりました。シニアへの依頼は正確に伝えるべきでした。

→懇親会時に正確にお伝えし、懇親会の中締めを行っていただきます。

 

=2015年度通常総会よりの引継事項=

【良かった点】

・インカムを使用したことにより、連絡・確認がスムーズに行えました。

→インカムを用いて、各責任者を中心に使用します。

【悪かった点】

・当日連携が取れない部分がありました。リハーサルの時間を十分に取るべきでした。

→委員会・運営方との連携も踏まえ、リハーサルを行います

・お互いの連携が不足していました。各人の役割をはっきりとさせるべきでした。

→役割分担をはっきりと行い、委員会として連携致します。

・「できるだろう、言ったはず」、ではなく、事前のインカムなどでのやりとりで確認・修正をするべきでした。特に、総会会場と懇親会会場の連携がうまく取れなかった部分に関してシミュレーションを行えるようすべきでした。

→役割分担において連絡係を置いて、対応致します。

・懇親会での理事役員紹介で、委員長紹介の時、委員会メンバーも起立・礼のところで委員長だけのアクションになってしまったので、事前周知はもちろんのこと、徹底した声かけが必要でした。

→今回は理事役員紹介はありませんが、その他の部分で周知徹底致します。

・上座テーブルへのサーブが遅かったです。他の委員会にも依頼事項で依頼はしていますが、前日にも依頼をすべきでした。

→前日に依頼をするとともに委員会案内時にも周知徹底致します。

・シニア紹介の時、出向役員だった方も肩書を紹介すべきと指摘をいただきました。今後しっかり対応していきます。

→出向役員だったシニアの方も含めご紹介漏れのないように致します。

・ハガキ、委任状を集めることに注力することで、委任状を出していることにより出席率が下がっているのではと懸念されます。今後は委任状に関して委員長等からしっかりとご説明いただき、委任状回収に関しては検討すべきと思われます。

→ハガキ・委任状返信をしっかりするように声掛けしていきます。出席率に関しては各委員長・議長・グループ長からの声掛けもお願い致します。

・49年度卒会者(翼虎会)の先輩方との連絡をとり、総会への参加も含め、懇親会での謝恩会PRの際にも参加を頂きましたが、参加員数計画には及びませんでした。さらなる声掛けが必要です。

→今回は卒会者の先輩との連絡はありませんが、シニアの方々への巻き込みは必要ですのでメンバーそれぞれで声掛けを宜しくお願い致します。

 

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【工夫】各委員長・議長・グループ長に依頼し、メンバーに出欠はがきの委任状の書き方を周知徹底します。

【効果】返信ハガキの返信時点で、無効な委任状を減らし、定足数の集計がスムーズに行えます。

 

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

公益社団法人鹿児島青年会議所の2015年度補正予算の承認を得ることにより、2016年度への体制を整え、2016年度の新しい体制を現役メンバー一同が総会で報告・確認することで、次年度への準備が整います。

 

16.メンバーへの依頼事項

・各委員長・議長・グループ長は、メンバー全員に時間厳守を呼びかけてください。

・各委員長・議長・グループ長は、メンバー全員に到着次第速やかに返信ハガキを送付するとともに、出欠に関わらず委任状欄に必ず署名・捺印してから送付するよう呼びかけてください。不慮の事故などにより、定足数に影響が出る可能性があるためです。

・各委員長・議長・グループ長は、メンバー全員に、返信ハガキにも記載してありますが、議長(原則的に理事長)以外の人を代理人として記入するよう呼びかけてください。

・各委員長・議長・グループ長は、メンバー全員に、総会および懇親会の重要性・意義を伝えるとともに出席の呼びかけをお願いします。また、新入会員に対して案内状(返信ハガキ)の送付はございませんのでご周知ください。

・各委員長・議長・グループ長は、新入会員に、懇親会でバッジ授与式がある旨および襟にバッジのピンを刺せる上着を着用して出席するよう呼びかけてください。

・各委員長・議長・グループ長は、新入会員の同期会長以外は、各委員長・議長・グループ長よりバッジを授与していただきますので、総会懇親会後や委員会懇親会等を利用し責任を持って授与してください。

・各委員長・議長・グループ長は、メンバーに対して8月臨時総会終了後の懇親会会場への移動は速やかにするよう呼びかけてください。

・各委員長・議長・グループ長は、上座テーブル・シニアの先輩方への速やかな料理の配膳および、積極的な名刺交換・応対など目上の人に対して目配り気配りの行き届いた対応をするよう呼びかけてください。

・各委員長・議長・グループ長は、新入会員に速やかな入会金の支払いを促してください。入会金支払いの有無によりバッジの注文に影響が出るためです。

 

17.協議・審議のポイント

背景・目的及び事業の内容

 

18.正副会議での意見及び対応

 【5月理事会/第1回協議】

・2015年度通常総会での反省を活かすために、詳細な役割分担表(連絡係を含む)を作成し、参考資料として添付したほうが連携なども取れ、しっかりとした準備になるのではないでしょうか。

役割分担表を作成し、連絡係も含め、連携が取りやすいよういたしました。

・参加員数の新入会員の表現を仮会員に変更をしてください。

表記を仮会員に変更し、人数も変更いたしました。

・シニアの案内状の返信用FAXでご芳名など丁寧な表現を使っているので、それならば「ご」出席、「ご」欠席という表現を使ったほうがいいと思います。

「ご」を追記し、より丁寧な表現にいたしました。 

・委任状を取る意味、ロバート議事法における「不在者の権利」を守るということ。権利はしっかりと行使し、放棄しないようにしましょう。

周知徹底を致します。

・4号議案の基本財産の件に関してはASPACに向けてということで、8月臨時総会において上程を予定しております。

議案に関しては総会に向け、変更もありうるので、適宜対応してまいります。

・案内文の発送は事務局と調整して、月末がいいのか中旬がいいのか、事務局と打ち合わせして検討してみて下さい。早い段階でのほうが管理しやすいかなと思います。

→事務局に確認し調整してみたところ、支払日や各種事業との絡みもあり、月末に近いほうが正確に出欠確認ができるとのことでしたので、例年より少し早い28日(火)といたしました。

 

【5月常任理事会/第1回協議】

・議案に改行したりして、議案を見やすくしてください。全体意見です。

→議案を見やすいよう精査修正致しました。

・5月臨時委理事会の規定変更事項を議案に追加してください。専務と打ち合わせをしっかりとお願いします。

→専務と連絡を取り合い、追記、変更出来る部分、そのように致します。

・理事及び選任の件は報告に回してみてください。

→専務と連絡を取り合い、追記、変更出来る部分、そのように致します。

・案内文の発送は事務局と調整して、月末がいいのか中旬がいいのか、事務局と打ち合わせして検討してみて下さい。早い段階でのほうが管理しやすいかなと思います。

→事務局と打ち合わせを行い、調整中です。

 

19.当日回覧資料

なし

 

20.添付ファイル

01.予算書

01-1 8月臨時総会予算書201506j.xls

01-2 8月臨時総会 城山見積書201506j.pdf

02.案内状

02-1 現役案内状201506j.pdf

02-2 シニア案内状201506j.pdf

02-3 委任状201506j.pdf

02-4 委任状 (未提出者用)201506j.pdf

03.総会

03-1 式次第201506j.pdf

03-2 総会タイムテーブル201506j.pdf

03-3 総会レイアウト図201506j.pdf

04.懇親会

04-1 懇親会タイムテーブル201506j.pdf

04-2 懇親会 会場レイアウト201506j.pdf

05.参考資料

05-1 2015度通常総会議事録201506j.pdf

05-2 シニア紹介票201506j.pdf

05-3 備品チェックリスト201506j.pdf

05-4 役割分担表201506j.pdf

2015年度8月臨時総会添付資料201506j.zip

 

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