2015年度 2月例会 鹿児島ブロック会長公式訪問例会計画(案)の件

委員会名: 渉外委員会
担当室長名: 溜 伸康
委員長名: 亀元 洋介
担当副委員長名: 松元 笑美、前迫 学
担当室長確認日: 2015年1月10日
委員長確認日: 2015年1月10日
担当副委員長作成日: 2015年1月10日

●公益社団法人認定法に関わる事業の分類
    ・他2 JCI・日本JC連携事業

1.事業名
公益社団法人鹿児島青年会議所 2015年度 2月例会 鹿児島ブロック会長 公式訪問例会
2.事業実施に至る背景
2015 年度の活動ならびに運動を始めるにあたり、鹿児島ブロック協議会会長より、日本青年会議所の名代として会頭所信の説明を受け、鹿児島ブロック協議会の事業 計画と、各委員会の事業計画の説明をして頂くことで、日本青年会議所の方向性を認識し、鹿児島青年会議所として協力・協働出来る活動を確認するとともに、 より良い運動を発信していくために、鹿児島ブロック協議会との連携を図る必要があります。
3.事業目的(対外)
なし
4.事業目的(対内)
鹿児島青年会議所メンバーの青年会議所活動の更なる意識向上と出向への興味・関心を深める契機となることを目的とします。
5.事業内容
鹿児島ブロック協議会会長を招いての公式訪問例会
6.実施日時
2015年2月24日(火) 19:00~22:00
7.実施場所・会場
城山観光ホテル 
 例会会場 飛鳥の間 19:00~20:45
 懇親会場 鳳凰の間 20:55~22:00
8.予算総額(詳細は別紙予算書)
\ 123,000―
9.参加員数計画並びに参加推進方法
《参加員数計画》
鹿児島JCメンバー    18
他LOMメンバー      74名
合計           25
(霧島青年会議所は2013年度の実績) 

※2014年度2月例会の実績を参考
他LOMメンバー      64名

 (他LOMメンバー内訳) 
奄美大島JC         3名  
鹿屋JC           9名  
川内JC           6名  
指宿JC            6名  
さつま出水JC        4名  
串木野JC          4名  
枕崎JC           4名  
新大隅JC          6名  
阿久根JC          4名  
南さつまJC        12名
霧島JC           0名(霧島青年会議所との例会と重複)
              10名(2013年度)
屋久島JC          6名  
《参加推進方法》
・各委員長・運営幹事を通じ参加の呼びかけをお願いします。
・案内文と各LOMの専務理事に連絡をし、参加の確認を取ります。例会実施1週間前までに出欠と人数を確定します。
*追加・変更に対しても対応できるように会場側と運営補佐グループメンバーへ周知し、席を調整いたします。
・2月委員会に訪問し、出向という活動・運動を知ることが出来る貴重な場であるとの周知徹底に努めます。
10.外部協力者・団体
公益社団法人日本青年会議所 九州地区 鹿児島ブロック協議会
11.実施組織
公益社団法人鹿児島青年会議所 運営補佐グループ
12.実施までのスケジュール
2014年10月31日(金)2015年度 第3回 正副予定者会議
2014年11月 4日(火)2014年度 11月 正副会議
2014年11月10日(月)2015年度 第3回 理事予定者会議 
2014年11月11日(火)2014年度 11月 理事会 
2014年12月 1日(月)2015年度 第4回 常任理事・理事予定者会議
2014年12月 2日(火)2014年度 12月 正副・理事会 
2015年 1月 6日(火)2015年度  1月 常任理事会
2015年 1月13日(火)2015年度  1月 理事会 審議
2015年 2月24日(火)2015年度  2月 ブロック会長公式訪問例会
2015年 4月 7日(火)2015年度  4月 常任理事会 報告
2015年 4月14日(火)2015年度  4月 理事会 報告審議
13.前年度よりの引継事項
・本年度の2月例会は鹿児島JCの出席が悪かったので、出席を上げるためにも、実施前に全メンバーの声掛けを行い、出席の星取表を作り参加の促進を行う必要があります。
→2月度委員会にお邪魔し、声掛けを行います。星取表を作成いたします。

・当日の遅刻、途中退席がないように事前に案内を行う必要があります。
→事前に各委員長・運営幹事を通して周知いたします。

・本年度も他LOM開催のブロック協議会の訪問例会に出席し、運営専務と打ち合わせを行う事で進行の流れをしっかり把握することができ、スムーズな進行が出来ました。今後も行う必要があります。
→ブロック会長ならびに運営専務と打ち合わせする予定です。

 
・例会から懇親会の移動時間がかかったので、移動の声掛けを促す必要があります。
→グループメンバーで導線を張り、メンバーの移動への声掛けを徹底いたします。

・案内文の発送と閉め切りを早めに行い、他LOMの人数把握が、必要です。
→二週間前の2/10に設定し、把握の徹底を行います。また、各委員会・会議ともに例会の出席義務・意義をお伝えします。

・受付時に遅れて入室された他LOMのメンバーが、受付をせず席に座るメンバーがいました、遅れて出席のメンバーの誘導が必要です。
→出席漏れがないように受付にも周知徹底いたします。

・懇親会の席図でブロック役員、各LOMの理事の皆様は席札を作ってテーブルに置きました。次年度も席札の必要があります。
→本例会においても、作成いたします。

・当日急遽出席するメンバーもいます。受付時に名刺をいただいた方が領収書、集計の際に必要となります。
→そのようにいたします。

・例会・懇親会ともに、タイムキーパーをつけることで時間調整をしっかり行う事が出来ました、次年度も行う必要があります。
→タイムキーパーを置き、時間の調整を行います。

・他LOMの参加推進について、出欠表の返信状況を把握し、返信期日を過ぎているLOMへの返信のお願い、また、返信を頂いているLOMに対しても、更に一人でも多くのご参加をいただけるよう、再度お願いをする必要があります。
→そのようにいたします。

・各LOMとブロック協議会に案内文を送りましたが、出席者が重なる事がありました。重ならないようにする必要があります。
→重複には十分注意いたします。

・例会開始前の時間帯は受付前が込み合うので、出来るだけ早く着座してもらう様に、声掛けが必要です。
→早い段階での司会からの案内を徹底いたします。

・本年度はアンケートを実施致しました。結果分析に役だったので今後も必要と思います。
→今年度もアンケートを実施し、検証いたします。

・ブロックアワーの時にプレゼン時間が少ない為、ブロック協議会事業計画を事前に配信していただき、紙資料にて例会時に配布が必要です。
→綿密な打ち合わせを行い、そのようにいたします。

・懇親会時席図表を作って案内しましたが、うまくいかないテーブルがありました。今後はくじ引きなどで対応が必要です。
→役員等以外は、くじ引きで対応いたします。

・今回霧島JCが例会と重なってしまい、出席を頂けませんでした。事前に案内も必要ですが、例会後の懇親会からの出席を促すなどの対応が必要です。
→調査を行い、事前に懇親会からの出席ができるかどうか確認致します。
14.本年の工夫と期待される効果(地球環境への配慮を含む)
<本年の工夫と期待される効果>
[工夫]
懇親会での座席を、役員以外はくじ引きにいたします。くじ引きは、懇親会に入場の際に、引いていただきます。
[効果]
同じ青年会議所メンバーだけ固まることがなくなり、鹿児島ブロック内各地青年会議所との交流の機会が多くなり、鹿児島青年会議所と鹿児島ブロック協議会との連携を深める事につながります。
[工夫]
例会での委員会ごとの席図を廃止いたします。
[効果]
委員会に関係なく、前から詰めて座っていただくことにより、空席が目立たないようにいたします。また、遅刻者に対してもそのように誘導します。

[工夫]
委員会ごとに内容を記載できるメモを作成いたします。
[効果]
委員会ごとにメモできるようにすることで、話を聞きながら内容を記載しやすくなり、より理解を深めて持ち帰ることが出来ます。

 <地球環境への配慮>
・出席者へ車の乗り合わせによる来場を働きかけます。
・出席者へウォームビズによる来場を働きかけ、会場の空調温度設定に留意します。
15.事業に対する調査分析・ビジョン(将来像)
<調査分析>
過去鹿児島ブロック協議会出席率
2008年 233名中174名   出席率74.6%
2009年 224名中145名   出席率64.7%
2010年 221名中161名   出席率72.0%
2011年 220名中147名   出席率66.8%
2012年 216名中151名   出席率71.0%
2013年 218名中140名   出席率64.2%
2014年 197名中121名   出席率61.4%
調査の結果、例年出席率が低下してきています。青年会議所としての例会の意義・出席義務と出向の情報を共有できるこの機会の重要性をこれまで以上に強く伝える必要があります。
また、これまでの本例会後、出向への興味関心がわき、例年3月末までにメンバーの出向人数が増加しております。(08. 2月例会調査分析参考資料)よって、本例会によって興味関心がメンバーへ浸透していることも事実の一つとして挙げられます。

<ビジョン>
日本青年会議所の方向性を認識する事で、2015年度の鹿児島青年会議所が、より良い活動・運動していくことができます。また一番私たちの身近にある鹿児 島ブロック協議会との交流を今後も行うことが、出向を決めきれない、つまり出向に対して情報を持たないメンバーへ出向に関心を持つ大きな機会となります。 その機会を経て、出向したメンバーが、世界や日本に目を向け、出向先で学びや気付きを得て成長し、その経験を鹿児島青年会議所に持ち帰り、活かしてくれる ことで、鹿児島青年会議所全体の組織力・各LOMとの連携力が高まります。それは、世界に誇れる鹿児島を描くことにつながります。
16.メンバーへの依頼事項
・委員長、運営幹事からメンバーへ、例会への出席を声掛けください。
・委員長、運営幹事からメンバーへ、時間厳守での来場と例会中の出入りは遠慮する様に伝えて下さい。
・委員長、運営幹事からメンバーへ、例会では来場順に前から詰めて座る様に伝えて下さい。
・例会終了後、懇親会を予定しておりますのでメンバー全員のご出席をお願いします。
・懇親会はくじ引きとしました。テーブルに来訪JCメンバーが来た際は、積極的な交流を図ってください。
17.協議・審議のポイント
背景・目的・事業全般
18.正副会議での意見及び対応
【1月常任理事会】
・青年会議所の意識向上につながるようなアンケートを追記してください。
→「自分達の委員会の活動につながると感じましたか。」という表現を追記することで、意識向上につながったかどうか検証いたします。

・タイムスケジュールの専務理事の名前訂正してください。
→修正させていただきました。

・事前に出向者の名簿等を委員長に案内するなど工夫してください。
→2月例会までにメールにて各委員長へ周知活動に取り組みます。

・工夫の3番目は削除してください。
→削除しました。取り組みとしては行う予定です。

【個別対応意見】
・参加推進の『運営であるグループ』を『運営補佐グループ』に修正してください。
→修正いたしました。

・ブロックの職務文章の資料があったほうがいいと思います。
→鹿児島ブロック協議会 有村運営専務とお話しさせていただき、「10. ブロック委員会メモ」に記載させていただいております。こちらで対応します。できるだけメモする意識付けのお願いも再度声掛けを行います。

・なぜ、他の鹿児島ブロックのLOMメンバーを呼ぶと思いますか。
→お互いがより良い運動を発信していくために、各々の情報交換を積極的に行い、各青年会議所の連携につなげていく機会を創出するためだと考えます。そのためにも、各地域で行う公式訪問にも積極的にメンバー全員で参加していくことが必要だと考えます。


*これまでの指摘事項は11. これまでの会議意見及び対応にて記載しております。
19.その他(添付資料等)
01. 事業収支予算書
 01―1. 事業収支予算書
 01―2. 城山観光ホテル見積書
 01―3. 式次第アンケート見積書
02. 案内文
 02- 1. 案内文(奄美大島青年会議所)
 02- 2. 案内文(鹿屋青年会議所)
 02- 3. 案内文(川内青年会議所)
 02- 4. 案内文(指宿青年会議所)
 02- 5. 案内文(さつま出水青年会議所)
 02- 6. 案内文(串木野青年会議所)
 02- 7. 案内文(枕崎青年会議所)
 02- 8. 案内文(新大隅青年会議所)
 02- 9. 案内文(阿久根青年会議所)
 02-10. 案内文(南さつま青年会議所)
 02-11. 案内文(霧島青年会議所)
 02-12. 案内文(屋久島青年会議所)
 02-13. 案内文(ブロック役員)
03. 例会次第・タイムスケジュール
04. 例会会場レイアウト  
05. 懇親会次第・タイムスケジュール    
06. 懇親会会場レイアウト
07. アンケート
08. 2月例会調査分析参考資料
09. 2月例会出席率推移
10. ブロック委員会メモ
11. これまでの会議意見および対応
20.当日回覧資料
21.添付ファイル 2月例会添付資料201501R.zip

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