2月例会 鹿児島ブロック会長公式訪問例会報告の件

会議名:

4月理事会

種別:

4月14日 審議

委員会名:

運営補佐グループ

担当室長名:

溜 伸康

担当室長確認日:

2015年4月10日

委員長名:

亀元 洋介

担当委員長確認日:

2015年4月10日

担当副委員長名:

松元 笑美、前迫 学

担当副委員長作成日:

2015年4月9日

 

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

(指定なし)

1.事業名

公益社団法人鹿児島青年会議所 2015年度2月例会 鹿児島ブロック協議会会長公式訪問例会

2.事業実施に至った背景

2015年度の活動ならびに運動を始めるにあたり、鹿児島ブロック協議会会長より、日本青年会議所の名代として会頭所信の説明を受け、鹿児島ブロック協議会の事業計画と、各委員会の事業計画の説明をして頂くことで、日本青年会議所の方向性を認識し、鹿児島青年会議所として協力・協働出来る活動を確認するとともに、より良い運動を発信していくために、鹿児島ブロック協議会との連携を図る必要がありました。

3.事業目的(対外)

なし

4.事業目的(対内)

鹿児島青年会議所メンバーの青年会議所活動の更なる意識向上と出向への興味・関心を深める契機となることを目的としました。

5.事業概要

鹿児島ブロック協議会会長を招いての公式訪問例会および懇親会

6.実施日時

2015年2月24日(火) 19:00~22:15

7.実施場所・会場

城山観光ホテル 

 例会会場 飛鳥の間 19:00~20:55  

 02-1.例会次第・タイムスケジュール「2月例会」201504R.pdf

 懇親会場 鳳凰の間 21:10~22:15 

 03-1.懇親会次第スケジュール「2月例会」201504R.pdf

8.決算総額

¥ 118,876 ―    

01-1.事業収支決算書「2月例会」 201504R.xls

9.外部協力者・団体

公益社団法人日本青年会議所 九州地区鹿児島ブロック協議会

10.参加員数と参加推進計画の検証

鹿児島JCメンバー      120名(177名)➝68%  

他LOMメンバー         69名(参加計画数74名)➝93%  

合計               189名

04-1.出席率 「2月例会」201504R.pdf  04-2.ブロック出欠表「2月例会」201504R.pdf

(他LOMメンバー内訳) 

奄美大島JC  (参加計画数3名)➝  2名   67%

鹿屋JC     (参加計画数9名)➝ 16名  178%

川内JC     (参加計画数6名)➝  8名  133%

指宿JC     (参加計画数6名)➝  7名  117%

さつま出水JC (参加計画数4名)➝  6名  150%

串木野JC    (参加計画数4名)➝  2名   50%

枕崎JC     (参加計画数4名)➝  4名  100%

新大隅JC    (参加計画数6名)➝  2名   33%

阿久根JC    (参加計画数4名)➝  4名  100%

南さつまJC   (参加計画数12名)➝13名  108%

霧島JC     (参加計画数10名)➝ 1名   10%

屋久島JC    (参加計画数6名)➝  4名   67%

《参加推進検証》

・各委員会の委員長・運営幹事を通じメンバーの皆様へ時間厳守での出席と懇親会への参加の呼びかけを行いました。

・エントリーボード登録の呼びかけをお願い致しました。

→実施前に全メンバーの声掛けを行うことで、出席率が昨年の63%から今年68%と少し上昇しました。今後も声掛けを行うことが必要だと考えます。

・各委員会の委員長・議長様には、時間厳守や途中退席が無いようお願いさせていただきました。

→遅れての参加するメンバーと、途中退出したメンバーが若干数いました。もう一度声掛けの際に周知する必要があります。

・当日の追加・変更の際に、会場側と運営補佐グループメンバーへ周知し、例会や懇親会での席を調整いたしました。

→当日の追加・変更に対して、例会・懇親会でも受付を設け確認を行い、出席の調整は滞りなくできました。今後も継続する必要があります。

・2月委員会への訪問や出向支援連絡会議を通して、出向という活動・運動を知ることが出来る貴重な場であるとの周知徹底に努めました。

→本例会以降に33名のブロック協議会出向申請書の提出があり、周知徹底に努めることができたと考えます。今後も、メモ紙などを使用したり、事前に出向の情報を常に提供できる体制が必要だと考えます。

 

結果としては、出席率は177名に対して120名の出席で68%と、多少上昇したものの低い結果でした。また、遅れての参加するメンバーと、途中退出したメンバーの例会会場外からの話し声がにつきました。例会の趣旨・意義を各委員会の委員長よりしっかり伝えて頂くと共に、出席率を上げて頂く必要があります。

 

≪他LOMメンバー≫

・鹿児島ブロック協議会の各地会員会議所、鹿児島ブロック協議会役員の皆様へ案内文を2月10日に発送して参加をお願い致しました。またFAX返信確認も3日前にはすべてご連絡がありました。

参加者数につきましては、想定74名に対し69名の参加でした。例年の参加実績を基に想定致しましたが、急遽霧島JCの理事会と重なり霧島JCの出席が少なかったことが想定を下回る参加となりました。ブロック運営専務・各地会員会議所の専務理事とは、重ならないという旨を確認させていただいておりましたが、実際に重なってしまったので、今後は各地会員会議所の専務理事とも事前に再度確認をとる必要があります。

04-3.過去他LOM出席数「2月例会」201504R.pdf

11.事業目的の実現と成果

【事業目的の実現】

2月例会へ出席したメンバーへは、2015年度の鹿児島ブロック協議会会長より説明いただいた、日本青年会議所会頭の所信・方向性と鹿児島ブロック協議会の事業計画およびブロック各委員会の事業計画を認識・確認してもらい、青年会議所活動の更なる意識向上と出向への興味・関心を深める契機となりました。

【事業目的の成果】

・2015年度鹿児島ブロック協議会会長の方針、更には各委員会の活動・運動などの事業説明をいただき、アンケートでブロックに出向した事のないメンバーが、63%出向したいと感じ、鹿児島ブロック協議会の方向性を確認・認識することができました。また、アンケートで各委員会に78%興味を持ち、90%のメンバーがブロック大会などの活動へ参加・協力していく意識向上を図ることができました。

さらに、まだ出向先を決めかねているメンバーより、本例会以降に33名のブロック協議会出向申請書の提出がありました。本例会を通して、メンバーが鹿児島ブロック協議会の事業計画およびブロック各委員会の事業計画を認識・確認し、アンケートの一番多い回答で、「出向しないと出会うことがない人と繋がる、各地域能力の高い人がいることを認識した」という意見もいただき、青年会議所活動の更なる意識向上と出向への興味・関心を深める契機となることができました。

・懇親会を通して、くじ引きを行ったことにより、鹿児島ブロック協議会役員や他LOMメンバーとの交流ができ情報交換が積極的に行われ、ブロック協議会・他LOMとの連携を深める機会の一つとなることができました。

04-4.アンケート結果201504R.pdf

12.公益性の検証

なし

13.次年度への引継事項

【計画段階】

・本年度は、出席の星取表を作り、実施前に全メンバーの声掛けを行うことで、出席率が昨年の63%から今年68%と少し上昇しました。次年度も星取表を作り、全メンバーへの声掛けを行うことで、さらに参加の促進を行う必要があります。

・他LOMの人数把握の際、前日・当日での変更が数件あったので、それを見越した準備が必要です。

・本年度も他LOM開催のブロック協議会の訪問例会に出席し、ブロック協議会運営専務と打ち合わせを行う事で、ブロックアワーの変更点や流れをしっかり把握することが出来ました。今後も行う必要があります。また、その年によってブロック協議会のブロックアワーの流れが変わりますので、審議後もしっかりと式次第・スケジュール等に反映させる必要があります。

・本年度も霧島青年会議所は急遽理事会と重なってしまい、霧島青年会議所のみ出席数が少ない結果となりました。今後は事前に各地会員会議所の専務理事と事前に再度、確認をとる必要があります。

【例会】

・例会会場の外から、話し声や笑い声等が漏れて聞こえたことがあったので、注意する必要があります。

・例会でのブロック役員の席が目一杯でした。また1列であったため、会場の後ろ側までに至ってしまいました。今後はブロック役員席を2列にする必要があります。

・例会の席図において、6名掛けを3列で配置いたしましたが、今後はブロック役員席を2列にすることや空席等を鑑みて、一番左の列(役員・常任席側)を3名掛けにする必要があります。

・会場の後ろ側に予定参加人数以上の無駄な席があり、遅れて参加された人がそこに座るなどしたことにより、空席が目立つ結果となりました。今後は例会席図レイアウトを予定人数に応じて作成する必要があります。

・例会の際、委員長・議長以下のメンバーは区別なく前の席から詰めて座るように案内いたしましたが、多くのメンバーが躊躇していました。もし、今後行う際は、委員長・議長の皆様に事前に案内して、当日円滑に誘導できるようにする必要があります。

・例会の時間が長引いてしまいました。事前に演者へタイムラップを伝える必要があります。またタイムキーパーを今年度も設けました。時間調整等しっかりと行い、イレギュラーに対応するためにも次年度も行う必要があります。

・本年度もアンケートを実施致しました。結果分析に役立ったので今後も必要と思います。ただ回収率が参加120名に関しまして、63名の53%という低い数字でしたので、アンケートの記載に関しましては、今後事前に案内と、当日のアンケート回収の際にも、声掛けをする必要があります。

 ・式次第の裏にメモ紙を準備いたしました。今後も各ブロック委員会名のメモをすることによって、出向に対しての意欲を高める必要があると思います。

・アンケート回収率が約半分だった理由について、なぜ低かったのか検証してみてはいかがでしょうか?また、どういったやり方でアンケートを取れば、回収率が上がるか等を考えてみてください?

→今回、アンケートの回収率が約半分でした。アンケートを記載時間等がタイムスケジュールの遅延があったため、5分記載する時間が2分に短縮したことが、原因だと考えられます。今後、回収率を上げるためにも、タイムスケジュール管理を徹底し、またアンケート記入時間には、担当例会メンバーが会場をチェックに回り、記載していない方に声掛け、そして例会開始前に、各委員長へメンバーのアンケートをしっかりと記載・提出するようにと伝えることが必要です。

 

【懇親会】

・例会から懇親会の移動の際、移動を促す声かけを行いましたが、全ての出席者へ伝えるのに時間がかかり、結果、懇親会の開始が少し遅れました。今後はタイムスケジュールに「懇親会の開始時間の伝達」を加えて、出席者全員に周知させる必要があります。

・懇親会の席図でブロック役員、各LOMの理事の皆様は席札を作ってテーブルに置きました。次年度も席札の必要があります。

・本年度も当日急遽出席するメンバーもいました。受付時に名刺をいただいて領収書作成や集計をする必要があります。

・懇親会での座席はくじ引きを用いました。多くの他LOMメンバーと交流が図れる機会の一つとなったため、今後も行うと良いと思います。

14.今後の展望

2015年度の日本青年会議所の方向性を認識する事で、鹿児島青年会議所メンバーが、一番私たちの身近にある鹿児島ブロック協議会に出向し、他LOMメンバーと交流を行い、その経験を鹿児島青年会議所に持ち帰り、活かしてくれることで、鹿児島青年会議所全体の組織力・各LOMとの連携力が高まります。それは、世界に誇れる鹿児島を描くことにつながります。

15.委員長所感

まず初めに、理事役員の皆様の多くの助言により、2015度 2月例会鹿児島ブロック会長公式訪問例会を滞りなく終了させることが出来ましたことに感謝申し上げます。誠にありがとうございました。

本例会を終えて、鹿児島青年会議所メンバーの出席率は、前年度の引き継ぎ事項を検証・実施した結果、少し上昇いたしましたが、依然として高い出席率とは言えない結果となりました。しかし、今後も一人ひとりに声掛けを徹底することで、出席率は上がり、例会への関心がより深めるのではないかと感じました。また本例会を通して、日本青年会議所の方向性と鹿児島ブロック協議会の事業計画および各委員会の事業計画の説明を聞くことで、鹿児島青年会議所として鹿児島ブロック協議会との連携・協力・協働出来る活動を確認することが出来たと思いました。懇親会ではくじ引きを用いたことで、普段一緒にいるメンバーだけで偏らず、さらには他のLOMメンバーとも交流が深められる機会の一つとなったと思います。今後も出向支援連絡会議等を通して、日本青年会議所・九州地区協議会・鹿児島ブロック協議会に出向された方の活動をサポートしていきたいと思います。最後に、準備や誘導や素晴らしいセレモニー等で協力してくれた運営補佐グループメンバーの皆様、ありがとうございました。

16.正副会議での意見及び対応

 【4月常任理事会】

・アンケートの回収率が悪かったですので、引き継ぎにはアンケートの使用が良かったと書かれていますが、回収率に対する引き継ぎや、本来100%に近い数字で検証するべきではないでしょうか。

→回収に関して引き継ぎ追加いたしました。また、回収不足分の項目は別で「未回収」と記載して、例会出席者数のアンケート結果の比率を変更しました。

 

・委員長所感をもう少し見直したほうがいいと思います。

→再度、文章等を精査してみました。

 

・参加推進に対して具体的に記載をお願いします。

→具体的に必要なことを一つずつ追記記載しました。

 

・工夫と効果に対してもう一度審議案件を見直しして、対応を記載してください。

→見直しして、工夫と効果に反映していなかった項目を記載させていただきました。

 

・数字のある検証効果を事業の成果に追記してみてください。

→実質の数字は記載しておりますので、アンケートの回答の一部を追記して伝わりやすい表現にしました。(参照:アンケート結果)

 

・くじ引きがあったから交流が深まったという表現にとらえられますので、少し表現を変えてみてください。

→表現を「機会の一つ」に変更しました。

17.その他(添付資料等)

01. 事業収支決算書・領収書等 

     01-1.事業収支決算書「2月例会」 201504R.xls

  01-2.城山会場費請求書 「2月例会」201504R.pdf

  01-3.印刷費請求書「2月例会」201504R.pdf

  01-4. 城山会場費領収書「2月例会」201504R.pdf

  01-5. 印刷費領収書「2月例会」201504R.pdf

02.例会資料

  02-1.例会次第・タイムスケジュール「2月例会」201504R.pdf

  02-2.例会会場レイアウト「2月例会」201504R.pdf

03.懇親会資料

  03-1.懇親会次第スケジュール「2月例会」201504R.pdf

  03-2.懇親会会場レイアウト「2月例会」201504R.pdf

04.参考資料

  04-1.出席率 「2月例会」201504R.pdf

  04-2.ブロック出欠表「2月例会」201504R.pdf

  04-3.過去他LOM出席数「2月例会」201504R.pdf

  04-4.アンケート結果201504R.pdf

  04-5.ブロック事業計画書「2月例会」201504R.pdf

  04-6.ブロックアワーPP「2月例会」201504R.pdf

  04-7.出向リスト「2月例会」201504R.pdf  

18.当日回覧資料

あり


19.添付ファイル

2月例会報告資料201504R.zip

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