公益社団法人鹿児島青年会議所2015年度通常総会報告の件

委員会名: 総務委員会
担当室長名: 黒川晋太郎
委員長名: 清水聖子
担当副委員長名: 伊地知弘幸 船附恵
担当室長確認日: 2015年2月26日
委員長確認日: 2015年2月26日
担当副委員長作成日: 2015年2月26日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類
    (指定なし)

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2015年度通常総会
2.事業実施に至った背景
公 益社団法人鹿児島青年会議所は、2015年度を迎えるにあたり、定款第30条第2項に基づき通常総会を開催し、2014年度12月臨時総会議事録の承認、 2014年度の事業内容と活動内容を確認し、事業報告と収支決算報告、2015年度の収支補正予算(案)の承認を得る必要があることから本事業を実施する にいたりました。
3.事業目的(対外)
なし
4.事業目的(対内)
2014年度の12月臨時総会議事録及び各議案の承認を得ること、また2014年度事業内容の活動報告・収支決算報告をし、2015年度の収支補正予算(案)の承認を得ることを目的としました。
5.事業概要
2015年度通常総会

下記の議題について承認を得るために総会を開催しました。
議題
    第1号議案 議事録署名人に関する件
    第2号議案 2014年度12月臨時総会議事録承認の件
    第3号議案 2014年度事業報告承認の件
    第4号議案 2014年度収支決算報告承認の件
              (収支決算報告及び監査報告)
    第5号議案 2015年度収支補正予算の件
(報告事項)
    1.2014年度登録料等分担金収支決算報告承認の件
    2.2015年度登録料等分担金収支補正予算の件
6.実施日時
2015年1月27日(火)
18:30~        受付開始
19:00~20:00     通常総会
20:10~21:50     懇親会
7.実施場所・会場
通常総会会場 城山観光ホテル 飛鳥の間 3F
懇親会場   城山観光ホテル 鳳凰の間 2F
8.決算総額
¥43,200-
9.外部協力者・団体
なし
10.参加員数と参加推進計画の検証
<参加員数計画>
JCメンバー:        185名
JCシニアクラブ入会予定者:  39名
JCシニア:          26名
合 計:           250名

 <出席者実績>          
JCメンバー    :      109名(総数180名) 
総会委任状提出  :       43名
JCシニア      :       32名 
 合 計         :      218名 

<検証>
(鹿児島JCメンバー)
・出席率は60.5%でした。返信ハガキの返信率は84.4%でした。2014年度の通常総会と比較すると、出席率は低下しハガキ返信率は上昇しております。
・委員長各位に対しメンバーへの委任状返信と総会への出席の声掛けをお願いしましたが、出席率を向上させるために、総会の意義目的、メンバーは総会への参 加義務があること、懇親会の場でシニアとの交流から得られる気付き・学びがあることなどを、委員長各位からメンバーにより強く落とし込む必要があります。


(シニアクラブメンバー)
・JC手帳の個人データ確認のための電話連絡の際に、データ確認と合わせて、総会の案内を行いました。
・懇談会を控えた49年卒会者の皆様と懇談会PRの時間に関して密な連絡を行ないました。
・参加員数計画より多くのシニアクラブメンバーにご参加いただくことができました。
11.事業目的の実現と成果
【事業目的の実現】
・全議案についてご承認いただくことができました。

 【事業目的の成果】
・鹿児島JCメンバーが一堂に会する通常総会において、2014年度の事業報告、決算報告及び2015年度の収支補正予算の承認をいただくことができたことで、組織として2014年度の総括ができ、また山田理事長のもと2015年度のスタートを切ることができました。
12.公益性の検証
なし
13.次年度への引継事項
【良かった点】
・インカムを使用したことにより、連絡・確認がスムーズに行えました。
・時間の関係でリハーサルの時間が取れない中ではありましたが、スムーズな議事進行が行えました。
・卒会者も含め、多くのシニアメンバーの参加を頂きました。

【悪かった点】
・シナリオの変更に時間をとられ、リハーサルの時間を十分に取れませんでした。専務・理事長と綿密な打ち合わせをするべきでした。
・お互いの連携が不足していました。各人の役割をはっきりとさせるべきでした。
・「できるだろう、言ったはず」、ではなく、事前のインカムなどでのやりとりで確認・修正をするべきでした。特に、総会会場と懇親会会場の連携がうまく取れなかった部分に関してリハーサル・シミュレーションを行えるようすべきでした。
・懇親会での理事役員紹介で、委員長紹介の時、委員会メンバーも起立・礼のところで委員長だけのアクションになってしまったので、事前周知はもちろんのこと、徹底した声かけが必要でした。
・シニアの数が予想を超えて多かったため、懇親会での上座・席決めに時間がかかりすぎてしまいました。シニア謝恩会のメンバーの出席者とりまとめを早い段階でしておくべきでした。
・上座テーブルへのサーブが遅かったです。他の委員会にも依頼事項で依頼はしていますが、前日にも依頼をすべきでした。
・シニア紹介の時、出向役員だった方も肩書を紹介すべきと指摘をいただきました。今後しっかり対応していきます。
・ハガキ、委任状を集めることに注力することで、委任状を出していることにより出席率が下がっているのではと懸念されます。今後は委任状に関して委員長等からしっかりとご説明いただき、委任状回収に関しては検討すべきと思われます。
14.今後の展望
公 益社団法人鹿児島青年会議所の最高意思決定機関として組織の方向性を決定する会議である通常総会は1年のスタートを切る非常に重要な会議です。今後の8 月・12月の臨時総会を迎えるにあたり今回の反省点を踏まえ、スムーズな総会進行を実施できるよう、鹿児島青年会議所の未来を拓けるよう総務委員会一丸と なって取り組みます。そのために総会に対する意識をメンバー間で相互に高めるとともに、次年度へしっかりと引き継ぐために改善と精査を行ったうえで総会に 臨むことが必要だと考えます。
15.委員長所感
本 総会では十分な出席率及び、ハガキの収集に苦労しました。手法としての新しさを追求できなかったことは反省点として考慮すべき部分だと思われます。しかし ながら、委員会メンバーの総会に対する意気込みは十分なものであり、当日においては結果を残せていたと自負しております。今後は本年度を通して、改善点を 明確に出来るよう委員会メンバー共々、精査していきたいと思います。皆様のご協力のおかげでつつがなく本総会が遂行できたことに深く感謝の辞を述べたいと 思います。まことにありがとうございました。
16.正副会議での意見及び対応
17.その他(添付資料等)
01.決算書・領収証
 01-1.事業収支決算書
 01-2.請求書(会場設営費)
 01-3.領収証(会場設営費)
02.総会
 02-1.総会次第  
 02-2.総会タイムテーブル  
 02-3.総会会場レイアウト
03.懇親会
 03-1.懇親会タイムスケジュール
 03-2.懇親会会場レイアウト
04.参考資料
 04-1.出欠表(メンバー・シニア)
 04-2.2015年度通常総会議事録
 
18.添付ファイル 通常総会報告201503J.zip

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