入会希望者面接(案)の件

事業計画書 / 4月理事会

会議名     4月理事会  

種 別 :    4月 14日 審議   

委員会名 :  会員拡大委員会

担当室長名 : 木下 慎吾               担当室長確認日 : 2015年 4月10日

委員長名 :  迫 裕一郎              担当委員長確認日 : 2015年 4月10日

担当副委員長名:小園洋平・杉原一喜     担当副委員長作成日 : 2015年 4月10日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類

他1 指導力開発事業

1.事業名

入会希望者面接(案)

2.事業実施に至る背景

入会希望者に対して、事業参加並びに会費納入義務等の意思を確認した上で公正に入会の適否を判断する必要があります。また、鹿児島青年会議所の一員としての自覚と責任感を持ち、品格ある青年であるという自覚を持ってもらい、改めて入会への意思確認を行うため、正会員承認前面接を行う必要があります。

3.事業目的(対外)

入会希望者面接を行うことで、鹿児島青年会議所と入会希望者との理解を深め、入会意思を確認し、会員の質を保するために入会の適否を審査することを目的とすます。

4.事業目的(対内)

公正な審査を行う事で「会員になろうとする者の審査等に関する規程」に照らし、入会希望者と推薦者に対して公正に適否を判断することを目的とします。

5.事業内容

【入会希望者面接】

会員拡大委員会メンバー・拡大担当副委員長・副グループ長・副議長・拡大担当スタッフが面接官となり、入会希望者と推薦者(2名)に対し面接を行います。

入会希望者面接要項に基づき、入会申込書・推薦趣意書との照合確認を行い、規程に基づいて質問するとともに、審査基準に照らして厳正なる判断を行います。

【正会員承認前面接】

入会希望者面接により適正であると判断した場合、仮会員として活動をしてもらった後、正会員承認前に規程第5条3項「本会議所の目的に賛同し、率先参加する意思と能力を有すること」について意思確認の面接を行います。

6.実施日時

【入会希望者面接】

平成27年5月8日 金曜日

時間:19時00分~21時00分

(入会希望者・推薦者随時受付)

【入会希望者面接予備日】

平成27年5月9日 土曜日

時間:13時00分~15時00分

【正会員承認前面接】

平成27年8月19日 水曜日

時間:20時40分~21時30分

7.実施場所・会場

【入会希望者面接】

鹿児島相互信用金庫 本店 6F 大会議室 (会場地図

〒892-0822 鹿児島市泉町2-3

TEL 099-223-5111

【入会希望者面接予備日】

鹿児島相互信用金庫 本店 6F 大会議室

〒892-0822 鹿児島市泉町2-3

TEL 099-223-5111

【正会員承認前面接】

鹿児島相互信用金庫 本店 6F 大会議室

〒892-0822 鹿児島市泉町2-3

TEL 099-223-5111

8.予算総額(詳細は別紙予算書

¥9,000-

9.参加員数計画並びに参加推進方法

【参加員数計画】

入会希望者            61名

正副理事役員          31名

会員拡大担当副委員長    12名

会員拡大推進担当者      12名

会員拡大委員会         13名

推薦者              122名

計                 251名

【参加推進方法】

・拡大推進会議において、入会希望者は面接を受けることが入会条件である事を会員拡大担当者へ周知し、各委員会において拡大活動の際にその旨を盛り込んでもらうように全メンバーへ伝えます。

拡大推進会議において、参加対象者を会員拡大担当者へ周知し、各委員会においてその旨を伝えて貰い参加推進を行います。

・推薦者には必ず出席して頂くように、個別に会員拡大委員会メンバーから連絡します。

・入会希望者に入会希望者面接を受けることが入会条件である旨を記載した書面を郵送して、事前に周知します。

・面接会場が、鹿児島相互信用金庫の会議室になっているので、入会希望者及び、推薦者には、資料・電話等での周知をいたします。
・エントリーボードの立ち上げ、推薦者への案内と出欠の確認行います。

10.外部協力者・団体

鹿児島相互信用金庫

11.実施組織

会員拡大委員会

12.実施スケジュール

2015年 2月 3日  2月常任理事会   

2015年 2月10日  2月理事会     【協議】

2015年 3月 3日  3月常任理事会   

2015年 3月10日  3月理事会     【協議】

2015年 4月 7日  4月常任理事会   

2015年 4月14日  4月理事会     【審議】

2015年 5月 8日  新入会員面接

2015年 5月 9日  新入会員面接予備日

2015年 8月19日  正会員承認前面接

2015年10月 6日 10月常任理事会 

2015年10月13日 10月理事会     【報告議案上程】

13.前年度よりの引継事項

(2014年度9月入会希望者面接報告議案より引用)

・拡大活動時に、面接、オリエンテーション、新入会員研修については、参加義務が発生することについて確実に周知させるために、スケジュールを記載した書面を拡大会議等で配布し、伝えたつもりでしたが、数名予備日対応となってしまいました。予備日は飲食業の方を考慮して昼間におこないました。

→書面にてスケジュールを拡大推進会議で配布させていただき、拡大メーリング・チームメーリング等で周知させて頂きます。今回も予備日は、午後13~15時にて設定しました。

・推薦者へのヒアリングを行いましたが、最後まで署名・捺印をいただけない状況がありました。面接時までには完了させるように推薦者へ対し書面等で周知させましたが、多くの署名漏れや捺印漏れがありましたので、書類を受取る期日に余裕をもたせて、不備の書類は受取時に指摘して推薦人に是正してもらうよう検討してください。

→書面や、拡大メーリング・チームメーリングを活用し、拡大会議でもしっかりとお伝えし、メンバーへも周知していただきます。また、受取時、確認を行い、不備があった場合は是正いただくよう、徹底いたします。

・入会希望者面接時に、ロビーに人溜まりができないようにメンバー控え室を用意しました。また人溜まりの大きな原因は、正会員が当日のスケジュールを受付で確認しながら溜まることでしたので、スケジュールを記載した書面を事前に作成して、正会員へ配布したところ、人溜まりは解消されました。

→事前にスケジュールを作成し、正会員には、配布させて頂きます。正会員の控室を設けさせていただきます。

・昨年度にも指摘されていた、提出された入会申込書の記入漏れや捺印漏れなどの不備が発生しました。記入例を早めに作成し、記入方法を拡大会議等で周知させましたが、改善に至りませんでした。入会申込書受取の際、記入漏れや捺印漏れを指摘し、書類不備を拡大担当者若しくは推薦者に是正してもらう必要があります。

→入会申込者の記入漏れなどの不備が発生した場合、申込者及び推薦人には、必ず電話にて連絡させていただき、面接の時には、記入・捺印をいただきます。受取時に不備の有無等について、確認を行います。

・事前に、面接官を拡大推進担当副委員長、拡大推進担当委員に面接ブース担当者として依頼したことで、面接官に欠員が出ませんでした。当日の急な欠席や遅刻を防ぐためにも、事前の出欠確認や役割分担を周知させる必要があります。

→拡大推進担当副委員長、拡大推進担当委員には、面接ブース担当者として、担当割りを行い、依頼させていただきます。事業案内をしっかり行い、周知させていただき、欠席や遅刻の無いよう致します。

・事前の推薦者の資格である、出席率等の確認が遅れて慌てた思いをしました。面接当日までに確認完了しておいた為、推薦者立会いも問題なくスムーズに行うことが出来ました。拡大の期間は拡大会議等に忙殺されますので、拡大スケジュールを次年度期間に組む際、推薦人の資格確認の期間のスケジュールも加味して組み立ててください。

→推薦人の資格確認につきましては、拡大リストの「入会意思あり」で挙がった時点や、入会申込書が届き次第、推薦人の資格確認をさせていただきます。

・入会希望者面接の時点で、正会員承認までの日程説明を行っていましたが、スケジュールを把握していない入会希望者が多くいました。日程説明の書面を会員研修委員会と日程確認の上、入会希望者面接等で配布してください。

→日程説明書の書面を会員研修委員会との確認の上入会希望者面接で配布し、拡大推進メーリング、チームメーリングを活用し周知致します。

14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)

【本年度の工夫】

・入会希望者面接での面接官に「会員になろうとする者の審査等に関する規程」に基づいた面接を行う事を周知します。マニュアル等をもとに入会希望者面接前には、面接官研修を事前に行い、面接当日にも十分なリハーサルを行います。

・正会員承認前面接では、理事メンバーに面接官を担当してもらい、青年としての凛然とした態度で面接を行ってもらえる様に十分なリハーサルを行います。

【期待させる効果】

・面接官による厳格な面接を行う事で、入会希望者へ品格ある青年としての自覚を持ってもらいます。

・凛然とした理事メンバーの姿を見せることにより、青年会議所としての魅力を感じてもらい、積極的に活動する正会員への成長へと繋がります。

【地球環境への配慮】

・出席者に公共交通機関で来場いただく様、書面にて働きかけを行います。

15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)

【面接】

面接とは、お互いに質疑応答を行うことによって、お互いの意思を確認するとともに、意欲・職務に対する資質と適合性を判定するために行われます。又、入会希望者にとって自分自身について少しでも知ってもらい、鹿児島青年会議所への入会に対する意欲をアピールできる場でもあります。面接を適正に実施し公正な審査が行われることで、公益社団法人鹿児島青年会議所定款の第8条3項により、別に定める「会員になろうとする者の審査等に関する規程」に基づき「正常な事業に従事する者であること」「健全な社会人として常識と教養を有すること」「本会議所の目的に賛同し、率先参加する意思と能力を有すること」「会費その他の負担金を納入する意思と能力を有すること」など、必ず入会審査を受けて頂かなければなりません。

【正会員承認前入会確認面接について】

正会員承認前面接を行うことで、「入会を承認された者は、仮会員と称し、承認された月より3か月間の仮会員期間を経なければならない」「入会金及び仮会員期間の会費等を第7条第3項の通知を受けた日から1週間以内に納入すること」「総会・例会・委員会の会議6回のうち4回以上出席すること。但し、第8条第2項の場合は、この限りではない」「本会議所の名誉を毀損することなく秩序を保ち、仮会員としての品質を損なわないこと」など、鹿児島青年会議所の一員としての自覚と責任感を持たせることができます。また、正副、常任理事、理事役員にて面接を行う事により、品格ある青年で無ければならないと言う自覚を再確認してもらいます。仮会員の生の声を聴くことや鹿児島青年会議所の最低限ルールの中で、青年会議所は委員会、例会など各会議において出席義務があります。その義務を再認識していただく必要があります。又、不安を抱え活動する仮会員がいるとすると、休会・スリープ等が予見されます。事前に手を施せるポイントを見出すこともできると考えます。

【ビジョン】

入会希望者の入会において公正な審査を行うことで、品格ある青年としての自覚を持つ事により正会員同様、同じ志を持って活動・運動を行う事で組織の強化・活性化に繋がると考えます。同じ理念のもとに組織された品格ある青年の力により起こす行動が地域活性の原動力になることで、世界に誇れる鹿児島を描くことにつながります

16.メンバーへの依頼事項

・面接マニュアルの徹底をお願い致します。

・面接会場は鹿児島相互信用金庫の会議室です。会場の周知をお願い致します。

・時間厳守での集合をお願い致します。

・入会申込書の提出日は、厳守して下さい。

・推薦者は、印鑑を忘れずに持参して下さい。

・推薦人の署名・捺印が無ければ候補者は入会できないので署名・捺印の徹底お願いいたします。

・服装は、スーツ、ネクタイ、バッジ、ネームプレート着用にてお願いいたします。

17.協議・審議のポイント

背景・目的・調査・ビジョン ・事業全般

18.正副会議での意見及び対応

【4月常任理事会】

・服装の周知徹底をお願いいたします。

 →メンバーへの依頼事項に服装の依頼を追記させていただきました。

・「担保」の「坦」の字が間違っているので修正をお願いいたします。

 →修正させていただきました。

【3月理事会】

・見積の有効期限の記載間違いがあるので、修正をお願いいたします。

 →修正させていただきました。

・背景目的・対外目的のなかで品格ある青年であるという自覚の所に違和感がある精査を

 →精査し、対外目的を修正させていただきました。

・今回場所も趣旨も変わっているので、メンバーへの依頼事項などいろいろ留意しないといけないので、添付資料だけでなく本文繁栄をお願いいたします。

 →メンバーへの依頼事項に掲載させていただいていますが、今回、参加推進方法にも記載させていただきました。

【3月常任理事会】

・承認前面接が必要とのことですが、委員会や例会への出席義務等を 伝えるのであれば、確認シートの内容の見直しが必要ではないでしょうか。再度見直しをしてください。

 →見直しを行い確認シートに追記させていただきました。
・推薦者が率直な意見を聞くとあるが、ここでは推薦者は不要なのではないでしょうか。再度見直してください。

 →今回の承認前面接には推薦者にも是非出席していただける様に促すようにいたします。

・推薦者の資格を再度確認しておいてください。

 →再度認識して、推薦者の確認を行います。

【2月理事会】

・正会員承認前面接の必要性を再度検討してください。

 →検討した結果、必要と考えます。

 必要と考える理由は、青年会議所は委員会、例会など各会議において出席義務があります。その義務を再認識していただく必 要があります。又、推薦者や理事の方々が仮会員本人の率直な意見を聞くことで、不安を抱えるメンバーがいる場合は、いち  早く対応がとれると考えます。又、これからの活動・運動への参加の契機となると考えます。

・郵送封筒600円ですが、これはJC封筒ですか?

 →JC封筒を使わせていただきます。

・一般会計から拠出なので、予算の修正をしてください。

 →予算から削除させていただきました。

【2月常任理事会】

・なぜ金曜日なのか。過去の開催曜日の調査(出席率が一番良かった曜日等)もしてください。出席率が一番高い曜日が分かれば、翌年以降の面接の日程を選択する際にも参考になる。

 →調査し調査資料に記載いたしました。

・正会員承認前面接の必要性を考えてみてください。昨年も行ったが、あまり有意義性を感じなかった。

 →調査をして掲載いたしました。

・予備日(5月9日)の日時を再検討してみてください。(夜と週末の都合の悪い仕事をしている人は参加できない)

 →再度時間の調整をいたします。

19.当日回覧資料

なし

20.添付ファイル

01.事業収支予算書

  01-1.事業収支予算書「面接」201504R.pdf

  01-2.印刷見積書「面接」201504R.pdf

02.案内文、会場等

  02-1.入会希望者案内文「面接」201504R.pdf

  02-2.会場レイアウト「面接」201504R.pdf

  02-3.会場レイアウト(予備日)「面接」201504R.pdf

  02-4.タイムスケジュール「面接」201504R.pdf

03.面接時使用分

  03-1.マニュアル「面接」201504R.pdf

  03-2.会場マナーについて「面接」201504R.pdf

  03-3.入会希望者要項「面接」201504R.pdf

  03-4.入会希望者チェックリスト「面接」201504R.pdf

  03-5.会費入会金等説明書「面接」201504R.pdf

  03-6.誓約書 (入会希望者用)「面接」201504R.pdf

04.推薦者関係

  04-1.推薦者基準ついて「面接」201504R.pdf

  04-2.ヒアリングシート「面接」201504R.pdf

05.入会金免除申請書

  05-1.免除申請書(1号)「面接」201504R.pdf

  05-2.免除申請書(2号)「面接」201504R.pdf

  05-3.免除申請書(3号)「面接」201504R.pdf

06.承認前

  06-1.承認前会場レイアウト「面接」201504R.pdf

  06-2.承認前タイムスケジュール「面接」201504R.pdf

  06-3.確認シート「面接」201504R.pdf

07.調査資料

  07-1.入会実施日程調査表「面接」201504R.pdf

  入会希望者面接201504R.zip

カテゴリ